書類郵送のやり方を詳しく解説！書き方のマナーや注意点もご紹介

「書類を郵送したいけど、やり方がよくわからない」

「契約書や請求書って普通郵便で送ってもいいの？」

「書類を郵送する際に知っておくべきマナーはある？」

こんな疑問を抱えている人には、この記事が参考になるでしょう。

就活時に履歴書を送付する、仕事で請求書を送るなど、誰しも重要書類を郵送する機会はあると思います。一方、さまざまな郵便サービスがあってどの方法で郵送すべきかわからない人や、郵送時のマナーがわからず不安だという人もいるでしょう。

そこで本記事では、大切な書類を郵送する方法やその際のマナー、封筒の書き方などを詳しく解説します。就活やビジネスをはじめ多くの場面で役立つので、ぜひご一読ください。

大切な書類を郵送する方法は4種類ある

郵便サービスには多くの種類がありますが、大切な書類を郵送する際に使われるのは、普通郵便のほか書留郵便や特定記録郵便、そしてレターパック。それぞれの違いをまとめると、下表のようになります。

	郵送料金	郵便追跡サービス	損害賠償制度	引き渡し方法
普通郵便	110円～	なし	なし	ポスト投函
書留郵便	基本料金＋350円 基本料金＋480円	あり	あり	対面配達
特定記録郵便	基本料金＋210円	あり	なし	ポスト投函
レターパック	430円 600円	あり	なし	ポスト投函 対面配達

郵便追跡サービスとは、送付した郵便物の配達状況をリアルタイムで確認できるサービスです。郵便物が今どこにあるか一目でわかり、安心感が高まります。

また損害賠償制度は、万が一配送中の事故があった場合に、補償を受けられる制度のこと。補償額は、書留の種類や送付するものによって異なります。

重要書類を送る際は、それぞれのコストや補償内容、配達スピードのバランスを考えながら郵送方法を選ぶことが大切です。

①普通郵便

• メリット：コストが安い、使いやすい

• デメリット：追跡サービスがない、損害賠償制度がない

一般的に、手紙やハガキを送る際は普通郵便が使われます。50g以内の定形郵便物とそれ以外の定形外郵便物があり、料金は110円〜。他の郵送方法と比べて、安い料金で送付できます。

また普通郵便には封筒の指定がありませんし、最寄りの郵便ポストに投函可能です。そのため手軽に送れる点も大きなメリット。受取人にとっても、家のポストに直接届くため便利でしょう。

一方で追跡サービスや賠償制度がない点はデメリットです。大事な郵便物を送る際は、注意してください。

急ぎではない書類や履歴書などを送付する際は、基本的に普通郵便で構いません。ただし相手企業から郵送方法に関する指示がある場合は、そちらに従いましょう。

②書留郵便

• メリット：追跡サービス・損害賠償制度がある、土日や祝日も配達される

• デメリット：送付の手間がかかる、対面で受け取る必要がある

書留郵便の特徴は、郵便物等の送達過程を記録できることと、万が一郵便物が届かなかった時などに損害賠償が受けられること。土日や祝日も配達されるので、配達スピードが速い点もメリットです。

ただし書留郵便を利用するには、郵便局で「書留・特定記録郵便物等差出票」を記入し、窓口に提出しなければなりません。ポスト投函はできないため、少し手間がかかります。

さらに対面配達なので、受け取るのが面倒と感じる人もいるでしょう。もし配達時に不在だった場合は、受取人自身が再配達手続きを行う必要がありますよ。

書留郵便には3種類ある

書留郵便には、以下3つの種類があります。

• 一般書留：書類等の送付に使える。基本料金＋480円で、損害要償額10万円まで

• 簡易書留：書類等の送付に使える。基本料金＋350円で、損害要償額5万円まで

• 現金書留：現金の送付に使える。基本料金＋480円～で、損害要償額は1万円～

書類の送付に使うのは、一般書留か簡易書留です。大きな違いは、送達過程の記録方法と損害要償額。たとえば一般書留では、郵便物の引き受けから配達まで、経由した郵便局も含めてすべての過程を記録します。一方で簡易書留は、引き受け時と配達時のみ記録されます。

また損害要償額も異なるので、どちらを選ぶかよく検討したうえで利用してくださいね。

参考：書留 | 日本郵便株式会社

③特定記録郵便

• メリット：コストが安い、追跡サービスがある

• デメリット：送付の手間がかかる、土日や祝日は配達されない

特定記録郵便は、郵便窓口で郵便物を差し出す際に記録を残し、その受領証をもとにインターネット上で配達状況を確認できるサービスです。ただし配達が完了した際の証明等はなく、あくまでも「発送した」という記録を残したい時に役立ちます。

特定記録郵便を送る際は、書留と同様に「書留・特定記録郵便物等差出票」の記入・提出が必要です。そのためポスト投函やコンビニ等での発送ができず、郵便窓口で発送するしかありません。

また土日や祝日は配達されないので、週末を挟む際は注意してください。なお損害賠償制度は対象外となっています。

参考：特定記録 | 日本郵便株式会社

④レターパック

引用：レターパック | 日本郵便株式会社

• メリット：土日や祝日も配達される、受取方法が選べる

• デメリット：コストが高い、損害賠償制度がない

レターパックは、A4サイズ・4kgまでの郵便物や信書、小型荷物を発送できるサービスのこと。厚みのある書類やカタログなども送付可能です。

赤と青の2種類があり、それぞれ料金や受取方法等が異なります。

• レターパックプラス（赤）：全国一律600円、対面受け取り、厚さ制限なし

• レターパックライト（青）：全国一律430円、ポスト投函、厚さは3cm以内

レターパックプラスは対面配達なので、不在時は再配達の手続きが必要です。一方でレターパックライトは、基本的に受取人の郵便ポストへ投函されます。ただし郵便ポストに入らなかった場合は、対面配達となりますよ。

オプションで速達を付けることも可能

郵便物を送付する時は、オプションで「速達」を付けることも可能です。速達を付ければ土日や祝日も配達されるため、急ぎの郵便物を送る際には便利でしょう。ポスト投函で送ることもできますよ。

速達を出す際は、目印として縦書きの場合は右上、横書きの場合は右側に赤い線を引きます。

引用：速達 | 日本郵便株式会社

利用料金は、郵便物の重さが250gまでは300円、1kgまでは400円、4kgまでは690円です。オプションサービスなので、基本料金にプラスして支払ってください。

ただし履歴書を送る際などは、速達を使うと「期限ぎりぎりに提出した」という印象を与えかねません。その他の応募書類もできるだけ速達を使わず、余裕を持って提出したほうがよいですね。

郵送で書類を送るときのマナー

重要な書類を送る際は、いくつかマナーがあります。知らずにいると相手に不快な思いをさせる可能性もあるため、しっかり確認しておきましょう。

• 書類をクリアファイル等に入れる

• （返送が必要な場合）返送封筒を同封する

• 送付状を付ける

重要な書類は折り曲げず、きれいな状態で送付するのが基本です。また配達中に折れたり雨で濡れたりするリスクを防ぐためにも、クリアファイルに入れて送ります。

そして相手からの返送が必要な場合は、必ず返送用封筒を同封してください。この際、封筒に宛先住所や宛名を記入しておき、切手も貼付するのがマナー。この時、切手料金が不足しないよう注意してくださいね。

書類に添える送付状（添え状）の書き方

送付状の役割は、相手にどんな書類を送付したのか伝えること。書類だけを送るのは失礼になるので、特にビジネスの場では必ず送付状を添えてください。

送付状に書く内容は、以下のとおりです。

• 送付する日付

• 受取人の会社名、名前

• 差出人の会社名、連絡先、名前　など

• 件名

• 挨拶文

• 送付書類の内容、枚数

• （必要な場合）補足情報

テンプレートなどを利用すると、簡単に読みやすい送付状を作ることができますよ。

【アレンジして利用可能】送付状の文例

以下に送付状の文例をご紹介します。ぜひ書類の内容や相手との関係性に応じて、アレンジしながら活用してください。

～～～

書類送付のご案内

拝啓　桜花の候　貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。

平素は格別のお引き立てを賜り　誠にありがとうございます。

早速ではございますが、下記の書類をお送りいたしますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。　敬具

記

送付書類

（1. 請求書　1枚)　

以上

～～～

送付状が完成したら、クリアファイルの1番上に置いて送付しましょう。

封筒の書き方

書類の準備ができたら、封筒に入れて折り口を閉じます。配送中に中身が飛び出すことのないよう、のりでしっかりと封をしてください。テープ等で封をすることもできますが、カジュアルな印象を与えるため、ビジネスの場面にはあまり適していません。

そして縦書き封筒の場合は左上、横書き封筒の場合は右上に切手を貼付します。一度に複数枚の切手を貼って送る場合は、見た目が汚くならないよう貼り方に配慮が必要です。

封筒の表面には相手の住所と氏名を記す

封筒の表面には、相手の郵便番号と住所、氏名を書きます。この時のポイントは、以下の3点です。

• 省略せず、正式名称で記載する

• 必要に応じて「〇〇在中」と書き足す

• 複数人で宛先を確認する

日常では、株式会社を「（株）」、1丁目2番地3号を「1-2-3」などと省略する人は多いですよね。ただし重要書類を送る際は、省略せずに正しい名称を記載してください。

また封筒の左下には、赤字で「見積書在中」「応募書類在中」などと記し、四角で囲みます。内容物が一目でわかり、他の郵便物に紛れるリスクを減らせます。

そして送付ミスを防ぐには、宛先の最終確認が大切です。特に重要書類の場合は、複数名で確認するようにしましょう。

様と御中の使い分け方法

基本的に、個人名には「様」、会社名や部署名には「御中」を付けます。使用例は以下のとおりです。

• 山田　太郎様

• 株式会社〇〇　人事部御中

• △△会社　田中　花子様

なお「様」と「御中」は併用できません。そのため「株式会社〇〇御中　田中　花子様」のような書き方はNGとなります。

封筒の裏面には差出人の住所と氏名を記す

封筒の裏面には、差出人の郵便番号と住所、氏名を書きます。左上の余白部分には、小さめの字で差出日を記しましょう。縦書きの場合は漢数字、横書きの場合は算用数字を使います。

そして書類と一緒に返送用封筒を送る場合は、そちらの表面にも差出人の郵便番号と住所、氏名を記します。あわせて切手も貼付してくださいね。

返信用封筒を書く時の注意点は、「氏名＋行」とすること。これは、自分あるいは自社に対して「様」や「御中」を付けるのは不適切なためです。反対に返送用封筒で送り返す時は、「行」を二重線で消して「様」「御中」に直してください。

書類を郵送する場合の注意点

重要書類の送付時は、適切な郵送方法を選ぶこと、そしてマナーを守ることが大切です。さらに送付する際の注意点もあるので、確認しておきましょう。

ここでは、3つの注意点をご紹介します。

１）信書の発送方法は限られている

信書とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」を指します。信書に該当する書類には、たとえば以下があります。

• 請求書、契約書、納品書等

• 結婚式の招待状

• 免許証、表彰状

• 印鑑証明書、納税証明書等

• 文書そのものに受取人名が明記されたダイレクトメール　など

反対に不特定多数に向けたカタログや新聞、書籍などは信書扱いになりません。

郵便法では、信書を配達できるのは日本郵便株式会社、あるいは総務大臣の許可を得た信書便事業者のみと定められています。それ以外の業者が信書を配達した場合は郵便法違反となるため、信書を発送する際は、郵便サービスか信書便事業者一覧 に記載されている業者を使ってください。

参考：総務省｜信書便事業｜信書のガイドライン

ゆうパックは信書発送に使えない

ゆうパックは、日本郵便株式会社のサービスです。年中無休で配達してくれますし、郵便窓口へ持ち込むだけでなく、集荷に来てもらえるのも便利な点。料金は荷物のサイズによって異なります。

ただし荷物の発送には適していますが、信書の発送には使えません。封のされていない送り状や添え状などは送付できますが、それ以外の書類を郵送する際は書留郵便やレターパックなどを活用してください。

参考：ゆうパック | 日本郵便株式会社

２）必要に応じてコピーを取っておく

すべての書類にコピーが必要なわけではありませんが、応募書類についてはコピーをとってから送付するのがおすすめです。その理由は、手元に書類を残しておけば面接準備がしやすくなるため。「書類に書かれていることと、面接で言っている内容が違う」ということのないよう、整合性がとれるようにしておきましょう。

その他の書類もコピーを取っておくことで、万が一の郵便事故や紛失、汚破損に備えることができます。差出人側で控えを持っておくという意味でも、できるだけコピーをとっておくと安心です。

３）できるだけ郵便局の窓口で出す

ポスト投函のメリットは、いつでも気軽に郵便物を送付できる点。会社帰りや休日など、時間を気にせず郵便物を送れます。

けれども重要書類の郵送には、少し面倒でも郵便窓口を使うのがよいでしょう。郵便窓口で差し出すメリットは、以下のとおりです。

• 正確な郵便料金で送付できる

• 確実に発送することができる

• 疑問点をその場で解消できる

郵便窓口ではその場で郵便物を計測し、正確な料金を計算します。そのため料金の不足や過払いが起こらず、正しく支払うことができます。

職員に手渡しするため確実性が高い点、その場で疑問や相談を解決できる点もメリット。それゆえ重要書類の送付に向いているのです。

忙しい人にはゆうゆう窓口がおすすめ

一般的な郵便局の窓口は、営業時間が限られています。郵便局によって異なりますが、おおむね平日の9:00〜17:00というところが多いでしょう。仕事があると、なかなか私的な郵便物は出しにくいですよね。

そんな時は、土日や祝日にも利用できるゆうゆう窓口が便利です。ぜひ郵便局のWebサイトから、最寄りのゆうゆう窓口を探してみてください。

郵便物の管理にはメールメイトが便利

郵便物を送付するにはそれなりに手間がかかりますが、郵便物を受け取る側も管理が大変です。特にビジネスなどで大量の書類が送られてくる場合、中身を確認して仕分けるだけでも一苦労。一部にはメール室を設置している企業もありますが、総務部の社員などが対応していることも多いでしょう。

郵便物管理における課題としては、たとえば以下が挙げられます。

• 担当の社員がテレワークをしづらい

• 郵便物の仕分けや配達に時間がかかる

• 郵便物の紛失や汚破損が起こる

こうした課題を解決するには、クラウド私書箱のメールメイトがおすすめです。

メールメイトを使えば郵便物の管理を効率化できる

メールメイトは、紙の郵便物をスキャンしてPDF化し、クラウド上で管理するサービスです。大まかな利用の流れは、以下のとおりです。

1. メールメイトの住所宛に郵便物が届く（私書箱機能）

2. 届いた郵便物がデータ化され、アップロードされる

3. 利用者はスマホやパソコンから届いた郵便物を確認する

大きな特徴は、紙の郵便物を電子メールのように管理できること。ボタン一つで郵便物の仕分けや転送が完了するため、作業効率が上がります。インターネット環境があれば使えるので、テレワークにも対応可能です。

さらに郵便物が汚れる心配がなくなるうえ、紛失リスクも下げられます。過去のデータ検索や、関係者間のデータ共有もしやすくなりますよ。

書類　郵送　やり方に関するQ&A

最後に、書類の郵送方法に関してよくある質問にお答えしていきます。

Q１）書類を郵送する際の手順を知りたい！

書類を郵送する際の基本的な手順は、以下のとおりです。

1. 書類や送付状を準備する

2. 封筒に必要事項を記入し、書類を封入する

3. 郵便物の重さやサイズに合った切手を貼る

4. 郵便局の窓口か郵便ポストから発送する

ただしレターパックの場合は、封筒に料額印面があれば、その上に切手を貼る必要はありません。また書留郵便や特定記録郵便は、郵便局の窓口でしか手続きできないので注意が必要です。

なお郵便物の重さやサイズに合った切手がわからない時は、郵便窓口に持って行けば正しい料金を計算してくれます。

Q２）大事な書類を送る時の封筒はどう選べばいい？

封筒の色は、白または薄いクリーム色などが一般的です。清潔感やフォーマル感が高いので、多くの場面に適しています。

また重要書類は折り曲げずに送ることが基本なので、書類がそのまま入るサイズの封筒を選びましょう。たとえばA4サイズの書類をクリアファイルごと送付するなら、角型2号封筒が適しています。100円ショップの封筒でも、特に問題はありません。

ただし個人情報の含まれた書類を送付する場合は、封筒から中身が透けないような配慮が必要です。

• 裏地付きのもの

• 二重構造のもの

• 厚手のもの

• クラフト紙など色つきのもの

このような封筒は中身が透けにくいため、個人情報を守ることができますよ。

Q３）封筒に付ける〆マークにはどんな意味がある？

封筒の閉じ口に、「〆」の印が付いているのを見たことはあるでしょうか。これは「中の書類が未開封である」という意味を持つ印で、重要書類にはこの〆マーク、あるいは封かん印を付けることが一般的です。

〆マークを付ける際は、以下の2点に注意してください。

• 封筒の閉じ口と封筒本体にまたがるように印をつける

• カタカナの「メ」やバツ印にならないようにする

封筒が開けられていないことを示すには、封筒の閉じ口と本体にまたがるように印を付けなければ意味がありません。閉じ口部分のみ、本体部分のみとならないようにしましょう。

また「〆」は「締」の省略文字であり、カタカナや記号ではありません。一筆で書くと間違えにくくなりますよ。

書類に合った送り方を選んで安全に郵送しよう

本記事では、契約書や履歴書などの重要書類を郵送する方法や、郵送のマナー、封筒の書き方などを解説しました。郵便サービスにはさまざまな種類があるので、送る書類の内容やサイズなどに合わせて適するものを選んでください。またマナーや書き方のルールを守ることで、相手に良い印象を与えられるでしょう。

ただ郵便物を受け取る際は、どうしても中身の確認や仕分けに時間がかかるもの。そこでおすすめなのが、クラウド上で郵便物を管理できる「メールメイト」です。スマホやパソコンで郵便物の確認から転送まで完了するので、作業効率が大幅にアップします。

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