無料で使える！帳簿テンプレートの活用法と無料テンプレート5選
「無料で使える帳簿テンプレートを探している」
「帳簿にはどのような種類がある？作成手順は？」
上記の疑問を抱えている方は、ぜひこの記事を参考にしてください。
経理や家計管理において、帳簿の正確な管理は欠かせません。
そこで、今回は無料で使える帳簿テンプレートの活用法と、おすすめのテンプレートを5つ紹介します。テンプレートを使うことで、作業効率を上げ、経理業務の負担を軽減することが可能です。
AIによるデータ抽出と分析で経費精算業務の手間から解放！手入力によるミスや差し戻しに頭を悩ませる必要はもうありません👍
帳簿テンプレートの種類を解説
まずは帳簿といっても、普段あまり聞き馴染みがなく、どんな種類があるの？と疑問に思われている方のために、帳簿の種類をご紹介します。
a. 現金出納帳
現金出納帳は、日々の現金の出入りを管理するための基本的な帳簿です。エクセルのテンプレートを使用すれば、自分で帳簿を作成する手間が省け、作業時間を短縮できます。
作成手順
エクセルを開き、1行目に「日付」「勘定科目」「摘要」「入金」「出金」「差引残高」を入力。
入力欄を広げ、罫線を引いて見やすくします。
「期首残高」に期首時点の残高を記入。
差引残高を自動計算する数式を設定（例: =F2+D3-E3）。
b. 小口現金出納帳
小口現金出納帳は、日々の小口現金の収入と支出を記録し、残高を把握する帳簿です。現金出納帳と同様に、エクセルで管理することが可能であり、残高確認や計算が容易です。
c. 家計簿
家計簿は、日々の収入や支出を自動集計することで、家庭の財務状況を把握するために役立ちます。エクセルテンプレートなら、細かい費目ごとに項目を分け、簡単に全体像を見渡せます。
d. 総勘定元帳
総勘定元帳は、すべての仕訳を勘定科目別にまとめた帳簿です。これにより、取引内容が一目でわかり、月次や年次の決算に必要な情報を迅速に把握できます。
e. 仕訳帳
仕訳帳は、すべての取引を時系列で記録する帳簿です。取引ごとに勘定科目を記載し、そのまま総勘定元帳に反映させることで、経理業務の効率を向上させることができます。
【無料】エクセル帳簿テンプレート5選
それぞれの帳簿の特徴がわかったところで、次に、特に使いやすい無料の帳簿テンプレートを5つ紹介します。
１．弥生の現金出納帳テンプレート
フリーランスにはお馴染みの弥生から、エクセルのテンプレートが配布されています。初心者向けで、使いやすさが特徴の現金出納帳テンプレートです。基本的な機能が揃っており、日々の現金管理に最適です。
２．Microsoft公式の現金出納帳テンプレート
Microsoftの公式サイトでは、現金出納帳の無料テンプレートが提供されています。非常にシンプルな作りになっており、一目で使い方がわかる作りになっています。
自動計算機能付きで、項目と金額を入力するだけで残高が算出されます。
３．マネーフォワードの現金出納帳のテンプレート
税理士によって監修されたテンプレートなので、安心して様々なビジネスシーンで利用できるエクセルのテンプレートです。
様々なシートがページ内にわかりやすく整理されているので、目的別に合ったシートを見つけて簡単にダウンロードすることができます。
４．ビズ研の現金・預金出納帳テンプレート
使いやすい現金出納帳・預金出納帳テンプレートが、登録不要で無料ダウンロードできます。クラウド版も配布されているので、わざわざダウンロードをしなくてもお持ちのGoogleアカウントですぐに使用を開始できます。
５．RICOHの簡易帳簿表のエクセルテンプレート
印刷機器で有名なRICOHから、様々な書類のフォーマットのテンプレートが配布されています。これらはRICOHの製品を持っていなくても使用可能で、シンプルな簡易帳簿表をダウンロードできます。
簡易帳簿なので、難しい帳簿をつけることに抵抗のある人はこちらがベストの選択肢ではないでしょうか。もちろんそのまま印刷できる綺麗なレイアウトになっています。
Excelの使い方：基本からはじめよう
ここでは、ダウンロードしたexcelの帳簿を上手く活用するために、excelの基本的な使い方から、慣れてきた方にはオリジナルの帳簿の作り方をご説明します。
Excelの仕組み
Microsoft Excelを起動すると、行と列からなるグリッドが表示されます。このグリッドはスプレッドシートの基本構造です。行と列の交差点にある「セル」に、データ（数字、テキスト、日付など）を入力します。
画面上部にはリボンがあり、「ホーム」「挿入」「ページレイアウト」など、Excelのさまざまなツールや機能がタブごとにまとめられています。
データ入力
データ入力を始めるには、まずセルを選択して入力を始めます。Excelでは、数字やテキスト、日付などを入力可能です。データの複製には、コピー＆ペーストやフィルハンドル（選択したセルの右下にある小さな四角）を使うことで、効率的に入力できます。
データを整理するコツ:
列や行にわかりやすいラベルを付ける。
セルをデータタイプに合わせて書式設定する（例：通貨、パーセンテージ、日付）。
データ管理を簡単にするために、テーブル構造を利用する。
基本的なExcelの数式
Excelの大きな強みは数式を使って計算できる点にあります。すべての数式は、イコール（=）で始まり、数値、セル参照、演算子（+、-、*、/）を組み合わせて構成されます。
基本的な数式の例:
=SUM(範囲): 指定した範囲内の数字を合計します。
=AVERAGE(範囲): 指定した範囲内の平均を計算します。
=MIN(範囲)/=MAX(範囲): 指定した範囲内の最小値/最大値を見つけます。
これらの基本をマスターすることで、Excelのより高度な機能に取り組むための土台ができます。
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オリジナルの経費スプレッドシートをExcelで作成する方法
効果的な経費スプレッドシートは、個人やビジネスの財務状況を正確に管理するのに役立ちます。以下の手順で、あなたに合ったスプレッドシートを作成できます。
1. 列と行を設定する
経費スプレッドシートは、情報を整理するために複数の列を使用します。一般的な列は以下のとおりです：
日付: 取引が行われた日。
経費の説明: 取引の簡単な概要。
経費のカテゴリー: 家賃、光熱費、食費など。
支出金額: 取引にかかった金額。
支払い方法: 現金、カードなどの支払い手段。
行は個々の取引を表し、簡単にデータを追加・表示・分析できます。
2. 経費をカテゴリー分けする
適切なカテゴリー分けは、財務分析において重要です。支出パターンに基づいたカテゴリーを作成し、費用を詳細に追跡します。例えば、個人向けには「家賃」「食費」「娯楽費」など、ビジネス向けには「オフィス用品」「出張費」「接待費」などのカテゴリーが考えられます。適切な分類により、支出傾向を把握しやすくなります。
3. 予算目標を組み込む
予算管理のために、「予算額」と「実際の支出額」を比較する列を追加しましょう。これにより、目標と現実の支出との差を把握し、必要に応じて支出を調整できます。これにより、短期的・長期的な財務目標の達成が容易になります。
高度なExcel機能を使った経費管理
経費スプレッドシートをより効果的にするためには、Excelの高度な機能を活用することがポイントです。
1. 条件付き書式
条件付き書式を使うと、セルの値に基づいて自動的に書式が適用されます。例えば、一定の金額を超える経費が赤く表示されるように設定することで、過剰な支出をすぐに把握できます。さらに、色のグラデーションを利用することで、支出傾向を視覚的に認識することが可能です。
2. データの入力規則
データ入力規則を設定することで、データの整合性を保つことができます。例えば、特定の範囲内の数値のみを許可することで、入力ミスを防ぎます。経費のカテゴリーをドロップダウンリストにして選択させることで、誤入力のリスクも軽減できます。
3. ピボットテーブルとピボットグラフ
ピボットテーブルとピボットグラフは、大量のデータを効率的に集計・分析するのに最適な機能です。経費データをカテゴリ別やサブカテゴリ別に整理し、集計表やグラフを使って視覚的なレポートを作成することができます。
4. マクロ
マクロは、繰り返しの作業を自動化する強力なツールです。経費管理において、セルの書式設定や数式の挿入、カテゴリーの分類などの一連の操作をマクロで自動化することで、一貫性を保ちながら効率的な管理が可能になります。
5. ドロップダウンリスト
ドロップダウンリストを使うと、データ入力が簡単になり、標準化が進むため、入力ミスが減ります。
ドロップダウンリストの作成方法:
ドロップダウンリストを作成したいセルを選択します。
データタブを開き、「データの入力規則」をクリックします。
「許可」から「リスト」を選び、リストの項目を入力するか、セル範囲を指定します。
これにより、経費の分類が簡単になり、後のデータ整理や分析がスムーズになります。
経費管理と帳簿テンプレートの効果的な活用法
ここまで紹介した帳簿テンプレートを利用すれば、日々の経費管理がより簡単かつ正確になります。帳簿テンプレートは、経費の分類や支出の管理において特に効果的で、事業の透明性を高める重要な役割を果たします。
ここでは、経費管理に加え、貸借対照表、補助簿、決算書、固定資産管理についても触れていきます。
経費管理の基本とエクセル活用
個人事業主や中小企業が効果的に経費を管理するには、エクセルの経費帳や現金出納帳のテンプレートが役立ちます。交通費、交際費、材料費など、事業関連の必要経費を正確に計上し、税務申告をスムーズに進めるための基盤を築くことが大切です。税理士監修のテンプレートを使えば、申告時のミスを防ぐだけでなく、税務対策も確実に行えます。
貸借対照表の作成と管理
貸借対照表は、会社や個人の資産、負債、純資産を示し、事業の健全性を評価するために欠かせません。
エクセルテンプレートを使用することで、資産（流動資産と固定資産）、負債（流動負債と固定負債）、純資産の各項目を簡単に整理できます。これにより、財務状況を正確に把握し、戦略的な経営判断を下すための基盤が強化されます。
補助簿の役割とエクセル活用
補助簿は、売掛金や買掛金など、主要簿に記載される情報をより詳細に管理する帳簿です。例えば、売掛帳や買掛帳などの補助簿テンプレートを活用することで、取引先ごとの債権・債務管理が容易になります。
エクセルで補助簿を管理すれば、各取引先ごとの取引履歴や支払状況が一目で確認でき、決算時の正確なデータ集計にも役立ちます。
決算書の作成とテンプレートの活用
決算書は、事業の1年間の業績をまとめる財務諸表であり、損益計算書、貸借対照表、キャッシュフロー計算書の3つが主な要素です。エクセルテンプレートを使えば、取引データをもとに、損益計算書と賃借対照表の自動作成が可能です。
また、キャッシュフロー計算書もエクセルの数式を活用して資金の流れを把握できます。これにより、決算時の作業負担が軽減され、正確な財務報告が迅速に行えます。
固定資産の管理と減価償却の計算
固定資産（建物、機械、車両など）の管理は、長期的な事業運営において重要です。エクセルテンプレートを使うことで、各資産の購入日、購入価格、減価償却費、残存価値などを一元管理できます。
また、減価償却の計算もエクセルの数式を用いて自動化でき、適正な資産管理と税務処理が可能になります。これにより、資産のライフサイクルが一目で把握でき、資産の入れ替えやメンテナンス計画を効率的に立てることができます。
MailMateのレシートスキャン機能で経費管理をさらに効率化
経費管理を一段と便利にするツールとして、MailMateのレシートスキャン機能を活用することもおすすめです。
この機能は、レシートや領収書をスマートフォンで撮影し、デジタルデータとして取り込み、電子帳簿保存法対応のダッシュボードで保管・管理することができます。
これにより、手動での入力作業が減り、経費管理が大幅に効率化されます。
スキャンの手順は以下の通りです。
MailMateのレシートスキャン機能の特長
自動データ変換 MailMateのレシートスキャン機能は、レシートの写真から日付、金額、支払い先などの情報を自動で読み取り、デジタルデータに変換します。これにより、経費の記録がより正確かつスピーディに行えます。
タグ付けやフィルター機能で整理 取り込んだデータは、「経費」タグなど好きなタグをつけることができ、費用のカテゴリ、支払い方法などによってフィルタリングできるため、後の管理が簡単です。
紙のレシートの管理が不要 レシートをデジタル化することで、紙のレシートを保管する手間が省けます。レシートの紛失を防ぐとともに、必要な情報をすぐに取り出せるようになるため、税務申告の際にも便利です。
リアルタイムの経費トラッキング レシートをスキャンするだけで、経費が即座にデータベースに反映されるため、リアルタイムで経費の状況を把握できます。これにより、支出の傾向を迅速に分析し、無駄なコストを抑えることができます。
まとめ
MailMateのレシートスキャン機能をテンプレートと併用することで、入出金や経費管理がさらに効率的かつ正確になります。手動入力の負担を軽減し、データの正確性を保ちながら、財務管理を強化することが可能です。
ビジネスにおける経費管理の一環として、この機能を導入することで、作業時間の短縮と業務の透明性向上が期待できます。
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