結婚式の出欠確認は超重要！出欠ハガキの作り方や便利なツールを紹介

「結婚式の出欠確認ってどうやるの？」

「出欠ハガキの作り方を知りたい」

「招待状の返信マナーがわからない」

この記事では、こんな悩みを解決していきます。

結婚式はゲストが多いイベントなので、出欠確認が大変です。一般的な方法は、招待状と出欠ハガキを一緒に送り、その返信を確認するやり方。ただ、出欠ハガキの作り方に悩む人は少なくありませんし、手作業での集計は手間がかかります。

そこで本記事では、結婚式の出欠確認がスムーズに進むよう、出欠ハガキの作り方や出欠確認に便利なツールをご紹介します。あわせて返信ハガキの書き方やマナーも解説するので、結婚式を挙げる予定のある人や参列予定のある人は、ぜひ参考にしてください。

結婚式の出欠確認をする方法

以前は結婚式の招待状といえば紙が基本でしたが、近年ではWeb招待状を使う人も増えてきました。紙の招待状とWeb招待状のメリット・デメリットは、以下のとおりです。

	紙の招待状	Web招待状
送り方	手紙やハガキで郵送する	メールやSNSで送付する
メリット	特別感がある 手元に残せる フォーマルな印象がある	作成が簡単 郵送コストがかからない 出欠管理がしやすい
デメリット	作成の手間がかかる 郵送コストがかかる 出欠管理が大変	カジュアル過ぎる印象がある デジタルに慣れていないと使いにくい

紙の招待状とWeb招待状では、出欠確認の方法が異なります。ここでは招待状の形式ごとに、出欠確認の方法をご紹介します。

１）紙の招待状の場合

紙の招待状の場合、出欠確認をするには2つの方法があります。

• 招待状に出欠ハガキを同封する

• オンラインフォームを活用する

紙の招待状を送る際は、出欠ハガキも一緒に送るのが一般的です。あらかじめハガキに必要事項の印刷をしておけば、ゲストが当てはまるところに丸を付けてポストへ投函してくれます。スムーズに対応してもらうためには、事前に連絡しておくのもよいですね。

また最近多いのが、Googleフォームなどを使ってWeb上で出欠確認を行う方法。手作業で出欠状況を集約する必要がないので、効率よく出欠確認ができるでしょう。URLやQRコードを印刷して招待状に載せるか、別途メールなどでURLを送付します。

２）Web招待状の場合

Web招待状の場合、出欠確認はすべてオンライン上で完結します。使い方は以下のとおりです。

1. 新郎新婦がWeb招待状を作成する

2. Web招待状を公開し、ゲスト宛にURLを送付する

3. ゲストがWeb招待状を閲覧し、入力フォームに回答する

4. 回答内容が自動集約される

Web招待状を使えば、ゲストの出欠状況が自動集約されるため、出欠確認の手間がかかりません。さらに招待状の作成や送付が簡単にできる、招待状の修正や変更がしやすい、紙を使わず環境に優しいというメリットもあります。

ただ、ゲストのなかにはデジタルに不慣れな人もいるかもしれません。その場合は紙の招待状を送る、直接出欠を確認するなどの配慮が必要になります。

３）紙の招待状とWeb招待状を併用する場合

紙の招待状には手間やコストがかかりますが、Web招待状は目上の人や年配者に送りにくい面もあるため、送る相手によって紙の招待状とWeb招待状を使い分ける人も多いでしょう。併用することで、それぞれのメリットを活かすことができますね。

ただしこの時の注意点は、ゲストによって出欠確認の方法が変わってしまうこと。かえって出欠確認の手間がかかり、情報の抜け漏れが起きる可能性もあります。

そうしたトラブルを防ぐには、あらかじめゲストリストを作っておくことが大切。また紙の招待状にWeb招待状のQRコードを印刷すれば、出欠確認を一カ所に集約できますよ。ゲスト層や結婚式の雰囲気に合わせて、送り方を工夫しましょう。

【新郎新婦向け】結婚式の出欠ハガキの作り方

結婚式用の出欠ハガキには、切手が印刷された官製ハガキではなく、無地の私製ハガキを使います。縦書きの場合はハガキの左上、横書きの場合は右上に、85円の慶事用切手を貼って送りましょう。

引用：切手 | 日本郵便株式会社

ハガキには表面と裏面がありますが、特に重要なのは裏面です。必要事項を漏れなく記載しつつも、できればふたりらしさのあるデザインを取り入れたいところ。自作するのが難しければ、テンプレートを活用することで簡単に作成できますよ。

出欠ハガキの裏面に記載する内容

出欠ハガキの裏面には、以下の項目を記載します。

• 出席・欠席　※ゲストに丸を付けてもらう

• ゲストの氏名

• ゲストの住所

• 新郎新婦へのメッセージ

• その他（アレルギー、宿泊先の手配、送迎バスの利用など）

出欠ハガキはゲストに宛てるものなので、敬語表現を使います。「御出席・御欠席」「御芳名」「御住所」のように、「御」「御芳」を付けましょう。

出欠欄だけでなく、新郎新婦へのメッセージ欄も設けるのもおすすめです。必須項目でないとはいえ、お祝いの言葉を添えたいと考えるゲストは多いもの。一部のメッセージを式中に紹介するなどの演出もできますよ。

またアレルギー対応や送迎バスの手配など、事前準備が必要な項目も記載してくださいね。

出欠ハガキの表面に記載する内容

出欠ハガキの表面には、受け取り手となる新郎新婦の住所・氏名を記します。宛先に2人の名前を書く場合もありますし、新郎側のゲストは新郎宛、新婦側のゲストは新婦宛とする場合もあります。

ただしこの時、次の2点に注意しましょう。

• 「〇〇様」ではなく「〇〇行」と記載する

• 入籍済の場合は、旧姓も併記する

一般的な郵便物の宛先には、「相手の名前＋様」と記載します。ただし出欠ハガキの場合は、差出人である新郎新婦の名前を記すことになるため、謙譲表現の「行」を使うのがマナーです。

なお入籍済で姓が変わっている場合は、新しい姓になじみがないゲストもいるかもしれません。そのためカッコ書きで旧姓も記しておくと親切ですよ。

そのほか知っておくべきマナー

結婚式の出欠ハガキを送る際は、以下のマナーに留意しましょう。

• 句読点を使わずに書く

• 黒のペンを使用する

• 手渡しの場合も出欠ハガキには切手を貼る

文中に使われる「、」には区切り、「。」には終止符の意味があります。そのためお祝い事には適していません。必要な場合は、句読点ではなく空白を使いましょう。

また封筒の宛名を手書きする場合は、黒のペンを使用します。ここではなるべく濃い黒を選ぶのがポイント。薄墨はお悔やみの場面で使われる色なので、避けてくださいね。

そして出欠ハガキを手渡しする場合も、必ず切手を貼ります。もし貼り忘れた場合は、後日新しいハガキと交換するようにしましょう。

結婚式の出欠確認に便利なツール

結婚式において出欠確認はとても重要な反面、負担がかかる部分でもあります。紙の招待状とWeb招待状を併用すると出欠席の集約がしづらくなりますし、期限内に返信のないゲストが出てくると確認の手間が増すでしょう。ただでさえ結婚式の準備は大変なので、なるべく効率化したいと考える人もいますよね。

そこでここでは、結婚式の出欠確認に使える便利なツールを3つご紹介します。

①メールメイト｜紙の出欠ハガキもWeb上で管理できるので効率的

メールメイトは、紙の郵便物をデジタル化してクラウド上に保管するサービスです。メールメイト宛の郵便物は、PDFデータに変換されてから利用者のもとへ届くため、紙よりも効率的な管理が可能。結婚式の出欠ハガキのように、大量の郵便物を受け取る際に便利です。

出欠ハガキをデータ化することで、たとえば次のメリットが得られます。

• スマホやパソコンから内容を確認できる

• ハガキの紛失や汚破損を防げる

• ハガキの保管に場所がとられない

• 関係者間のデータ共有がしやすい　など

また宛先にメールメイトの住所を使えば、自宅の住所を書かなくてもハガキのやり取りができます。職場の人など、自宅を知られたくないゲストがいる時も安心ですよ。

②オンラインフォーム｜ゲストにとっても回答しやすく利便性が高い

引用：Google Forms: オンライン フォーム作成ツール | Google Workspace

オンラインフォームとは、インターネット上で情報の入力や集約ができるツールです。オンラインフォームを作成してゲストにURLを共有すれば、ゲストはそのURLから出欠席などの必要事項を入力できます。ハガキを書くよりも手軽だと感じる人も多いため、スピーディーに回答が集まるかもしれません。

さらに入力内容は自動集約されるため、出欠確認がしやすいのもメリット。URLをQRコード化すれば、紙の招待状への印刷も可能なので、工夫次第で柔軟に活用できます。

Googleアカウントを持っていれば、Googleフォームが無料で使えるためおすすめです。デザイン性にこだわりたい人は、Canvaを活用してもよいですね。

③Web招待状作成ツール｜招待状の作成～出欠確認をまとめてWeb化

引用：楽々!WEB招待状-結婚式・二次会などの招待状作成案内サービス

Web招待状作成ツールには、楽々！Web招待状、Weddingday、ゼクシィオンライン招待状など、さまざまな種類があります。ツールによって違いはあるものの、主な機能は以下のとおりです。

• Web招待状の作成・共有

• ゲストリストの作成・管理

• ゲストによる写真やメッセージの送付

• 当日の出欠管理

• ご祝儀や会費の回収　など

Web招待状作成ツールのメリットは、出欠確認だけでなく、そのほかの作業までまとめて効率化できる点。無料で使えるツールも多く、コスト面でも嬉しいですよ。招待状に地図を入れられるものが多く、ゲストにとっても便利です。

ただしWeb招待状を好まないゲストがいる場合は、紙の招待状と併用するとよいでしょう。

【ゲスト向け】結婚式の出欠ハガキの書き方

結婚式の招待状を受け取った側は、同封の出欠ハガキに記載された項目を埋めていき、期限内にポストへ投函します。一世帯に一枚の招待状が基本なので、連名で招待された場合は、出席者欄に全員の名前を記してください。

また冠婚葬祭にはさまざまなマナーやルールがあるため、知らないと相手に不快感を与える可能性もあります。ここでは、結婚式の出欠ハガキに返信する際のマナーやルールを確認していきましょう。

返信ハガキを書く時のマナー

結婚式の返信ハガキを書く時は、筆ペンや毛筆、万年筆を使うのが正式なマナーとされています。とはいえ色が黒であれば、ボールペンでも構いません。お祝い事なので、グレーや薄墨ではなくはっきりした黒をチョイスしてください。

さらに敬語表現にも注意が必要です。たとえば「御出席」などの「御」は、新郎新婦からゲストに対する敬意なので、ゲスト側は「御」「御芳」を二重線で消すのがマナー。反対に、宛名に付いている「行」や「宛」は新郎新婦による謙譲表現なので、二重線で消して「様」に直してください。

なお敬語を消す際や書き損じを修正する際には、定規を使ってきれいに二重線を引くようにしましょう。

不幸や別れを連想させる忌み言葉は避ける

結婚式における忌み言葉とは、不幸や別れを連想させる言葉のこと。うっかり使うことのないよう、代表的な忌み言葉を知っておくと安心です。

• 再婚をイメージさせる重ね言葉　（例）重ね重ね、次々　など

• 別離をイメージさせる言葉　（例）別れる、去る、離れる　など

• 不幸をイメージさせる言葉　（例）苦しい、悲しい　など

文脈によっては許容されることもありますが、誤解を防ぐためにも避けたほうが無難です。なるべくポジティブな表現に言い換えてください。

返信ハガキの投函タイミングにも注意

結婚式の招待状が届く目安は、挙式の2〜3カ月前。返信の締切期限は1ヶ月前に設定されることが多いでしょう。

ただ、新郎新婦は出席人数に応じて席次表を作り、料理や引き出物も手配します。そのためなるべく早く出欠を把握したいはず。出席の場合は招待状が届いてから1週間、できれば2～3日を目安に返信ハガキを投函しましょう。

一方で欠席の返事が早すぎると、新郎新婦に「来たくなかったのかな」という印象を与えかねません。欠席の場合は1週間ほど経ってから投函し、やむを得ず欠席する旨をおわびしつつ、お祝いの言葉も添えるとよいですね。

もしも期限内に返信ができない場合は、必ず新郎新婦に電話等で連絡しましょう。

配慮事項がある時は記載してもＯＫ

新郎新婦にも知ってほしい配慮事項がある場合は、その旨を出欠ハガキに記載しても問題ありません。

• 妊娠中で体調が不安なので、席を出入り口の近くにしてほしい

• 特定の食べものにアレルギーがあるので、料理から抜いてほしい　など

具体的な内容を伝えつつ、「お手数をおかけしますが」などの一言を添えてくださいね。

ただし「子どもを連れていきたい」という内容については、出欠ハガキで伝えるべきではありません。招待されていなければ子どもを連れて行かないのが基本ですし、どうしても預けられない場合は、事前に新郎新婦へ連絡するのが基本。互いに嫌な思いをしないよう、一定の配慮は必要です。

結婚式　出欠確認に関するQ&A

最後に、結婚式の出欠確認に関してよくある質問に回答していきます。

Q１）返信期限を過ぎた人にはいつ返事を催促すべき？

ゲストのなかには、出欠ハガキの返信期限を過ぎても返答のない人がいるかもしれません。そんな時は返事を催促しても構いませんが、2つ注意点があります。

1つは、期限当日の催促は避けること。ゲストが返信期限の当日にハガキを投函している可能性もあるため、2〜3日経ってから催促するのがよいでしょう。

そしてもう1つは、やり取りの内容を書面で残すことです。口頭で確認を済ませてしまうと、言った・言わないのトラブルが起きかねません。できれば出欠ハガキ、難しければメッセージのやり取りなど、必ず後から見直せる形で確認を行ってください。

Q２）SNS等で返事をすれば出欠ハガキを出さなくてもいい？

親しい友人同士なら、普段からSNSや電話等でやり取りする機会もあるでしょう。場合によっては、やり取りのなかで出欠席の返事をすることもあるかもしれません。

とはいえ結婚式の招待状に対しては、必ずハガキで返信してください。電話のみ、SNSのみでの返答は失礼に当たるため避けましょう。

ただしWeb招待状の場合は、フォーム上で回答すれば問題ありませんよ。

Q３）結婚式を欠席しなければならなかったらどうする？

招待された結婚式を欠席する場合は、必要事項を記載し、お祝いの言葉を書き添えて返信します。以下は欠席時に送る返信メッセージの例文です。

• ご結婚おめでとうございます せっかくお招きいただいたのですが　やむを得ない事情により欠席させていただきます おふたりの幸せを心より願っております

• ご結婚おめでとうございます　 おふたりの結婚式を楽しみにしていたのですが　あいにく出産予定日が近いため欠席させていただきます　

また一度は出席で返事をしたものの、途中で欠席に変更する場合は、なるべく早く新郎新婦に連絡をします。そのうえで、結婚式より前にご祝儀相当の金額を送るとよいでしょう。

ご祝儀を渡す際の注意点

ご祝儀の額は新郎新婦との関係性によって異なりますが、なるべく新札やピン札などきれいな現金を使用します。事前に欠席で連絡する場合は、金額の目安は1万円です。

ただ、出席と返事をした後で欠席に変更する場合は、すでに料理や引き出物が手配されている可能性があります。そのため出席時と同じ額、たとえば3万が目安となるでしょう。

また直接会ってご祝儀を渡せない場合は、現金書留などで送るとよいですね。

結婚式の出欠確認はとても重要！ツールを活用して効率化しよう

本記事では、これから結婚式を迎える人に向けて、出欠確認をする方法や出欠ハガキの作り方をご紹介しました。招待状を受け取った人向けに返信ハガキの書き方も解説したので、あわせて参考にしてください。

結婚式の出欠確認は非常に重要ですが、手間のかかる部分でもあります。紙の出欠ハガキをWebで管理できるメールメイトなどの便利ツールを使って、効率化していきましょう。

メールメイトはクラウド上で郵便物を管理できる私書箱サービスで、結婚式だけでなく同窓会などの出欠管理にも活用されています。返信ハガキをデータで管理できる点、自宅の住所を使わずに済む点が大きなメリット。短期利用もできるので、ぜひ活用してくださいね。