テレワーク中の郵便物どうする?出社せずに会社の郵便物を受け取る方法!

テレワーク中の郵便物どうする?出社せずに会社の郵便物を受け取る方法!

(※この記事は、2023年2月7日に更新されました。)

「テレワーク中、会社の郵便物どうする?」

「オフィスの郵便物の確認のために出社しなければ…」

テレワークが広まり、自宅で仕事をする人が増えた一方で、こうしたテレワーク課題が未解決の会社も多いのではないでしょうか。

テレワーク中であっても、オフィスには多くの郵便物が届きます。

なかには請求書や契約書など、対応が必要な郵便物もあるでしょう。

そのため誰かが定期的に郵便物を確認しなければならず、やむを得ず出社している方も多いはずです。

ここではそんな在宅勤務、リモートワークの郵便物問題を解決するため、出社以外の受け取り方法をご紹介します。

会社に合った方法を選び、全社員が快適にテレワークできる環境を作ってください。

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テレワーク、郵便どうする?出社受け取りは負担が大きい

テレワーク中であっても、オフィスに届いた郵便物を受け取るため、社員の誰かが出社している会社は珍しくありません。

そうすればコストをかけることなく、確実に郵便物を確認できるでしょう。

けれど出社している社員にとっては、テレワークのメリットが感じられないうえ、大きな負担を背負うことになってしまいます。

テレワーク時の出社理由は8割超が「郵便物の受け取り」

テレワーク時の出社理由は8割超が「郵便物の受け取り」

テレワークの課題の1つとしてよく挙げられるのは、「テレワーク時にオフィスに届く郵便物対応」です。

テレワーク中に出社するのは、担当部署があれば担当部署、なければ総務というケースが多いでしょう。

月刊総務オンラインの調査によると、テレワーク中も42.4%の会社では、総務が「交代制で毎日最低でも1人は出社している」という状況です。

さらに出社の理由を多い順に並べると、以下のようになります。

  • 郵便物の対応:86.8%

  • 契約書等の押印:65.0%

  • オフィス環境整備:53.6%

  • 代表電話の対応:50.7%

  • 備品管理:46.1% など

この結果から、ほとんどの会社において「郵便物の対応」が大きな課題となっていることがわかります。

引用:株式会社月刊総務のプレスリリース 

「誰かが出社」は不公平感が強いシステム

「誰かが出社」は不公平感が強いシステム

社員によってテレワークができる人と、出社しなければならない人に分かれていると、そこには不公平感が生まれます。

特に出社が求められる人は、以下の不満を抱えることが多いです。

  • 通勤時間がかかる

  • 通常時よりも雑務が増える

テレワーク中の社員は通勤時間がかからないうえ、電話対応や郵便物の管理などの雑務から解放されます。

一方でその分をまとめて引き受ける社員は、負担が増して自分の仕事の効率が下がるため、不満につながるのです。

会社によっては出社する社員に特別手当を出すところもありますが、珍しいケースといえるでしょう。

かといって「誰かが出社」という状況が当たり前のままでは、ますます不公平感が強まってしまいます。

テレワーク中に郵便物を受け取る方法3つ!

在宅勤務でも会社の郵便物を家から受け取れる方法を3つご紹介します。

テレワーク中に郵便物を受け取る方法①転送サービスの利用

テレワーク中に郵便物を受け取る方法①転送サービスの利用

在宅勤務中でも会社に届く郵便物は、確認する必要があります。

転送サービスを利用することで、会社に届く郵便物を転送することができます。

転送サービスはコストをかけずに利用可能

日本郵便の転居・転送サービスを使えば、会社宛の郵便物を転送し、会社の代表者や総務のもとに届けることができます。

インターネットでも転送手続きができるうえ、サービスの利用は無料なので、簡単に利用できるサービスです。

いったん転居届を提出しておけば、1年間は自動で郵便物が転送されるので、オフィスに出社する必要がなくなります。

参考:e転居のやり方をわかりやすく解説!できない場合の対処法と注意点も

受け取れない郵便物もあるので注意が必要

転送サービスは便利ですが、すべての郵便物が転送されるわけではありません。転送不可の郵便物には、たとえば下記のものがあります。

  • 転送不要郵便(例:キャッシュカード)

  • 郵便局以外の配送サービス(例:ネコポス)

上記の郵便物は、受け取りができなければ差出人に戻されてしまうため、注意が必要です。

また、会社の規模や届く郵便物の数によっては、転送先の社員に大きな負担がかかる可能性があります。

それを踏まえたうえで郵便物の転送を考えている場合は、ぜひ下の記事もご覧ください。

参考:会社の郵便物を転送したい!転送する3つの方法と注意点を解説

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テレワーク中に郵便物を受け取る方法②私書箱の設置

テレワーク中に郵便物を受け取る方法②私書箱の設置

私書箱を使えば、会社ではなく郵便局で郵便物の受け取りが可能です。

私書箱には、郵便局のサービス「郵便私書箱」と、民間のサービス「私設私書箱」があります。

自宅にいながら会社の郵便物が受け取れるのは、「私設私書箱」の方です。

以下で2つの私書箱を比較します。

郵便私書箱は無料で使えるが条件が多い

郵便私書箱を利用するためには、利用を希望する郵便局の空き状況を確認したうえで、申請を出します。郵便私書箱は無料で設置できますが、利用には以下の条件があります。

  • おおむね毎日、郵便物などの配達を受ける方

  • 郵便私書箱を6カ月以上使用する方

  • 郵便物等を遅滞なく受け取ることができる方

引用:郵便局留・郵便私書箱 | 日本郵便株式会社 

そのためこの条件に当てはまらない場合は利用できませんし、誰かが毎日のように郵便局に足を運ばなければなりません。

また、宛先はオフィスの住所ではなく「~~郵便局 私書箱□□号」となるため、差出人への通知が必要です。

私設私書箱はサービスの品質にばらつきがある

条件に合わない、あるいは私書箱の空きがないなどの理由から郵便私書箱が利用できない場合は、私設私書箱の利用を検討しましょう。

私設私書箱は業者によってサービス内容が異なり、たとえば以下のような機能があります。

  • 転送を使えば自宅で郵便物が受け取れる

  • 住所表記が「私書箱」ではなく、一般住所と同じ

  • 小包や宅配便も受け取れる

私設私書箱は利用料がかかり、月額1,000円前後〜5,000円ほどまで、幅広い料金設定があります。会社の状況に合わせて適したプランを選びましょう。

ただ民間の業者が運営しているため、サービス品質にはばらつきがあります。

信頼できる業者かそうでないかの見極めも重要です。

テレワーク中に郵便物を受け取る方法③クラウド郵便サービス

テレワーク中に郵便物を受け取る方法③クラウド郵便サービス

近年増えてきているのが、オンライン上で郵便物が受け取れるクラウド郵便サービスです。

クラウド郵便サービスを使うことで、会社の郵便物をオンラインで確認・管理することができます。

テレワークを導入している企業にとって非常に役に立つサービスなのです。

受け取った郵便物はクラウドで保管可能

クラウド郵便サービスを使うと、郵便物をスキャンしてPDF化し、クラウドに保管することができるようになります。

そのため受け取った書類をテレワーク中の仲間に簡単に共有できるうえ、必要な書類の検索も簡単です。

メールと同じように仕分けや管理ができるため、初めての方でも操作しやすいでしょう。

また必要に応じて、自宅などの住所へ郵便物を転送することも可能です。

サービスを利用するには料金がかかる

郵便局の転送サービスや郵便私書箱とは異なり、サービスの利用には料金が発生します。

ほかの受け取り方法と比較すると、コストがかかるように感じるかもしれません。

ただクラウド郵便サービスを利用すると、郵便物の受け取りのための出社がなくなる上に、届いた郵便物にすぐに対応することが可能になります。

結果、社員の不公平感が払拭でき、仕事の効率化も進みます。

メリットとデメリットを比較したうえで、サービスを選ぶようにしましょう。

クラウド郵便サービス MailMate

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ここで弊社のクラウド郵便サービス MailMate をご紹介させていただきます。

MailMateを使うことで、世界中どこにいても会社宛の郵便物対応が可能になります。

テレワークやリモートワークをしている方が郵便物の管理や保管、共有をする際にピッタリのサービスです。

プレミアムプラン以上で、MailMate の法人登記用の住所が利用できる点も重要です。

30日間は返金保証がついているため、まずは一度試してみてはいかがでしょうか。

郵便物管理をDXしてテレワークを効率化

郵便物管理をDXして テレワークを効率化

ここまで「テレワーク中にオフィスに届いた郵便どうする?」という問題に対して、解決方法をご紹介しました。

テレワークやリモートワークの大きな課題である「郵便物のための出社」をなくし、自宅から会社宛の郵便物が管理できるようになると、仕事の効率化につながるでしょう。

関連記事:【2023年】クラウド郵便サービス4選!仕組みと導入メリットも紹介

関連記事:リモートワークの必須ツール10選!選び方と注意点も紹介します。

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