【無料】就業規則に使えるテンプレート５選｜ポイントや注意点も解説

「自社で就業規則を作成するのは義務なの？」

「就業規則を作成するためのテンプレートが欲しい」

「どのように就業規則を作成するか分からない」

こうした疑問や不安を抱えている方には、この記事が参考になるでしょう。

多くの会社には就業規則があり、給与や労働時間、服務規律等が定められています。就業規則は会社と社員間のトラブルを防ぐ役割を果たしますが、ゼロから作成するのは非常に大変です。

そこで本記事では、厚生労働省が提供しているモデル就業規則をはじめ、民間企業や士業の事務所等が提供している無料テンプレートを5つご紹介します。テンプレートを使うことで、スムーズに就業規則の作成が進みますよ。ぜひ活用してください。

就業規則は職場にとってのルールブック

就業規則とは、従業員の労働条件や待遇など、会社の規定を細かく定めたものです。職務によらず会社全体に共通する内容が記されており、従業員が個別に結ぶ労働契約とは異なります。

常時アルバイトやパートタイム労働者を含めて10人以上の従業員がいる事業場は、就業規則の作成義務を持ちます。さらに作成した就業規則は、所轄の労働基準監督署長へ届け出なければなりません。

また就業規則には、以下の法的効力があります。

• 従業員の労働条件を定める

• 従業員の労働条件を変更する

• 労働契約の最低基準を定める

特に労働条件や最低基準を定める際は、労働基準法の条件を下回らないよう注意してください。

就業規則を作成するメリット

上述のとおり、従業員が10人以上の事業所には就業規則の作成義務があります。一方で従業員数が少ない場合も、就業規則を作成することで以下のようなメリットが得られます。

• 職場のルールが明確になる

• 使用者と労働者間の信頼関係が構築できる

労働条件の最低基準については法律で定められていますが、規定が曖昧な部分や会社の裁量に委ねられている部分も多いです。そこを就業規則に記すことで、ルールを明確にすることができます。

また納得できる就業規則があり、それに則った運営がなされていれば、使用者と労働者の信頼関係も強まるでしょう。働き方をめぐるトラブルも減り、安心して働ける職場になるはずです。

就業規則を作成したら従業員への周知を行う

就業規則を作成したら、それを従業員へ周知しなければなりません。全体に周知するためには、書面で交付する、職場に掲示する、あるいはデータ化して社内の共有フォルダに入れておくといった方法が考えられます。いずれかの方法で、いつでも確認できる状態にしておくことが大切です。

労働基準法の第106条では周知義務についての記載もあるため、その義務を怠ると法律違反ならびに罰則の対象となりえます。また就業規則が従業員に周知されていない場合は、その就業規則は法的に無効となる可能性もあるのです。

だからこそ作成した就業規則は労働基準監督署へ提出するだけでなく、従業員への周知もあわせて行いましょう。

参考：厚生労働省 リーフレット

必要に応じて別規定を作成しても良い

就業規則では幅広い内容を扱いますが、以下の項目については別規定を作成するケースもあります。

• 賃金規定

• 退職金規定

• 育児・介護休業等に関する規定

こうした項目は法律に沿った細かい規定が必要となるため、分量が多くなってしまいます。場合によっては就業規則と別規定を分けたほうが、内容の確認・管理がしやすくなるでしょう。なかでも育児・介護休業法は改変が多く、その都度規定の見直しも必要となるので、別規程として作成している会社が多いです。

雇用形態ごとの就業規則を作成する場合もある

会社によっては、アルバイトやパートタイム労働者、有期雇用労働者など、雇用形態ごとに就業規則を定めているケースもあります。雇用形態によって退職金の有無や所定労働日数などの労働条件が異なる場合は、それぞれの就業規則を作成したほうが良いでしょう。

雇用形態ごとの就業規則を作成する際も、必ず就業規則に準ずる形で従業員への周知を行ってください。

就業規則に含める項目

厚生労働省では、全14章から成るモデル就業規則を作成しています。具体的な就業規則の例だけでなく、意義や内容、手続きや周知の方法など、就業規則に関する詳しい説明も記されています。

ここではこのモデル就業規則を基にして、就業規則に記載する内容を解説していきます。

参考：厚生労働省 モデル就業規則

絶対的必要記載事項

就業規則には、必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」が3項目定められています。

• 労働時間：休憩時間、休暇制度 など

• 賃金：賃金計算の方法、支払時期、各種手当 など

• 退職：解雇の事由 など

万が一これらの記載が抜けてしまうと、適正な就業規則ではなくなります。すると就業規則の作成義務違反として、罰金の対象となる可能性があるので注意が必要です。

相対的必要記載事項

「相対的必要記載事項」は、事業場内でルールを定めている場合にのみ記載する項目です。特に定めがない場合は、記載する必要はありません。

モデル就業規則では、以下の7項目が挙げられています。

• 退職手当：退職手当が支給される従業員の範囲、計算方法 など

• 臨時の賃金、最低賃金：ボーナス、結婚祝い金、傷病見舞金 など

• 費用負担：食費補助、家賃補助 など

• 安全衛生

• 職業訓練

• 災害補償

• 表彰・制裁：表彰制度、懲戒処分、懲戒解雇 など

ほかにも事業場の全従業員に適用されるルールがあれば、記載が必要とされています。

任意的記載事項

法律上の義務がなくても、事業場によっては独自のルールを定めている場合があるでしょう。それは「任意的記載事項」として、就業規則に盛り込むことができます。

任意的記載事項には、たとえば次の項目があります。

• 総則

• 副業の可否

• ハラスメント防止策

• 採用や異動のルール：試用期間 など

特に2022年4月に施行されたパワハラ防止法によって、パワハラ対策は会社の義務となりました。就業規則に対応策を記しておくことで、パワハラの防止ならびに改善が見込めるでしょう。

有期契約労働者の無期転換ルールには注意が必要

会社によっては、正社員とは別に有期契約労働者を雇っています。有期契約とは、6カ月や1年などの契約期間が定められた雇用契約のこと。契約社員やパートタイム労働者などの雇用形態において、こうした形をとっている会社も多いでしょう。

2014年には、有期契約労働者の無期転換ルールが定められました。これは同じ使用者のもとで勤続年数が通算5年を超える場合には、契約期間に定めのない「無期労働契約」に転換することができるというもの。もし無期転換後の労働条件に当たる就業規則がない場合は、新たに作成するか、現在の就業規則を変更する必要があります。

【2024年4月～】労働条件に関する明示ルールの改正ポイント

2024年4月、労働条件の明示ルールが改正されました。今回の改正ポイントは、以下の3点です。

• 契約直後の就業場所や業務範囲と、後の異動等で起こりうる変更範囲を明示

• 契約更新回数に上限があるかどうか、ならびにその内容を明示

• 無期転換への申込機会と、無期転換後の労働条件を明示

1点目は全労働者、2点目・3点目は有期契約労働者が対象となっています。これによって無期労働契約へと転換する方も増えると考えられるので、就業規則の整備が必要なのです。

条文作成時は法律の確認も必要

就業規則を作成する際は、労働基準法をはじめ各法律との整合性も重要です。法律で定められた条件を上回る分には問題ありませんが、下回ることはないようにしなければなりません。

ここでは絶対的必要記載事項のなかから、特に注意すべきポイントを3つご紹介します。

労働時間、休憩及び休日について

労働時間には、原則として「1日8時間、1週間に40時間」という定めがあります。さらに1日6時間以上働く場合は45分、8時間以上働く場合は1時間以上の休憩時間も必要です。これを基に勤務時間や休憩時間を設定しなければなりません。休日については、少なくとも週に1回の付与が義務付けられています。

これらの条件をクリアするには、たとえば以下の勤務パターンが考えられます。

• 週休2日制かつ1日あたりの所定労働時間は8時間

• 週休1日制かつ1日あたりの所定労働時間は6時間

• 変形労働時間制

なかでも変形労働時間制については、細かい定めが必要です。わからない部分は専門家等に確認しながら、就業規則を作成してください。

休暇制度について

会社によってはリフレッシュ休暇や慶弔休暇など、特別休暇を導入しているところもあるでしょう。こうした特別休暇については、導入していなくても違法ではありません。

一方で以下の項目は、法律で義務付けられている休暇です。そのため就業規則にも明記する義務があります。

• 年次有給休暇

• 産前産後休業

• 育児休業、介護休業

• 生理休暇

• 裁判員休暇

年次有給休暇は、採用日から6カ月経っており、所定労働日の8割以上勤務している方に10日以上与えられる休暇です。また2019年から、年に10日以上の有給休暇を取得している従業員は、そのうち5日以上を取得することが義務化されました。違反した場合は罰則もあるので、注意しなければなりません。

定年、退職及び解雇について

退職については労働基準法の第89条に記されており、任意退職や契約期間満了による退職、解雇のすべてが該当します。なかでも注意すべきは、従業員が退職を申し出てから退職するまでの期間は2週間という点です。

会社によっては、退職の申し出を1ヶ月前や3カ月前などに設定している場合もあるでしょう。こうした設定をすること自体は決して違法ではありません。就業規則どおりに従業員が申し出てくれれば、引継ぎなどもスムーズに進むかもしれませんね。

ただし法律が優先なので、従業員が「2週間後に退職したい」と言ってきても拒否はできません。これを拒んだ場合は損害賠償請求、慰謝料請求などのトラブルに発展することもありますよ。

就業規則を自分で作る際の手順

就業規則の専門家といえば、社会保険労務士（通称：社労士）です。就業規則は内容が複雑で量も多いため、専門家に依頼したいと考える方もいるでしょう。社労士に依頼すれば手間がかからないうえ、法律に則った就業規則が完成します。ただし安くても数十万円、高ければ100万円近いコストがかかります。

そのため就業規則を社内で作成したいという方や、基本は社内で作成してチェックのみ社労士に依頼したいという方は多いです。ここでは、社内で就業規則を作成する手順を解説します。

１）会社の労働条件を整理する

まずは現在の労働条件、ならびに労務管理上の課題を整理しましょう。雇用形態によって細部が異なるケースも多いので、細かくチェックする必要があります。

もし労働条件に曖昧な部分や労働基準法に沿わない部分があったら、そのまま就業規則に落とし込むわけにはいきません。法令に沿っていることを地道に確認しながら進めるか、社会保険労務士・弁護士などのアドバイスを受けながら進めると良いですね。

２）就業規則の原案を作成する

労働条件の整理ができたら、いよいよ就業規則の原案を作成します。一から作るよりも、インターネット等で見つけたテンプレートやひな形を活用すると効率的です。

就業規則には書式や枚数、章立て等の決まりはありません。ただし絶対的必要記載事項と相対的必要記載事項については、漏らさず記載する必要があります。

３）従業員の意見を聞く

原案ができたら、労働組合の意見、あるいは従業員代表（労働者代表）の意見を聞きます。従業員代表とは、アルバイトやパートタイム労働者を含めた従業員の過半数を代表する人物のこと。投票や選挙など、民主的に選出する必要があり、会社が指定することはできません。

労働組合や従業員代表から出た意見は、「意見書」として別紙にまとめてください。書式は任意ですが、以下の内容を記載しましょう。

• 日付

• 会社名

• 従業員代表の氏名 または 労働組合名

• 従業員代表の意見

• 代表者の選出方法

事前に従業員の意見を聞くことで、会社側の一方的なルールの押し付けを防ぎ、労使トラブルを回避することが目的です。就業規則の提出時は、意見書も添付してください。

４）労働基準監督署への届出・従業員への周知を行う

就業規則が完成したら、労働基準監督署へ提出します。その際の持参書類は、以下のとおりです。

• 就業規則（変更）届

• 就業規則 ※2部

• 意見書

無事に受付が済んだら、受領印の押された就業規則が返却されます。返却された就業規則は社内に保管し、全従業員への周知を行いましょう。

新しく就業規則を作成する際はもちろん、就業規則を変更した際も同様の手続きをしてください。ただし変更の場合は就業規則の全文ではなく、変更箇所のみ提出すれば問題ありません。

【無料でダウンロード可能】就業規則作成に使えるテンプレート5選

就業規則は取り扱う内容が幅広いうえ表現方法も難しく、社内でゼロから作成するのは非常に大変です。そんな時におすすめなのが、テンプレートを利用する方法です。

厚生労働省のモデル就業規則をはじめ、Web上には無料でダウンロードできるテンプレートがいくつもあります。そこでここでは、使いやすく信頼性の高いテンプレートを5つご紹介します。ぜひ会社にとって使いやすいテンプレートを見つけてください。

①厚生労働省 モデル就業規則｜任意的記載事項も含めた14章で構成されている

• 形式：Word、PDF

• アカウント登録：不要

• 作成方法：空欄を埋めていく

• メリット：テンプレートの信頼性が高い、任意的記載事項にも対応している

モデル就業規則は、厚生労働省が作成しているため高い信頼性があります。会社ごとに設定する部分は空欄となっているため、社内ルールに沿って埋めていけば、法律に則った就業規則が完成します。

全93ページにも上るボリュームがあり、採用や異動について、副業についてなどの任意的記載事項にも対応。ハラスメント防止策についても明記されているので、会社の方針に悩んでいる方は参考にすると良いでしょう。

現在公開されているのは2023年7月版ですが、第9章では「無期労働契約への転換」について取り上げており、労働条件の明示ルール改正にも対応しているので安心です。さらに日本語版だけでなく、外国語版も用意されています。

• ダウンロードはこちら

②freee就業規則｜約20分で就業規則が完成！質問に答えるだけなので簡単

引用：就業規則を無料でかんたん作成 - freee就業規則

• 形式：Word

• アカウント登録：必要

• 作成方法：質問に答えていく

• メリット：20分で就業規則が完成する、就業規則と別規定をあわせて作成できる

freeeは「freee会計」「freee請求書」など、さまざまなクラウドシステムを提供しています。freee就業規則はそのうちの1つで、質問に答えていくだけで就業規則が完成するツールです。

freee就業規則を使えば、就業規則の作成までにかかる時間は約20分。スピーディーな作成が可能です。アカウント登録は必要ですが、就業規則の作成からダウンロード、保管までに料金が発生することはありません。社会保険労務士監修なので、信頼性も高いです。

就業規則だけでなく、賃金規程と育児介護休業規程も作成できます。別規定までまとめて完成するので便利ですね。

• ダウンリードはこちら

③株式会社中央経営／あべ社労士・中小企業診断士事務所｜さまざまな別規程に対応

• 形式：Word

• アカウント登録：不要

• 作成方法：空欄を埋めていく

• メリット：シンプルで使いやすい、別規程のテンプレートも14種類ある

あべ社労士・中小企業診断士事務所では、シンプルかつ使いやすい就業規則のテンプレートを提供しています。ホームページからすぐにダウンロードできて、空欄を埋めていけば就業規則が完成するので手軽です。入退社の手続き、労働時間、休日、懲戒処分などの基本ルールがまとまっています。

正社員向けの就業規則だけでなく、パートタイム労働者向けの就業規則も完備。さらに別規程の種類も豊富で、ハラスメント防止規程やマイカー通勤規程、育児・介護休業規定など計14種類が利用できます。近年増えているテレワークに対応した、在宅勤務規程もありますよ。

• ダウンロードはこちら

参考：あべ社労士・中小企業診断士事務所

④bizocean｜テンプレートの種類が豊富！口コミが見られるのも便利

引用：就業規則01｜bizocean

• 形式：Word、Excel

• アカウント登録：必要

• 作成方法：空欄を埋めていく

• メリット：テンプレートの種類が多い、ユーザーの口コミを見られる

bizocean（ビズオーシャン）には、30,000種類を超えるビジネス向けの書式テンプレートがあります。アカウント登録は無料ですが、テンプレートによって料金はさまざま。とはいえ無料で使えるテンプレートが多く、就業規則だけでもパートタイム労働者向け、小規模介護事業者向けなど、多くの種類があります。意見書のテンプレートもありますよ。

「細部まで明記されていて助かった」「参考になった」など、ユーザーの口コミが見られるのも大きなポイント。人気のあるテンプレートや、評価の高いテンプレートも一目でわかります。第三者の評価があれば、テンプレートを選ぶ際の参考になるでしょう。

• ダウンロードはこちら

⑤マネーフォワード クラウド給与｜就業規則以外にも多くのテンプレートを提供

引用：人事・労務テンプレート集 | マネーフォワード クラウド給与

• 形式：Word

• アカウント登録：必要

• 作成方法：空欄を埋めていく

• メリット：別規程の種類が豊富、就業規則以外のテンプレートも多い

マネーフォワードクラウド給与は、給与計算の効率化に役立つクラウドシステムです。給与だけでなく、「マネーフォワードクラウド請求書」「マネーフォワードクラウド勤怠」など多様なサービスを提供しているので、会社に導入しているという方もいるでしょう。

就業規則テンプレートは1種類ですが、別規程はハラスメント防止規程、副業・兼業規程、懲戒規程など種類が豊富。なかにはWord版だけでなくExcel版が使えるものもありますよ。就業規則以外にも多くのテンプレートがあるので、さまざまな場面で利用できます。

• ダウンロードはこちら

業種別のテンプレートを利用するのもおすすめ

業種によっては文言が適さなかったり、働き方が大きく違ったりと、一般のテンプレートでは対応できない部分もあるかもしれません。そんな時は、業種別のテンプレートを利用するのがおすすめです。

特に製造業や飲食業、金融業や小売業は、厚生労働省からも就業規則の解説が出ています。医療機関にとっては、一般社団法人 山口県医師会のモデル就業規則などが参考になるでしょう。

参考：厚生労働省 モデル就業規則と解説（飲食業）

テンプレートを利用する際の注意点

テンプレートを利用することで、スムーズかつ効率よく就業規則を作成できます。ただしテンプレートの空欄を機械的に埋めていくだけでは、適切な就業規則は完成しません。

ここでは、テンプレートを利用する際の注意点を2つご紹介します。

１）会社の実情に合わせる

会社によって業務形態や職員構成は異なりますし、それぞれに独自のルールもあるでしょう。テンプレートは便利ですが、汎用性を重視した作りであるため、個々の実情にそぐわない場合があります。そのため空欄を埋めていくだけでは、適切な就業規則は完成しません。

だからこそテンプレートを利用して就業規則を作成する際は、条文ごとに目を通し、実情に合っていない部分は適宜修正が必要です。

２）法改正に合わせる

テンプレートを利用する際は、最新の法律に対応していることを確認しましょう。古いテンプレートは法改正に対応しておらず、そのまま使用すると必要項目が抜けてしまう恐れがあります。いつ作られたテンプレートなのかチェックしておくと良いですね。

また就業規則を作成した後も、法改正が行われると条文の変更が必要になるかもしれません。「1度作成したから大丈夫」と考えずに、定期的に見直しをするようにしましょう。

就業規則はテンプレートを活用して効率よく作成しよう

本記事では就業規則を作成する方に向け、おすすめの無料テンプレートを5つご紹介しました。あわせて就業規則の記載項目、作成手順等、テンプレート利用時の注意点も解説しています。

就業規則は会社と従業員間のトラブルを防ぎ、信頼関係を維持するために重要な書類の一つです。ただし不適切な就業規則では法的効力を持たないうえ、会社は就業規則の作成義務違反として罰則対象になってしまいます。

そこでテンプレートを活用すれば、絶対的必要記載事項の抜け漏れを防ぐことができます。ゼロから作成する場合と比べて、負担も減らせるでしょう。ぜひテンプレートを活用し、効率よく就業規則を作成してください。

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