トドケールとは？類似の法人向け郵便物管理サービスを紹介

「オフィスの総務・メール室業務を改善したい」

「郵便物のデジタル化に取り組みたい」

「リモートワーク環境を整備したい」

上のように考えている企業様はいらっしゃいませんか？

本記事では、今注目の郵便物をデジタル化するサービスについてご紹介いたします。

トドケールとは？ミニBPOサービス

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出典：トドケール

「トドケール」とは、ウケワタシの不便を解消し配達物や郵便物の管理を効率化する配達物管理システムです。

ミニBPOサービスとクラウド管理ツールを提供している株式会社トドケールは、2021年にニッセイ キャピタルの主催するアクセラレータープログラムで受賞、プレシリーズAで1 億円の資金調達を果たすなど今非常に注目されています。

「ウケワタシをカンタンに」というビジョンを掲げ、荷物の受け渡しを可視化したり通知を自動化したりすることで、工数の削減に取り組んでおり、スタートアップから上場企業にまで幅広いオフィスで利用されています。

さらに株式会社トドケールでは、「トドケール」だけではなく、「クラウドメール室」というサービスも提供しています。

「クラウドメール室」は、東京都内7区のメール室の業務・「トドケール」の運用を代行するサービスです。

所在地：

東京都千代田区平河町一丁目３番12号

第二秩父屋ビル１階

トドケールの機能

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トドケールには、以下のような機能が搭載されています。

• iPhone・Androidのモバイルアプリ

• OCR機能

• 電子署名機能

• メール・Slack・Teams連携による自動通知機能

• メールによる会計システム連携

• 荷物検索機能

• ステータス・タスク管理機能　など

OCR機能ですばやく荷物を自動登録でき、さらに通知が自動で行われるため工数削減が期待できるのが特徴と言えるでしょう。

また、ステータスや受取率などを確認することもできるため、荷物の状態が可視化され、より明確に郵便物管理を行うことが可能になります。

クラウドメール室のサービス内容

株式会社トドケールが提供する「クラウドメール室」では、上記のトドケールの運用とともに荷物をクラウドメール室に転送もしくは回収してもらうことでメール室の業務を代行しています。

「クラウドメール室」では依頼に応じて郵便物をPDF化するなどのサービスも提供しているため、リモートワークを進めたいという会社に向いていると言えるでしょう。

トドケールの導入期間

トドケールを導入する際にかかる期間は、企業規模によって異なります。

• 100人未満の場合：最短1週間程度

• 100人以上の場合：1ヶ月程度

実際の導入期間が気になる場合は、問い合わせしてみるとよいでしょう。

トドケールの料金プラン

トドケールを利用する際に必要な料金は公開されていないため、問い合わせする必要があります。

また、トドケールには、2週間の無償利用期間があります。

トドケールと類似の郵便デジタル管理ツールを紹介

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「トドケール」のように便利な機能があるプロダクトには、以下のようなものが挙げられます。

• MailMate

• Atena

以下でそれぞれの特徴や料金などを紹介していますので、より目的に合うサービスを探してみてくださいね。

MailMate　メールメイト

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MailMateは「すべての人に柔軟な働き方を」というミッションのもと、会社の郵便物を受け取り代行・デジタル化するクラウド郵便サービスです。

MailMateを導入することで、会社に届く紙の郵便物をウェブ上で受け取り・共有・保管することができるようになります。

現在、プロダクトの利用開始から30日間は全額返金保証が付いているためお気軽にお試しいただけます。

以下のような問題を解決します：

• 総務部・メール室の人手不足

• 繁閑の差が激しい郵便の管理に人件費を割けない

• 全員リモートワークで働ける環境を整備したい

• 郵便物の保管スペースを削減したい

• 出張先からでも会社に届く郵便物を確認したい

【主な機能】

• 郵便の受け取り

• 郵便物の受け取り通知

• スキャン

• 開封スキャン

• 原本破棄

• 管理画面を複数人で同時管理

• 検索機能

• PDFデータの共有

• 原本の転送

• 原本の保管

【料金】

• 中小企業向け　9,800円/月

• 小規模事業者向け　3,800円/月

• 個人向け　1,500円/月

atena　アテナ

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atena株式会社からは、郵便物の受取・管理を代行する「atena」というクラウド郵便サービスも提供されています。

atenaが受け取った郵便物は、外装などとともにメールなどで通知され、その郵便物に対してスキャンや転送、破棄を依頼することもできます。

サービスの内容的に、atenaが郵便物を受け取ったり保管したりするため、どちらかというと「クラウドメール室」に近いサービスと言えるでしょう。

こちらは郵便物の仕分け業務や保管スペース、不要な出社などにお困りの企業に適したサービスですね。

【主な機能】

• 外装・送り主名のデータ化

• 通知連携（対応ツール: Slack / Microsoft Teams / Chatwork）

• 郵便物の内容スキャン

• 郵便物の転送

• 郵便物の破棄

• 郵便物の保管

• 検索機能

• コメント・チャット機能

• チーム機能

• 権限管理

• 郵便物の操作ログ

【料金プラン】

• 基本料金　10,000円

クラウド郵便サービスの導入メリット４つ

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次に、企業がクラウド郵便サービスを導入するメリットを４つご紹介いたします。

1. 総務・メール室の業務を改善

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まず初めに、企業の配達物や郵便物受け取り・仕分け・管理などを担当する総務部やメール室、管理本部などの業務を改善することができます。

このようなお悩みはありませんか？

• 総務やメール室業務の担当者を見つけるのに苦労している

• 郵便物や配達物を確認するために出社している人がいる

• 本業が別にある社員が郵便物の配達などを行なっている

• 郵便物のスキャンに時間がかかる

クラウド郵便サービスで、会社宛の郵便物管理をアウトソース・DXし上のようなお悩みを解決することができます。

2. リモートワーク環境を整備

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リモートワークの導入は、コロナ対策に加え企業の働き方改革の推進にもつながる取り組みです。

しかし、柔軟な働き方を実現するためには郵便物や配達物の受け取り・スキャンなど出社する必要性を無くさないといけません。

クラウド郵便が

• 郵便物の受け取り・スキャンを代行

• 郵便物のPDFをクラウド上で管理

• 社員への郵便物配達をパソコン上で配信

などを提供することで、企業は出社をせずに会社に届く郵便物・配達物を確認することができるようになります。

3. 書類の保管スペースが不要に

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次に、オフィスでの郵便物の保管スペースを確保する必要がなくなります。

会社宛の郵便は全てスキャン・PDF化されてダッシュボードへ配信・クラウド管理できるようになります。

そうなると、過去の郵便物も検索機能で一瞬で探せたり、郵便物をチームメイトに共有したい場合はメールやダッシュボードから即時に共有することができるようになったりします。

4. 郵便物や配達物の紛失を防ぐ

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次に、メール室や総務など郵便物の管理を行う部署が特にない企業の場合、郵便物・配達物の紛失を防ぐことができます。

特に決まった部署が管理していない場合、受け取った人が宛先の社員に届けたりすると思います。

しかし、それでは待っていたものが届かなかった場合に誰がいつ受け取ったのかという大切な情報を記録することができずに、紛失となってしまいます。

クラウド郵便を導入することで、郵便に関する業務を全てアウトソースすることでこのような紛失を未然に防ぐことができます。

配達物や郵便物のデジタル化で総務・メール室の業務改善

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デジタル化によって、手作業だった業務が効率化され、時間とコストの削減につながる上に、働き方の柔軟性も向上させることができます。

リモートワークやフレックスタイムの実施が可能になると企業のブランドや企業価値の向上・優秀な人材の獲得にも繋がっていくでしょう。

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