【法人向け】印鑑証明書を取得する方法｜手順や持ち物を詳しく解説

「法人の印鑑証明書はなぜ必要なの？」

「印鑑証明書を取得するにはどうしたら良い？」

「印鑑証明書が必要なのに窓口に行く時間がない」

こんな疑問や悩みを抱えている方は、この記事を参考にしてください。

法人を設立する際は、会社実印が必要です。会社実印とは登記時に登録する印鑑のことで、代表者印、丸印と呼ばれることもあります。法的な効力を持っており、重要な取引等で利用されています。

本記事で解説する「印鑑証明書」は、この会社実印が本物だと証明するための書類です。ビジネスにおいて、印鑑証明書の提出が求められる場面も多いでしょう。

今回は印鑑証明書の取得方法、印鑑証明書に関する疑問点などを、詳しく説明していきます。

法人の印鑑証明書とは何か

印鑑証明とは、「この印鑑は本物である」と証明することです。それを書類にしたものが印鑑証明書であり、法人の場合は以下の事項が記載されています。

• 会社実印の印影

• 商号

• 本店所在地

• 代表者個人の役職・氏名・生年月日

• 印鑑証明書の発行年月日

印鑑証明書があれば、押印された会社実印が本物であり、法的効力があることを証明できます。

法人で印鑑証明書が必要な理由

個人間の取引や契約においては、顔写真付き身分証明書を提示するよう求められる場合があります。これはなりすましや偽装を防ぎ、取引の安全性を守るため。きちんと本人確認を行うことで、リスク管理をしているのです。

一方で法人においては、顔写真付きの証明書は存在しません。その代わりに印鑑証明書を使って、法人登記された実体のある会社であることと、正式に登録された印鑑を使っていることを証明するのです。

近年では脱ハンコの流れが加速していますが、そのなかでも印鑑証明書を用いた手続きは数多く残っています。そのためビジネスを行ううえで、必ず印鑑証明書を必要とする場面が出てくるでしょう。

法人が印鑑証明書を使う場面

印鑑証明書が必要となるのは、たとえば以下のような場面です。

• 法人銀行口座を開設する

• 銀行から融資を受ける

• 会社の登記事項を変更する

• 不動産の売買契約をする

そのほか重要な取引を行う際も、印鑑証明書を使います。

法人の印鑑登録を行う方法

印鑑登録の前に、会社実印として登録する印鑑を準備しましょう。法人の実印として登録できるのは、辺の長さが1cmの正方形よりも大きく、3cmの正方形よりも小さいサイズの印鑑です。これは商業登記規則に定められているため、必ず守らなければなりません。

形に関する規定はありませんが、丸型のものが主流。多くの場合、会社名と代表者個人の肩書を彫刻します。書体は篆書（てんしょ）体、印相（いんそう）体などが推奨されます。あわせて銀行印、角印も準備しておけば、会社に必要な印鑑は揃いますよ。

印鑑が準備できたら、いよいよ印鑑登録に進みます。

法務局に印鑑届出書を提出する

個人の印鑑登録は市区町村の役場でできますが、法人の印鑑登録は、本店所在地を管轄している法務局で行います。基本の窓口対応時間は午前9時から午後5時までとなっているので、時間を合わせて来庁しましょう。

法務局に着いたら印鑑届出書を記入し、窓口に提出します。

引用：印鑑届書（法務局）

ただし届出を行う人物によって、印鑑届出書の記載が変わるので注意してください。

本人が届出を行う場合

代表取締役、あるいは取締役本人が届出を行う場合は、「届出人」の「印鑑提出者本人」の欄にチェックを入れます。住所や氏名も代表者個人のものを記入しましょう。

また届出人の押印欄には、本人の実印が必要です。そのため法務局へ行く際は、登録する会社実印だけでなく、本人の実印も持って行かなければなりません。

代理人が届出を行う場合

どうしても本人が届出を行えない場合は、代理人による届出も認められています。その場合は「届出人」の「代理人」欄にチェックを入れ、住所や氏名も代理人のものを記入してください。

代理人の場合、届出人の押印欄には認印を押しても構いません。ただし下の「委任状」部分には、住所・氏名等の記載と代理人の実印が必要です。

印鑑カードの交付を受ける

印鑑カードとは、会社実印の所持者であることを示すカードです。印鑑カードがなければ、印鑑証明書を発行することができません。印鑑登録が完了したら、そのまま印鑑カードの交付申請も済ませておきましょう。

交付を受けるには、印鑑カード交付申請書を記入し、法務局へ提出する必要があります。申請書の書式は印鑑届出書とよく似ており、委任状を書けば代理人による提出も可能です。

窓口申請の場合は、早ければ10分程度で印鑑カードが交付されます。印鑑カードにはカード番号が印字されており、本人識別欄は空欄となっています。そのままでも構いませんが、自分で会社名等を記入しておくことをおすすめします。

郵送で申請手続きを行う場合

印鑑カードは、郵送でも申請手続きができます。交付に必要な印鑑カード交付申請書は、法務局のホームページからダウンロード可能。こちらに記入してから、切手を貼付した返信用封筒とあわせて法務局へ送付しましょう。

この時の注意点は、以下の2点です。

• 返送先として指定できる住所は本店所在地、または代表者の自宅のみ

• 簡易書留やレターパックなど、配達状況が確認できるサービスを使う

郵送の場合は交付までに数日かかるので、期間に余裕を持って申請してくださいね。

法人の印鑑証明書を取得する方法

印鑑登録、ならびに印鑑カードの交付が完了した後は、必要な時に印鑑証明書が取得できます。3つの取得方法から選択できますが、それぞれにメリット・デメリットがあります。

• 窓口申請：〇即日発行可能　×移動の時間や手間がかかる

• 郵送申請：〇移動の手間が省ける　×時間とコストがかかる

• オンライン申請：〇コストが削減できる　×導入ハードルが高い

それぞれ詳しく見ていきましょう。

１）法務局の窓口で申請する場合

法人の印鑑証明書は、本店所在地に関わらず全国の法務局の窓口から申請できます。窓口申請は、スピーディに証明書を交付できる点が大きなメリット。一方、開庁時間内に法務局へ来庁する手間がかかる点がデメリットといえます。

窓口申請には、以下のものが必要です。

• 印鑑証明書交付申請書

• 印鑑カード

• 450円分の収入印紙

申請書や収入印紙は窓口で手に入りますが、印鑑カードは持参忘れのないよう注意してください。

法務局のなかには証明書発行請求機が備わっているところもあり、その場合はより簡単に印鑑証明書を取得できます。ただし場所によって窓口の開設時間は異なるため、事前に法務局のホームページから確認しておきましょう。

２）郵送で申請する場合

法務局に行くのが大変だという方には、郵送での申請がおすすめです。ただし即日発行はできないため、急ぎの場合は窓口申請を利用しましょう。郵送コストがかかる点もデメリットといえます。

郵送申請に必要なものは、以下の4点です。

• 印鑑証明書交付申請書

• 450円分の収入印紙

• 印鑑カード

• 切手を貼付した返信用封筒

普通郵便で送ることもできますが、簡易書留などの配達記録が残る手段で送ると良いですね。返信用封筒では印鑑証明書と印鑑カードを送ることになるので、こちらにも書留サービスを付けておくと安心です。

また封筒のわかりやすい部分に、「印鑑証明書交付申請書在中」と記載しておきましょう。

参考：郵送による登記事項証明書、印鑑証明書等の送付の請求について（法務局）

３）オンラインで申請する場合

自宅から手続きできて、最も手数料を抑えられる方法がオンライン申請です。オンラインと窓口の大きな違いは、以下の2点です。

• 手数料：窓口請求 450円・オンライン請求 410円（郵送受取）または390円（窓口受取）

• 利用可能時間：窓口請求 17:15まで・オンライン請求 21:00まで

印鑑証明書の請求には手数料がかかりますが、オンライン請求の場合は安く済むうえ、電子納付することができます。利用可能時間が長く、利便性が高いのも嬉しいですね。

請求した印鑑証明書は、窓口か郵送で受け取ります。窓口の場合は、窓口で印鑑カードと「電子納付情報表示」を提示して受け取ることになります。

オンライン申請は事前に準備が必要

印鑑証明書をオンラインで申請するには、申請用総合ソフトを利用しなければなりません。そのため事前に申請者情報を登録し、供託オンライン申請システムの「申請用総合ソフト」をインストールしてください。

さらに法務局で電子証明書を申請し、登録を済ませておく必要もあります。そこまで準備ができたら、いよいよ申請に移りましょう。

オンライン申請の場合は準備を整えるのが大変なので、申請回数が頻回でないなら、窓口や郵送を利用したほうが楽かもしれません。

参考：オンラインによる登記事項証明書及び印鑑証明書の交付請求について（法務省）

印鑑証明書の取り方についてよくある疑問

最後に、印鑑証明書の取り方に関する3つの疑問にお答えします。個人の印鑑証明書とは異なる部分が多いので、しっかり確認しておきましょう。

参考：法務省：商業・法人登記　Ｑ＆Ａ

Q1）印鑑証明書は代理人でも取得できる？

A1）代理人の取得も可能です。

印鑑証明書の交付請求は、基本的に印鑑登録を行った本人、つまり会社の代表者が行います。ただし代理人による交付請求は認められているので、印鑑証明書交付申請書の「窓口に来られた人（申請人）」欄の「代理人」にチェックを入れ、代理人の住所・氏名を記載したうえで申請しましょう。

印鑑証明書の交付申請においては、委任状を出す必要はありません。

Q2）コンビニでも印鑑証明書の印刷は可能？

A2）コンビニでは印刷できません。

個人の印鑑登録証明書であれば、コンビニで取得・印刷することができます。ローソンやセブンイレブンなど多くのコンビニには、マイナンバーカードを使って証明書を自動交付できる機械が備え付けられています。私も利用したことがありますが、手軽に証明書の取得・印刷ができて便利ですよね。

ところが法人の印鑑証明書の場合、個人のようにコンビニでの取得・印刷をすることができません。上述した3つの方法のいずれかを選択してください。

Q3）印鑑カードを紛失したらどうすれば良い？

A3）登記所で廃止手続きを行いましょう。

印鑑カードを紛失した場合、紛失した印鑑カードの廃止申請、ならびに新しい印鑑カードの交付請求を行ってください。廃止申請をするには、「印鑑・印鑑カード廃止届書」を法務局に提出します。代理人が手続きを行っても構いませんが、届書の「委任状」欄に記載が必要です。

新しい印鑑カードを交付する際は、改めて印鑑カード交付申請書を提出すれば完了です。紛失だけでなく、汚破損の場合も同様の手続きを行います。

また印鑑カードだけでなく印鑑も紛失した場合は、改印の届出、印鑑カードの廃止申請、新しい印鑑カードの交付請求を行いましょう。

法人の印鑑証明書は会社の信頼に関わる重要書類

本記事では法人の印鑑証明書を取得する方に向け、印鑑証明書の取り方やよくある疑問について解説してきました。事前に印鑑登録を済ませておけば、必要な時に手続きがスムーズに進みますよ。

紙1枚とはいえ、印鑑証明書は会社にとって重要な書類の一つです。そのため代表者本人、または代理人が責任を持って取り扱い、郵送手続きを行う際は念のため書留サービスなどを利用すると良いですね。カードの再交付ができるとはいえ、印鑑カードの扱いにも注意が必要です。

会社で重要な取引を行う場合には、取引の安全性を確保するため、印鑑証明書の提出が求められるケースも多いです。いざという時に慌てないためにも、ぜひ本記事を参考にしてください。

メールメイトは起業に役立つツールの一つ

今回は法人印鑑の登録についてもご紹介しましたが、実際は法人登記時に印鑑登録を済ませる方が多いでしょう。そして法人登記を行う際、「本店所在地をどこにしよう」と悩む方は少なくありません。

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