e-私書箱にはデメリットもある？機能や利用場面など詳しく解説！

「e-私書箱を使えば確定申告や年末調整をラクにできる？」

「e-私書箱の利用を考えているけれど、デメリットはある？」

「e-私書箱と普通の私書箱はどう違う？」

この記事では、こうした疑問を解決していきます。

株式会社野村総合研究所は、2018年より「e-私書箱」の提供を開始しました。これはマイナポータルと連携することで、さまざまな行政手続きを電子化するためのサービスです。特に確定申告や年末調整で使われることが多く、手続きを簡単かつスピーディーに進めることが期待されています。

そこで本記事では、e-私書箱の概要やメリット・デメリットをご紹介します。今後e-私書箱の導入を考えている人は、ぜひご一読ください。

e-私書箱とは

引用：e-私書箱

e-私書箱は官民連携クラウドサービスの一つであり、行政手続きの電子化を実現するためのサービスです。デジタル庁が提供する「マイナポータル」、国税庁が提供する「e-Tax」などと連携して利用します。

個人で利用する場合、基本的に利用料金は無料。マイナンバーカードを持っていれば誰でも使えますし、企業の利用も可能です。

e-私書箱の目的は、企業が発行する電子的なお知らせを届けること。確定申告や年末調整にはさまざまな書類が必要ですが、e-私書箱を使えば、そうした書類がデータとして届きます。複数の書類を一括管理できるようになるため、作業の効率も高まりますよ。

e-私書箱の主なサービス内容

e-私書箱には、3つのサービスがあります。

• 電子私書箱：確定申告や年末調整に必要なデータを取得し、申告書へ自動入力できる

• 個人住民税電子申告：オンライン上で住民税の申告手続きができる

• わたしのウォレット：各自治体の給付施策を検索・申込できる

なかでもよく使われるのが、電子私書箱サービス。これは控除証明書等を電子取得し、該当データを申告書へ自動入力することができます。確定申告や年末調整時の書類管理がしやすくなり、申告書の作成時間も減るでしょう。

また個人住民税電子申告を使えば、オンライン上でさまざまな行政手続きが完了します。手続きのために窓口に行く必要はありませんし、好きな時間に手続きできて便利ですよ。

e-私書箱で電子取得できる書類

e-私書箱では、たとえば以下の書類を電子取得することができます。

• 保険料控除証明書

• 住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書

• 特定口座年間取引報告書

• 公的年金等の源泉徴収票　など

参考：マイナポータル連携可能な控除証明書等発行主体一覧｜国税庁

保険料控除や住宅ローン控除などを受ける場合は、e-私書箱で電子証明書を取得しておくと確定申告や年末調整の際に便利です。

ただしe-私書箱と連携していない機関においては、電子証明書等の取得ができません。連携できる企業の一覧はe-私書箱の公式ページ に表示されているので、あらかじめ確認しておきましょう。

e-私書箱と郵便私書箱・私設私書箱の違い

私書箱というと、「郵便私書箱」あるいは「私設私書箱」をイメージする人もいると思います。e-私書箱も同じ「私書箱」ではありますが、その役割は郵便私書箱や私設私書箱とは大きく異なります。

三者の主な違いは、以下のとおりです。

	e-私書箱	郵便私書箱	私設私書箱
提供企業	（株）野村総研	日本郵便	民間企業
利用料金	基本的に無料	無料	有料
目的	電子データの取得	郵便物の受け取り	郵便物の受け取り
利用条件	マイナンバーカードの取得	利用頻度・期間等の指定あり	特になし

e-私書箱は確定申告や年末調整など、行政手続きに特化したサービスです。一方で郵便私書箱や私設私書箱は、一般的な郵便物を広く扱います。詳しく見ていきましょう。

郵便私書箱は企業向けのサービス

郵便私書箱とは、受取人の住所ではなく郵便局内に設置されている私書箱内に郵便物を届けるサービスです。懸賞の宛先などで「○○郵便局　郵便私書箱　第△号」という表記を見たことのある人も多いでしょう。

郵便私書箱は利用料金がかからない反面、「ほぼ毎日郵便物を受け取る」「6カ月以上継続利用する」といった利用条件の厳しさが特徴。そのため個人で利用するよりも、企業の利用に向いたサービスといえます。

私設私書箱は個人の利用も多い

私設私書箱は、自宅以外の住所で郵便物を受け取るためのサービスです。利用理由として多いのは、「同居家族と分けて郵便物を受け取りたい」「郵便物にいたずらされて困っている」など。自宅住所を公表したくないネットショップのオーナーや、個人事業主にも人気です。

私設私書箱は有料ですが、郵便物の転送ができる、小型荷物も受け取れるなど、サービス内容の広さが特徴です。個人で利用するなら、私設私書箱が向いているでしょう。

e-私書箱のデメリット

e-私書箱の機能は郵便私書箱や私設私書箱と異なり、特に確定申告や年末調整の際に役立ちます。e-私書箱のメリットとしては、次の4点が挙げられます。

• 電子データを扱うため、書類の紛失や汚破損リスクを減らせる

• 証明書等のデータを申告書に自動入力してくれるため、転記ミスがなくなる

• 複数企業の書類を一括取得・管理できるため、作業効率が上がる

• 時間や場所に捉われず、いつでも作業ができる

一方でe-私書箱にはデメリットもあるため、知らずに使うとトラブルの原因になるかもしれません。ここでは、事前に知っておくべきデメリットを3点解説します。

１）利用開始までに時間がかかる

e-私書箱を利用するには、以下の手続きを済ませておく必要があります。

1. マイナンバーカードの取得

2. マイナポータルの利用登録

3. e-私書箱のアカウント作成

4. 必要な保険会社や証券会社等との連携

マイナンバーカードを持っていない人は、まず取得手続きをしましょう。ただしカードの取得には約1ヶ月かかりますし、その後の手続きも含めると2カ月程度かかる場合があります。利用開始まで時間がかかる点は、大きなデメリットです。

また確定申告書類の提出期限は、毎年2月15日から3月15日（16日）となっています。年末調整の場合は企業によって異なりますが、12月までに提出するのが一般的。いずれも期限が決まっており、注意が必要です。

２）対応していない機関がある

e-私書箱はさまざまな保険会社や証券会社、年金やふるさと納税などと広く連携しており、連携機関は徐々に増加しています。一方でまだe-私書箱との連携ができていない機関も多く、その場合はe-私書箱で保険料控除証明書や源泉徴収票などの電子データを取得することができません。

電子データが取得できなければ、これまで同様に紙ベースの証明書を準備する必要があります。ただし電子データと紙ベースの証明書が混在していると扱いが大変になりますし、人事担当者の手間も増えてしまうでしょう。e-私書箱の導入前に、対応機関を確認しておくと安心ですね。

３）慣れていないと使いにくい

e-私書箱はインターネット環境があれば使えるため、パソコンだけでなくスマートフォンからも操作可能です。それゆえ時間や場所に捉われず、好きな時に手続きを行うことができます。デジタル機器の操作に慣れていれば、問題なく使えるでしょう。

とはいえ、デジタル機器に不慣れな人にとっては、e-私書箱は使いにくいかもしれません。最初にマイナポータルとの連携が必要ですし、そのほかの連携手続きや初期設定も煩雑です。特にオンラインでの行政手続きが初めてという人にとっては、難易度が高いといえるでしょう。

【注意点】紙の郵便物は受け取れない

「私書箱」という名称ではあるものの、e-私書箱に一般的な私書箱機能はありません。あくまでも電子的なお知らせを届けるサービスであり、紙の郵便物は対象外となっています。

そのため紙の郵便物を自宅以外の場所で受け取りたい人は、e-私書箱ではなく私設私書箱の利用を検討してみましょう。

メールメイトなら文書の電子化も私書箱機能もお任せ！

e-私書箱は証明書類の電子取得を可能にして、確定申告や年末調整の電子化を促進するサービスです。一方、誰でも手軽に使えるサービスではありませんし、対応機関や用途も限られています。それゆえ導入をためらっている人もいるかもしれません。

そんな時におすすめなのが、クラウド私書箱・メールメイト。メールメイトは文書の電子化を通じて確定申告や年末調整を効率化することができますし、私書箱としての機能も備えています。詳しく見ていきましょう。

特徴①クラウド私書箱機能で郵便物をラクに管理

メールメイトは私設私書箱の一つであり、自宅以外の場所で郵便物を受け取ることが可能です。大きな特徴は、クラウド上で郵便物を管理する点。メールメイトを利用する方法は以下のとおりです。

1. メールメイトの住所に郵便物が届く

2. 届いた郵便物がスキャンされ、データとしてクラウド上にアップロードされる

3. 利用者がクラウド上で郵便物のデータを確認する

クラウド上で郵便物を管理するため、どこにいても郵便物を受け取れるのが魅力の一つ。PDFデータとして扱うので、郵便物の検索や共有も簡単です。

スマホやパソコンから簡単に操作できて、電子メールと同じように扱えるため、デジタル機器が苦手な人でも安心して使えますよ。

特徴②文書の電子化機能で確定申告・年末調整も効率化

確定申告や年末調整に必要な証明書類を扱う際も、メールメイトが役立ちます。電子証明書に対応していない機関があっても、メールメイト経由で受け取ることで、証明書のPDFデータが取得可能。確定申告・年末調整の電子化、効率化につながります。

またクラウドストレージを活用すれば、紙の書類をスキャンしてデータ化し、郵便物データと一緒に保管することが可能です。電子帳簿保存法のスキャナ保存要件にも対応しているため、安全に利用できますよ。

個人にはもちろん、企業の人事担当者にもおすすめです。

e-私書箱　デメリットに関するQ&A

最後に、e-私書箱のデメリットに関して、よくある質問に回答していきます。

Q１）e-私書箱の安全性は高い？

e-私書箱はマイナンバーカードを使って認証を行うため、不正アクセスのリスクが低く、安全性も高いといえます。官民連携クラウドサービスであり、デジタル庁や国税庁と連携している点からも、安心して利用できるでしょう。

Q２）e-私書箱を使わなくても確定申告の電子化は可能？

引用：【確定申告書等作成コーナー】-作成コーナートップ

結論からいうと、e-私書箱を使わなくても確定申告の電子化は可能です。マイナンバーカードがあればe-Taxでオンライン申請ができるため、確定申告書を記入する手間、税務署窓口や確定申告会場へ行く必要がなくなります。

さらにマイナポータル連携を利用すれば、源泉徴収票や控除証明書等の一括取得もできるため、より確定申告の手間を削減できるでしょう。

Q３）e-私書箱を使わなくても年末調整の電子化は可能？

e-私書箱を使わずに年末調整を電子化するには、大きく2つの方法があります。

• 年末調整システムを利用する

• 年末調整控除申告書作成用ソフトウェア（年調ソフト）を利用する

年末調整システムには「SmartHR」「オフィスステーション年末調整」など多くの種類があり、年末調整に特化したものから労務管理と一体化したもの、給与計算と一体化したものまであります。選ぶシステムによっては、年末調整はもちろんその他のバックオフィス業務まで効率化できるでしょう。

また国税庁が提供している年調ソフトは、控除申告書の作成とマイナポータル連携に特化したシステムです。導入コストがかからないので、コストを抑えたい人には向いています。

利用目的に合わせてe-私書箱と他のサービスを使い分けよう

本記事では、e-私書箱の概要やメリット・デメリットを解説しました。マイナポータルをe-私書箱と連携すれば、確定申告や年末調整に必要な証明書の電子取得が可能になります。手続きの効率化やミスの削減につながりますし、パソコンやスマホからいつでも操作できて便利ですよ。

ただし利用開始までに多くの事前準備が必要となりますし、すべての機関が対応しているわけでもありません。操作に慣れていないと、「思うように効率化できなかった」という結果を招く可能性もあります。

そんな時はクラウド私書箱・メールメイトを使って、文書の電子化を進めましょう。誰でも簡単に使えますし、作業の効率化も実現できます。ぜひお試しください。