テレワーク環境を整えるには？おすすめツールや必要な準備を解説

「テレワーク環境を整えるにはどうすれば良い？」

「自宅で仕事をするメリットって何だろう？」

「郵便物が届いたら出社しなければならないの？」

この記事では、テレワークに関するこうした疑問を解決していきます。

2020年頃からテレワークを導入する企業が増え、在宅ワークという働き方も普及してきました。一方で自宅の環境整備ができず、テレワークが進まないという方も多いでしょう。また企業によっては、テレワークを認めていないところもありますね。

そこで本記事では、テレワークに必要な環境やツール、しておくべき準備などをご紹介します。あわせてテレワークのメリット・デメリットも解説するので、ぜひ参考にしてください。

テレワークとはどんな働き方なのか

テレワークとは、「tele（遠くの、離れて）」＋「work（働く）」から生まれた造語です。コンピューターやネットワークなどのICT（情報通信技術）を活用し、時間や場所に捉われずに働くことを指します。

テレワークは2020年頃の新型コロナウイルス感染症拡大に伴い、国内でも大きく広まった働き方です。国土交通省の調査によると、直近1年間ではテレワーク実施率が減少しているものの、2019年以前との比較では高い水準で推移しているとのこと。地区別に見ると、首都圏でのテレワーク実施率が38.1%と高くなっています。

出典：国土交通省（令和５年度テレワーク人口実態調査－調査結果）

テレワークは3つのタイプに分けられる

テレワークというと、自宅で仕事するイメージを持つ方が多いかもしれません。ところが実際には、働く場所によって3つのタイプに分けられます。

• 在宅勤務型：自宅で仕事をする

• モバイル勤務型：訪問先、カフェ、移動中の車内などで仕事をする

• サテライトオフィス型：コワーキングスペースなど、オフィス以外の施設で仕事をする

モバイル勤務やサテライトオフィスの場合は、他者と同じ空間で作業します。そのため情報漏洩や、会議の際の音量などに気を付けてください。コワーキングスペースなどを利用する場合、施設の利用料金が発生する点にも注意が必要です。

本記事では主に在宅勤務型について、環境整備のポイントを解説していきます。

自宅でテレワークを行うなら作業環境の整備が必須

自宅でテレワークを行う場合、適切な作業環境を整備しなければなりません。環境が整っていないと、業務効率が落ちる、健康に影響が出るなどのトラブルが生じます。

厚生労働省は事業者向けにテレワークの作業環境に関するガイドラインを作成しており、テレワーク時の安全衛生が保たれるようにしています。労働者向けにも「作業時に十分な空間があるか」「作業中に水分補給や休憩ができるか」等の項目を記したチェックリストが用意されているので、活用すると良いですね。

ここでは厚生労働省のガイドラインを参考に、作業環境を整えるポイントを3点ご紹介します。

参考：厚生労働省（自宅等でテレワークを行う際の作業環境整備）

ポイント１）自分の高さに合ったアイテムを用意する

テレワーク中は、パソコンの前に座る時間が長くなります。そのため自分の高さに合わせてイスやデスクを選び、なるべく体への負担を減らしましょう。

おすすめのイスは、高さの調整ができて、ひじ掛けや背もたれが付いたものです。ワークチェアはもちろん、ゲーミングチェアを使うのも良いですね。疲れにくいイスを選ぶことで、快適に仕事が進みます。

足が窮屈にならず、必要なものを十分に配置できる広さのデスクを選ぶのもポイント。こちらも高さ調整の可能なものが良いでしょう。

ノートパソコンを使っている方は、小さい画面を見続けることで目にも負担がかかります。負担軽減のためには、外付けディスプレイを用意するのもおすすめです。

ポイント２）安定性の高いインターネット環境を準備する

これから自宅にインターネット環境を整える方には、通信速度の速い光回線がおすすめです。データ使用量に制限がなく、安定性も高いため安心して利用できます。ただし光回線の利用には開通工事が必要なので、賃貸物件の場合は大家さんに許可をとらねばなりません。外で利用できない点にも注意が必要です。

開通工事を避けたい方には、モバイルWi-Fiかホームルーター型のWi-Fiが良いでしょう。両者の特徴は以下のとおりです。

• モバイルWi-Fi：〇外でも利用できる △通信速度が遅め

• ホームルーター型Wi-Fi：〇通信速度が安定している △家での利用に限られる

テレワークを行う場所や仕事内容に応じて、適した回線を選んでください。

参考：テレワークのネット環境を整備しよう！おすすめネット回線を紹介 | MailMate

ポイント３）ワークスペースとしての環境を整える

テレワークに使う部屋は、以下の環境が望ましいといえます。

• 室温や湿度を調整できる

• 十分な明るさがある（太陽光がまぶしければカーテンやブラインドで防げる）

• 十分なスペースがある

• 窓を開けて、あるいは換気設備を利用して空気の入れ替えができる

• 整理整頓されていて安全である

明るさについては、デスク上の照度が300ルクス以上という目安があります。ただし周囲の明るさとディスプレイの明るさの差が大きいと、目の疲れや生産性の低下につながるので、必要に応じて調整しましょう。

さらに気温や湿度、広さやものの配置を工夫することで、快適な作業スペースが整いますよ。

テレワークのメリット３つ

テレワークを導入することで、さまざまなメリットが得られます。上述した厚生労働省の調査では、実際にテレワークを行った方のうち「生活全体への満足度が上がった」と答えた方は38.1%にも上り、「下がった」と答えた方はわずか5.6%にとどまりました。

ここではテレワークのメリットのなかから、主なものを3つご紹介します。

メリット①通勤時間の削減・通勤ストレスの緩和につながる

自宅で仕事をする場合、通勤する必要がなくなるため、これまで移動にかかっていた時間を有効利用できるようになります。満員電車や渋滞などのストレスから解放されるのも、嬉しいポイントです。企業にとっては交通費の削減にもつながりますね。

また台風などの災害や新型コロナウイルスのような感染症拡大が起こっても、通勤する必要がなければ、通常どおり業務を続けることができます。

メリット②仕事と家庭の両立がしやすくなる

子育てや介護をしている方にとって、遠方でのフルタイム勤務は難しいケースも多いです。その点テレワークが導入されれば、自分の都合に合わせて柔軟に働くことができるため、仕事と家庭の両立がしやすくなります。病気やケガのために通勤が困難な方についても、同じことがいえるでしょう。

同居家族がいない方も、家事や運動、習い事などに使う時間を増やすことができるので、プライベートの充実につながります。テレワークを進めることで、ワークライフバランスの向上が期待できるのです。

メリット③社内のデジタル化が進む

テレワークを行うには、デジタル化を進める必要があります。そしてデジタル化が進むことで、企業には多くのメリットが生まれます。

たとえば社内文書を電子化すれば、必要な書類を検索しやすくなるため、「書類を探す」という無駄な時間を減らすことができます。文書保管もインターネット上で完結するので、ファイルに綴じたり片づけたりする必要がありません。

また会議をWeb上で行うことで、移動にかかる時間や交通費を削減できます。どこからでも参加できるため、参加メンバーの都合も調整しやすくなるでしょう。近年ではオンライン名刺交換ができるツールもあるので、社外の方との商談もWeb上で行うことが可能です。

テレワークのデメリット３つ

テレワークにはさまざまなメリットがある一方、デメリットも存在します。あらかじめデメリットを理解したうえで、対応策を考えておくことが大切です。

ここでは、テレワークが持つデメリットを3点ご紹介します。

デメリット①運動不足になる

家で仕事をしていると外出する機会が減り、運動不足になりやすいです。そのため休憩時間にストレッチや散歩を行うなど、意識的に体を動かすようにしましょう。

快適な環境を整える工夫も必要です。たとえば普通に座っていると腰や太ももに負担がかかってしまう方は、フットレスト（足置き）を使うのがおすすめです。デスクの高さが合わない場合は、モニターアームを利用することで首や肩の負担を軽減できますよ。

さらに長時間の座り作業による腰や肩への負担、代謝の低下などを予防するため、立ったまま作業ができるスタンディングデスクや、気分によって高さを変えられる昇降デスクを使用しても良いでしょう。

デメリット②上司や同僚とのコミュニケーションが不足する

テレワーク中は上司や同僚と顔を合わせる機会がなくなるため、気軽にコミュニケーションをとる機会が失われます。その結果、細かい相談や報告ができなくなって生産性が低下するほか、孤独感を感じやすくなるでしょう。グループで進めているプロジェクトがある場合、他者の進捗状況が見えづらいのも困りますよね。

コミュニケーション不足を解消するためには、ChatworkやSlackなどのチャットツールがおすすめです。こまめな報告や相談、リアクションができるため、密なコミュニケーションがとれるようになります。

よりオフィス環境に近づけるには、バーチャルオフィスツールを利用する方法もありますよ。

デメリット③セキュリティリスクがある

自宅のセキュリティ対策は、オフィスと比べて甘い傾向にあります。情報漏洩などのリスクを減らすためにも、他者と共有のパソコンは使わず、信頼できるネット回線を利用してください。

カフェなどで作業をする方は、「パソコンの画面が周りに見えているかもしれない」という意識を持つことが大切です。私もカフェで他者の画面が見えてしまって目を反らした経験がありますが、機密情報などは公の場で扱わないほうが良いでしょう。特にフリーWi-Fiを利用する場合は、扱う情報を慎重に選んでください。

企業がテレワークを導入するための準備

ここまでは主に従業員向けの環境整備について解説しましたが、企業側にも準備が必要です。十分な準備をせずにテレワークを導入してしまうと、部署間の不公平感や従業員の混乱を招きかねません。

なかでも問題となるのが、「テレワーク中なのに業務によっては出社が必要」というケースです。この問題はツールの導入で解決できる場合もありますよ。

出社せずに郵便物に対応するための方法を考える

テレワーク中の出社理由として多いのが、郵便物への対応です。総務部などの担当者が出社し、郵便物の仕分けを行うところは珍しくありません。

出社せずに郵便物に対応するには、以下3つの方法が考えられます。

• 郵便局に転居届を提出し、転送サービスを利用する

• 郵便私書箱や私設私書箱を利用する

• メールメイトなどのクラウド郵便サービスを利用する

郵便局のサービスは無料で利用できますが、利用条件が細かいので注意しましょう。反対に私設私書箱やクラウド郵便サービスは、利用料金はかかるものの、企業に合った形で導入しやすいのが魅力です。

参考：テレワーク中の郵便物どうする？出社せずに会社の郵便物を受け取る方法！ | MailMate

電子印鑑を活用して業務効率を上げる

書類への押印も、テレワーク中の出社理由として多く挙げられています。日本にはハンコ文化が根付いており、押印によって責任所在を明確にすることや、承認の証を残すことができます。

一方で書類が手元にないと押印できないため、テレワーク中でも押印のために出社する「ハンコ出社」が必要となってしまいます。押印がないために業務フローが滞り、スピーディ―な対応ができないことも多いでしょう。

ハンコ文化を脱却する方法として、以下の2つが考えられます。

• 電子印鑑（電子ハンコ）を利用する

• 電子署名システムを導入する

電子印鑑や電子署名システムを活用すれば、契約書などの書類も電子化が可能です。業務効率もアップしますよ。

社内ルールを整備しておく

テレワーク導入に当たり、就業規則や労働時間が変わることもあるでしょう。そのため事前に社内ルールを整備し、従業員に周知しておくことが重要です。テレワークの進め方やセキュリティ対策については、研修などを行うのも良いですね。

またテレワーク中は勤怠管理がしづらくなるので、「チャットツールやメールで報告する」「ログイン履歴を残す」など、管理方法を定めておく必要があります。勤怠管理システムを利用するのも便利ですよ。

テレワークに必要な環境を整えて快適に仕事をしよう

本記事ではテレワークを行う方に向け、快適なテレワーク環境やおすすめアイテム、必要な準備などをご紹介しました。高さの合ったイスやデスクを用意する、適切なインターネット環境を準備する、室温や湿度を整えるなどして、適切な作業環境を作りましょう。

テレワークにはメリットだけでなくデメリットもあるため、その対応策を考えておくことも必要です。運動不足や体への負担を解消し、必要なツールを導入することで、より良い環境が作れるでしょう。

メールメイトを使えば郵便物のために出社する必要がなくなる

クラウド郵便・メールメイトは、クラウド上で郵便物管理ができるサービスです。

メールメイトの住所に届いた郵便物は、スキャンしてデジタル化されたうえでクラウド上にアップロードされます。プレミアムプランなら開封スキャンサービスが月25件まで含まれており、郵便物の内容までパソコンやスマホから確認することができます。

このようにどこにいても郵便物の内容確認ができるため、郵便物対応のために出社する必要はありません。

クラウド上に保管された文書は、検索や共有、保管がしやすいのもポイント。電子帳簿保存対応のダッシュボードでは、郵便物や請求書を電子メールと同じように扱えるので、操作も簡単です。

さらにアカウントを複数人で共有できるうえ、文書の破棄やコメントなどのアクション履歴が残ります。文書の安全性を保つこともできますね。

完全テレワークの環境を整備するために、ぜひメールメイトをご活用ください。

サービス利用開始から30日間は返金保証が付いているため、初めての方もまず試してみてはいかがでしょうか。

おすすめ記事

• 請求書はPDF形式で送っても良い？｜メリットや注意点を解説