年末調整業務は効率化できる！3つの方法とメリット・注意点を解説
「年末調整の業務負担が大きくて困っている」
「年末調整業務を効率化したい」
「年末調整のペーパーレス化を進めたい」
この記事では、こんな悩みを解決していきます。
毎年の年末調整は、企業にとっても従業員にとっても大変な作業です。そして企業の従業員数が多いほど担当者の負担も大きくなるため、業務効率を上げたいと考えている人も多いでしょう。
そこで本記事では、年末調整の業務効率化を進めるべく、3つの方法をご紹介します。それぞれのメリットや注意点も解説するので、ぜひ参考にしてください。
紙で届く控除証明書も、まとめてデータ化。年末調整のペーパーレス化を無理なく始めたい方は、「メールメイト」でできることをチェックしてみてください。
年末調整とは
年末調整は、所得税を正しく納付するための手続きです。会社員は毎月の給与から所得税が天引きされていますが、これは概算に基づいた金額であり、本来の所得税額ではありません。
年末調整では、まず1月1日〜12月31日の期間で得た給与収入から給与所得控除を引いて、年間所得を計算します。そこからさらに扶養控除などの控除額を計算し、正しい所得税額を算出。最後に天引き済の所得税額と正しい所得税額の差を埋めるため、過納分の還付や不足分の追加徴収を行います。
多くの企業が12月分または1月分の給与で精算を行い、源泉徴収票を発行しています。
年末調整をしないと罰則対象となる
年末調整の対象となるのは、企業等から給与を得ている従業員。年間の給与総額が2,000万円を超える場合、または災害減免法による徴収猶予や還付を受けている場合を除き、ほとんどの従業員が対象です。
所得税法では、「企業は従業員の年末調整を行う義務がある」との旨が定められています。つまり年末調整を行わないと違法になり、1年以下の拘禁刑または50万円以下の罰金が科せられるかもしれません。さらに徴収後の所得税を税務署に納付しない場合は、10年以下の拘禁刑または200万円以下の罰金の対象となります。
年末調整を進める際の課題点
基本的な年末調整の流れは、次のとおりです。
（担当者）書類の配布
（従業員）書類の記入・提出
（担当者）税額計算・精算
（担当者）法定調書の作成・提出
まずは年末調整の担当者が、従業員へ書類を配布します。受け取った従業員は、必要事項の記入や添付書類の準備を済ませ、指定された期日までに提出します。11月中に締め切りを設ける企業が多いでしょう。
次に担当者は、受け取った書類をもとに所得税額を計算し、問題なければ精算へ進みます。さらに1月末までに、源泉徴収票や支払調書などの法定調書を作成し、税務署や自治体へ提出しなければなりません。
ただし年末調整には3つの課題点があり、負担感を増す要因となっています。
１）担当者の作業量が多い
年末調整を進めるうえで、作業量の多さは大きな課題となっています。人数分の書類を印刷し、配布・回収を行うだけでも時間がかかるうえ、書類の回収状況の管理や、期限内に提出していない従業員への催促もしなければなりません。また従業員からの問い合わせがあれば、その都度対応が必要です。
書類を回収した後は、1件ずつ記載内容を転記しながら税額計算を行います。この時、記入内容に不備があれば確認や修正が必要になるので、さらに対応に時間がかかるでしょう。
通常業務と併行して行う場合、時間が足りずに残業が増えてしまう担当者も珍しくありません。
２）書類の記入方法がわかりにくい
従業員にとって、書類の記入方法がわかりにくいのも課題です。年末調整の書類では税法上の用語が使われているため、理解しづらいと感じる人も多いはず。人によって記入箇所が異なるのも、「自分の場合はどこに書けばいいのか」と悩む原因となります。
わからない点は企業に問い合わせる人もいますが、なかにはよくわからないままに記入してしまう人もいるでしょう。その結果、必要項目の記載漏れや申告内容のずれにつながるケースもあります。
３）ミスが起こりやすい
人の手で税額を計算、あるいは記入内容を確認していると、どうしてもミスが増えがちです。特に書類の数が多かったり、締切間際の提出でチェック時間が少なかったりすると、よりミスが起こりやすくなってしまいます。
以下によくあるミスの例を挙げます。
従業員の記入ミスに気付かなかった
文字が読みづらく、誤読が起きた
転記時に欄を間違えた
控除条件の判定を間違えた
法改正に対応していなかった
ミスがそのままになってしまうと、還付金が減る、追徴課税が増える、延滞税や過少申告加算税の対象になるなど、さまざまな影響が起きかねません。担当者はもちろん、従業員自身も注意が必要です。
年末調整業務を効率化する3つの方法
年末調整にはさまざまな課題がありますが、その主な原因は紙の書類です。つまり年末調整のペーパーレス化を進めることで、紙の書類が抱える課題を解決し、業務効率化を促進できます。
ここでは年末調整業務を効率化する3つの方法と、そのメリット・デメリットをご紹介します。
①年末調整システム｜業務全体を効率化したい企業におすすめ
メリット：年末調整業務を丸ごと効率化できる、サポート体制が整っている
デメリット：コストがかかる、セキュリティ面でリスクがある
民間企業が提供している年末調整システムは、年末調整業務を全体的にペーパーレス化し、効率化につなげます。システムの利用中に困りごとが出てきても、サポート体制が整っているので安心。クラウド型のシステムが多く、導入しやすいのも魅力です。
ただし利用料金が発生するため、費用対効果を考えて導入しなければなりません。さらにクラウド上で膨大な従業員情報を扱うため、セキュリティ管理にも注意が必要。ISO認証やPマークを取得しているなど、信頼できるサービスを選ぶことが大切です。
②年調ソフト｜コストを抑えつつ電子化を進めたい企業におすすめ
メリット：マイナポータルとの連携がしやすい、無料で利用できる
デメリット：利用できる機能に限りがある、細かいサポートは受けられない
国税庁が提供している年調ソフト（年末調整控除申告書作成用ソフトウェア）は、従業員がスマホやパソコンにインストールして利用します。主に控除申告書の作成を効率化するソフトで、マイナポータル連携を使えば控除証明書のデータを申告書に自動で反映。無料で使えるため、気軽に導入できます。
一方で年調ソフトのデメリットは、税額計算には対応していないなど、使える機能に限りがある点。国税庁のヘルプデスクがあるとはいえ、細かいサポートが受けにくい点も不安につながるかもしれません。
③アウトソーシング｜社内負担をほぼゼロにしたい企業におすすめ
メリット：担当者の負担がなくなる、専門家に任せられるので安心
デメリット：コストがかかる、社内にノウハウがたまらない
年末調整業務を外部企業にアウトソーシングすれば、担当者の負担を大幅に削減できます。専門家に任せることで作業品質が高まるうえ、法改正にも対応できて安心。書類の回収や確認、税額計算など、担当者の業務はひととおり代行可能です。
料金体系は業者によって異なりますが、従業員1人あたり数千円が目安。人数が多いと、それだけコストも高くなります。また外注先に任せきりだと社内にノウハウがたまらないため、マニュアルを作るなどの工夫をしたほうがよいでしょう。
企業に合った方法の選び方
企業に合った方法を選ぶには、次のポイントを参考にしてください。
予算はどのくらいか
効率化したい業務は何か
社内にどれほどのノウハウがあるか
もし予算が少ないのであれば、無料で使える年調ソフトがおすすめです。とはいえ税額計算も含めた業務全体を効率化するなら、年末調整システムのほうが向いています。また社内に知識のある人材がいないなら、アウトソーシングして専門家に任せるのが安心でしょう。
いずれの方法もメリット・デメリットがあります。より高い成果を出すためにも、企業に合った方法を選びましょう。
年末調整に新システムを導入する際の注意点
年末調整に新システムを導入する際は、次の点に注意してください。
従業員への事前周知を行う
電子帳簿保存法の保存要件に則る
新システムを導入すれば、従来のワークフローは大きく変化します。そこで従業員の混乱を招かないためにも、事前周知は欠かせません。導入の目的や操作方法、問い合わせ窓口などを明確にしておきましょう。
また電子帳簿保存法では、電子保存に必要な対策として、タイムスタンプ等で書類の改ざんを防止すること、日付や金額などの要素で検索できる状態にしておくことが定められています。電子取引で受け取ったデータは、印刷などせずデータの状態で保存するという義務もありますよ。
紙の書類が残る時は「メールメイト」で完全電子化！
年末調整システムや年調ソフトを導入すれば、年末調整のペーパーレス化が進みます。すると紙で年末調整を行う際の課題が解消されるため、担当者の業務を大幅に効率化できます。
ただ、従業員によっては「ハガキで控除証明書を提出したい」「ITに疎くて電子申告手続きができない」という人がいるかもしれません。かといって紙の書類と電子書類を併用すると、逆に担当者の負担が増す可能性があります。そんな時におすすめなのが、クラウド私書箱・メールメイトです。
メールメイトでは紙の書類を電子化するので、年末調整のペーパーレス化を促進可能。ここではメールメイトの持つ特徴を、2点ご紹介します。
紙で届いた郵便物をデータで受け取れる
メールメイトの主な機能は、紙の郵便物をデータ化し、クラウド上で管理すること。メールメイトの仕組みは、次のとおりです。
メールメイトの住所宛に郵便物が届く（私書箱機能）
届いた郵便物がスキャンされ、データ化される
郵便物データがマイページ上にアップロードされる
利用者がマイページにアクセスし、郵便物データを確認する
つまり年末調整書類の送付先としてメールメイトの住所を設定しておけば、紙で送付された控除証明書や申告書類が、データとして担当者の元へ届きます。従業員の負担を軽減しながら、担当者の業務効率化も見込めるでしょう。
スマホやパソコンがあれば自宅からでも郵便物の確認が可能になるので、働き方も広がります。
紙の書類もスキャナ保存して一括管理できる
メールメイトにはクラウドストレージが備わっており、紙の書類をスキャナ保存し、郵便物データと一緒に管理することができます。すべての書類を一カ所に保管できるため、管理しやすいのが大きなメリット。検索性が高いうえ、データの共有も容易です。
電子帳簿保存法対応なので、安心して使えるのも嬉しいポイントです。Pマーク認定を取得している、データの暗号化や二要素認証を取り入れているなど、セキュリティ対策も整っています。
「紙で届く控除証明書」 「ITが苦手な従業員からの郵送」 「電子と紙の二重管理」
そのすべて、メールメイトなら「受け取った時点でデータ化」できます。 年末調整のペーパーレス化を、今年から現実に。
年末調整 効率化に関するQ&A
最後に、年末調整の効率化に関してよくある質問に回答していきます。
Q１）年末調整システムを選ぶポイントは？
年末調整システムを提供している企業は多く、さまざまな種類があります。それゆえどれが良いかわからずに悩む人もいるでしょう。そんな時は、次のポイントに着目してください。
誰でも操作しやすいか
給与計算システムや人事労務システムとの連携はできるか
サポート体制が整っているか
コストに見合った成果が得られそうか
ぜひトライアル期間なども活用しながら、企業に合ったシステムを選びましょう。
Q２）電子的控除証明書の取得方法は？
これまで年末調整で使う控除証明書は、自宅にハガキで届いたものをそのまま企業に提出していました。ただ近年では、年末調整のペーパーレス化に伴い、電子的控除証明書の取得を進める企業が増えています。
マイナンバーカードがあれば、マイナポータルから電子的控除証明書を取得できます。保険会社によってはマイページからダウンロードも可能。企業が電子提出に対応していれば、そのまま送信することもできますよ。
どうしても電子的控除証明書が取得できなければ、従来どおり紙の控除証明書を使っても問題ありません。その際にメールメイトを活用すれば、紙の控除証明書でもデータとして担当者のもとに届くため、電子化を進められますよ。
年末調整手続きの電子化で業務の効率化を進めよう
本記事では、年末調整業務を効率化する方法やメリット、注意点について解説しました。紙ベースでの年末調整には課題が多く、手間も時間もかかっていましたが、それを解決するのが年末調整のペーパーレス化です。企業に合ったシステムを取り入れて、業務効率化を進めましょう。
ただ、従業員や企業の環境によっては、どうしても完全電子化ができない場合もありますよね。そんな時は、紙の書類を使いながらもペーパーレス化を促進できる「メールメイト」がおすすめです。
メールメイトを使えば、紙の郵便物はデータとして届きますし、紙の書類をスキャナ保存して一括管理することも可能。30日間は返金保証も付いているので、ぜひお試しください。
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