Webレターの使い方をわかりやすく解説！【画像あり】
（※この記事は、2024年5月15日に更新されました。）
「大量発送業務を代行してくれるサービスを探している」
「Webレターについて知りたい！」
「手紙や書類を簡単に郵送したい」
上のようにお考えの方はいませんか？
本記事では、日本郵便のwebレターの使い方を画像付きで分かりやすくご紹介いたします。
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Webレターとは？請求書などの発送が簡単にできる！
出典：Webレター 案内状、通知書、請求書、DM等の発送・郵便代行
【日本郵便】Webレターのご紹介（1通99円からのWeb発送郵便）
日本郵便のWebレターとは、郵便発送サービス「Webゆうびん」で利用できる機能です。
Webで宛先などの必要事項を入力、データをアップロードするだけで、日本郵便がWord・PDFデータの印刷から発送まで行ってくれるのが特徴のサービスです。
また、代行作業は完全自動化された機械で行われるため、ミスなくスピーディな配達が可能です。
急なお知らせや案内状、通知書、毎月の請求書、などの大量に郵送が必要なものがある場合は、このサービスを利用してみてはいかがでしょうか？
Webレターの利用料金はいくら？
2024年5月現在、1通99円から利用できます。
印刷方法 |
1ページの料金 |
追加（2〜8ページまで） |
A4白黒 |
99円（税込） |
5円（税込）/ 1ページ |
A4カラー |
146円（税込） |
52円（税込）/ 1ページ |
参考：Webレター 案内状、通知書、請求書、DM等の発送・郵便代行
Webレターのメリットとデメリット
次に、Webレターのメリットとデメリットをご紹介いたします。
メリット1. 作業時間・コストを削減できる
Webレターを活用すれば、封筒詰めや切手針などの作業時間・コストを大幅に削減することができます。WordまたはPDFファイルをアップロードして、必要事項を記入するだけで
文面印刷
宛名印刷
封筒詰め
切手貼り付け
発送
配達
の作業をすべて代行してもらうことができます。
また、販売管理システムやAPIなどを連携させると、さらに作業を効率化させることができるようです。
メリット2. 屋内にいながら郵便物を発送できる
Webレターを活用すれば、郵便局やポストへ行く必要なくファイルをアップロードするだけで紙の郵便物を発送することができます。
さらに送る枚数や印刷方法によっては、コンビニのプリンターを利用するより総合的に安く済むかもしれません。
メリット3. 支払いも簡単
支払い方法は、クレジットカードもしくは料金後納のどちらかを登録の際に選択することができます。切手をいちいち買わなくて済む上、料金不足などで戻ってくる心配もありません。
デメリット1. 送れるサイズはA4（片面印刷）のみ
Webレターでは、送れるサイズがA4の三つ折りと決まっています。また、印刷に関しても片面のみとなっています。
そのため、この条件に当てはまらない書類を送付したいという場合には、Webレターは不向きです。
デメリット2. 自社の封筒などは利用できない
Webレターによる郵便物の発送は、日本郵便が用意した封筒を使用して行われます。つまり、自社の封筒などを利用することはできないのですね。
また、返信用封筒なども同封することはできません。
あくまでもデータやテンプレートを代わりに印刷して発送してくれるシンプルなサービスなのですね。
どのようなデザインの封筒が使われているかは、以下の参考リンクから確認することができます。
日本郵便のWebレターを使ってみました【登録から決済まで】
Webレターを利用するためには、大まかに分けて以下の手順が必要です。
まずは「Webゆうびん」に登録
Webレターを使ってみる
こちらの項目では、それぞれの手順について実際に筆者が試したものを画像付きでわかりやすく説明しています。
実際に使ってみた感想としては、登録も利用も比較的手軽にできるという印象です。
まずは「Webゆうびん」に登録
Webレターを利用するためには「Webゆうびん」に登録する必要があります。
登録方法は以下のとおりです。
1. Webゆうびんにアクセスします。
2. ▼画面右側の「新規利用登録」をクリックします。
3. ▼「Webゆうびん／電子内容証明のご利用上の確認事項」を確認し、チェックを入れて「次へ進む」をクリックします。
4. ▼仮登録に必要なメールアドレスとパスワードを設定し、「次へ進む」を選択します。
5. ▼登録内容を確認後、「次へ進む」をクリックします。
6. ▼仮登録完了画面が表示されたら、登録したメールアドレスに本登録の案内が届くのを待ちます。
7. ▼メールが届いたら、URLをクリックします。
8. ▼「本登録開始」のログイン画面が表示されたら、設定したメールアドレスとパスワードを入力して「ログイン」をクリックします。
9. ▼利用登録のため、法人区分や氏名、住所などの情報を入力します。
10. ▼登録内容を確認し、画面下部の「次へ進む」をクリックします。
11. ▼次に、決済方法を選択します。「クレジットカード決済」か「料金後納」を選択し、必要事項を入力します。
12. ▼これで会員登録は完了です。引き続きWebレターの作成作業に入る場合、「トップに戻る」を選択することでログイン状態で戻ることができます。
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Webレターを使ってみる
Webゆうびんへの登録が完了したら、Webレターを利用することができます。
Webレターの利用方法は以下のとおりです。
1. Webゆうびんにアクセスします。ログインしていない場合はログインします。
2. ▼「Webレター」の部分の「お申し込み」をクリックします。
3. ▼本文作成画面が出てきます。 作成方法には「文書ファイルのアップロード」「テンプレートから選ぶ」の二つがありますが、今回はテンプレートを選択してみました。
4. ▼テンプレートには「請求書」「納品書」があるのが確認できました。 こちらの画面では、「請求書」のテンプレートを選択しています。
5. ▼テンプレートを選択すると、画面下部に編集画面が表示されます。 上部や右側のツールバーから操作を選んで、テキストなどを追加することも可能です。 編集が完了したら、「内容を確定する」を選択します。
6. ▼プレビューと金額が表示されるため、確認したら「差出人設定に進む」を選択します。
7. ▼差出人設定を行い、画面下部の「次へ進む」ボタンをクリックします。 なお、Webゆうびん登録時に入力した情報を使用したい場合は、「利用者登録情報を使用」を選択すると自動入力されます。
8. ▼あて先を入力し、画面下部の「次へ進む」ボタンを押してください。
9. ▼内容確認画面が表示されるため、プレビューの確認をします。 「申込内容の同意」部分にチェックを入れたら、「次へ進む」をクリックします。
▼決済情報の確認画面が表示されます。問題なければチェックボックスにチェックを入れ、「決済へ」をクリックします。決済ができたらWebレターの申込みは完了です。
Webレターに関するよくある質問
こちらの項目では、Webレターに関するよくある質問に回答しています。
⇨またインボイス制度対応の請求書を登録不要無料で作成するなら「MailMate 請求書作成ツール・テンプレート！」がお勧めです。
Webレターの配達日は？土日配達されますか？
Webレターの配達日は、15時までに申し込んだ場合2〜4日が目安です。
ただし、土日祝日や年末年始、申込みが集中してしまった場合などについては配達までに時間がかかってしまうこともあるようですね。また、土日休日の配達については、Webレターは配達休止となっています。
同じくWebゆうびんのサービスであるWeb速達は土日も配達されるため、急いでいる場合はそちらを利用するのがおすすめです。
参考：2021年10月から郵便物（手紙・はがき）・ゆうメールのサービスを一部変更しました。
参考：Web速達｜日本郵便
Webレターは追跡できますか？
Webレターは、追跡サービスページの対象郵便物に記載がなく、書留やレタックスなどとも異なるため、追跡することはできないと思われます。
参考：郵便追跡サービス
Webレターは個人でも使えますか？
Webレターは個人でも利用できます。Webゆうびんの登録の際、法人区分を選択する場所があるため、そちらで「個人」を選択すればOKです。
また、決済にはクレジットカードが使えるため、個人でも登録で困ることはないと思います。
Webレターに返信用封筒を同封することは可能ですか？
Webレターでは、返信用封筒やハガキなどの同封には対応していません。そのため、返信してもらう際の料金についてこちらが負担したいという場合は、料金受取人払を利用することが勧められています。
ただし、料金受取人払の利用には申請や承認が必要で、その手続きには時間がかかってしまう場合もあるようです。
そのため、Webレターは返信用封筒が必要になる送付物には不向きと言えます。
参考：Webレターで返信用封筒や返信用はがきを同封することは可能ですか？ - 日本郵便
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