請求書管理の効率化事例まとめ！手作業の課題を解決しペーパーレス化を実現する方法

月末月初に集中する請求書の発行や受取業務において、手作業による入力や確認作業に追われていませんか。紙や電子データなどさまざまな形式の請求書が混在し、処理方法が煩雑化することで、多くの経理担当者が残業を余儀なくされています。

本記事では、手作業の限界を感じている方に向けて、請求書管理システムを導入して作業時間や人件費を大幅に削減した企業の成功事例を詳しく解説します。

紙の請求書を丸投げできる画期的なクラウドサービスや、自社に合うシステムの選び方、会計ソフトとの連携メリットなど、経理業務のデジタル化を成功させるポイントを網羅しました。他社の具体的な導入事例を参考に、自社の課題を解決する最適な方法を見つけていきましょう。

請求書管理システムの導入で作業時間が削減された事例を紹介

請求書管理システムを導入した企業の多くは、印刷・封入・郵送といった手作業から解放され、作業時間を最大80%〜90%削減することに成功しています。

こちらの項目では、実際にシステムを導入して経理業務の課題を解決した企業の事例を解説します。電子請求書発行システムなどを活用することで、どのような導入効果が得られたのか、具体的な数字とともに見ていきましょう。まずは各社の実績をまとめた表をご確認ください。

会社名	導入前の課題	導入効果（削減実績）
株式会社マンダム	年間1,400時間の作業負担	年間の作業時間を約9割（1,260時間）削減
キャディ株式会社	月間30〜40時間の処理工数	処理時間を3〜4時間（1/10）に短縮
株式会社プレジャーキャスト	担当者の残業が常態化していた	担当者一人あたり月10〜15時間の残業削減
カルビー株式会社	500名以上による紙の処理	全拠点の紙の使用量を90％削減し、生産性向上
大和無線電機株式会社	発送作業に多くの時間を奪われていた	発送作業に費やしていた月約7時間を削減
GMOソリューションパートナー株式会社	紙の処理による業務のブラックボックス化	作業時間を月間約10時間削減し業務を可視化

作業時間と残業の削減に成功した事例

システムの導入により、請求書の作成から送付までの工程が自動化され、大幅な作業時間の短縮が実現しています。

株式会社マンダムでは、年間1,400時間かかっていた請求書業務をシステムの導入により約9割削減することに成功しました。

また、製造業DXを推進するキャディ株式会社では、従来30〜40時間かかっていた月間の処理時間を1/10の「3〜4時間」まで短縮し、残業削減と業務の標準化を同時に達成しています。

郵送費や人件費などのコスト削減に成功した事例

請求書の電子化は、これまで当たり前のようにかかっていた印刷代や切手代などの物理的なコストを劇的に引き下げます。

大和無線電機株式会社においては、システムの導入によって発送作業に費やしていた時間を月約7時間削減しました。紙の請求書を印刷し、折って封入し、投函するといった一連の作業は、目に見える経費だけでなく、見えない人件費を大きく消費します。

電子請求書をメールやシステム経由で送付する仕組みを整えることで、これらのコストカットが実現し、企業の利益率向上が期待できるのです。

ペーパーレス化が実現された事例

ペーパーレス化の推進は、物理的な保管スペースの削減だけでなく、業務プロセスの透明性を高め、働き方の多様化を後押しします。

GMOソリューションパートナー株式会社は、電子請求書発行システムを導入後、請求書発行にかかる作業時間を月間で約10時間削減しました。単に時間を減らしただけでなく、紙の帳票をなくすことでペーパーレス化を推進し、業務効率を飛躍的に向上させています。

また、カルビー株式会社では、全国の拠点で受領する年間約6万2,000件の請求書をシステムでデジタル化しました。これにより、経理関連業務で扱う紙の総量を約90％削減し、500名以上の担当者が紙の処理のために出社する必要がなくなるなど、働き方の多様化も後押ししています。

紙の請求書は、誰がどこまで処理を進めたのかが分かりにくく、業務が属人化しやすいというデメリットがありました。しかし、帳票データをシステム上で一元管理することで、業務の可視化が実現します。

請求漏れや入金遅延の確認が画面上で容易になり、テレワークなど多様な働き方にも対応できるようになりました。結果として、企業のデジタル化を力強く牽引しています。

手作業による請求書管理の限界と課題

手作業による請求書業務は、経理部門にとって人的ミスの誘発や多大な作業負担という見えないリスクを抱えており、企業の成長を妨げる要因となっています。

多くの企業が請求書の手作業に多大な時間を費やしており、業務の効率化は急務と言えるでしょう。現状の経理部門では、紙やメール、PDFデータなど処理形式の混在による煩雑化が大きな課題です。とくに、手作業によるエクセル(Excel)への入力や封入作業は、ヒューマンエラーが発生しやすい環境を作り出しかねません。

さらに、紙の請求書は紛失リスクが高く、慎重な対応が必要不可欠。保管方法が煩雑化しやすく、ファイリングや保管スペースの確保にかかるコストも無視できません。

総務省の「令和7年版 情報通信白書 」によると、日本企業のデジタル化は主要先進国から遅れをとっており、推進するうえでの課題として多くが「人材不足」を挙げています。間接部門である経理業務のデジタル化の遅れは、人件費の増大や生産性の低下につながり、結果的に経済的損失を生み出す背景となっているのです。

紙と電子の請求書を一元管理！「MailMate」の機能を紹介

「MailMate」は、紙の請求書から電子データまであらゆる形式の請求書をダッシュボードに集約し、AIによる自動データ抽出で経理業務を劇的に効率化するクラウドサービスです。

手作業のリスクを完全にゼロにし、ペーパーレス化を推進したいのであれば、あらゆる形態の請求書を一元管理できる「MailMate」の導入が有効です。

取引先から送られてくる請求書をダッシュボードに集約し、面倒な入力作業をAIが代行します。MailMateには、利用者の環境に合わせた便利なシステムが備わっています。

• アプリでスキャン→アップロード：MailMate専用アプリで紙の請求書をスキャンし、簡単にアップロードできます。

• MailMateへ直接郵送（代行受取）: 会社宛ての郵便物をMailMateの施設へ転送し、スタッフが代わりに開封・スキャンを行います。

• ダッシュボードへ直接アップロード: すでにPDFデータ化されている電子請求書を、パソコンから手動で登録します。

• メールの自動転送機能: メールに添付された請求書を、専用アドレスに転送して自動でアップロードします。

データがアップロードされると、AIが重複を自動検出し、取引先名や金額、勘定科目などの請求データを正確に抽出します。

さらに、レポート作成や検索、社内での共有機能も充実しているため、月次決算の手続きをスムーズに進めることが可能です。紙の処理に縛られない柔軟な働き方を実現し、経理部門の負担を劇的に軽減します。

請求書の管理をデジタル化するメリット

請求書管理のデジタル化は、ヒューマンエラーの削減、コスト削減、そして会計ソフト連携による業務プロセス全体の自動化という3つの大きなメリットをもたらします。

こちらの項目では、導入事例を裏付けるシステム導入のメリットについて解説します。請求書の電子化や管理システムの活用は、ただ作業を楽にするだけでなく、事業運営の基盤を強化するための重要なステップです。

コスト削減については前述の事例の通りですが、それ以外にも業務の正確性と連携性に大きな恩恵があります。具体的な効果を2つの視点から掘り下げていきましょう。

手作業によるヒューマンエラーの防止

業務プロセスの自動化により、手入力によるミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを効果的に減少させることができます。

請求書の発行業務や受取後の支払明細の作成などは、手作業によるヒューマンエラーが発生しやすい領域です。エクセルへの打ち間違いや、金額の桁間違いは、取引先からの信用問題に発展しかねません。

システムを導入することで、請求データの作成から送付、入金管理までが自動化されます。正確なデータがそのまま反映されるため、人為的な入力ミスを排除することが可能です。また、ステータス管理機能によって業務の可視化が実現し、請求漏れや支払いの遅延を瞬時に把握できます。これにより、経理部門の精神的なストレスが軽減され、より確実な業務運営が可能になるでしょう。

会計ソフトとの連携による業務効率化

請求書管理システムは会計ソフトとの連携機能を備えているほか、仕訳データの自動入力など、経理業務全体の効率化に大きく貢献する機能を持っている物がほとんどです。

実際、多くの請求書発行システムや受領ツールが、既存の会計ソフトとのシームレスな連携に対応。システム上で処理された請求書データは自動的に仕訳データへ変換され、会計ソフトへ同期される仕組みです。

この連携により、同じ数字を二重に入力する手間が省けるのは大きなメリットと言えるでしょう。月次決算時の集計作業がスピーディーになるだけでなく、手作業に起因する転記ミスの防止にもつながります。また、入金消込作業なども一貫して行えるため、企業全体の資金繰り管理をより正確かつ迅速に行うことが可能です。

自社に合う請求書管理システムを選ぶポイント

システム選びでは、自社の請求書の送受形式（紙か電子か）、既存の会計ソフトとの連携性、そして法対応（インボイス制度・電子帳簿保存法）が可能かを基準に選定することが重要です。

他社の導入事例集を見ても、業種や規模によって最適なサービスは異なります。自社に導入すべきシステムを見極めるためには、まず現在の業務における最大の課題が「発行」なのか「受取」なのかを明確にすることが大切です。とくに取引先から送られてくる形式が、紙のままなのか、PDFなどの電子データなのかによって、必要な機能が変わってきます。

また、導入済みの会計ソフトや販売管理システムとスムーズに連携できるかどうかは、効率化の鍵を握る重要な要素です。

さらに、忘れてはならないのが法的要件への対応です。電子帳簿保存法は、請求書の記載要件や保存方法に厳格なルールを定めており、インボイス制度などの新たな法律にも適応したシステムを選ばなければなりません。これらのポイントを押さえ、無料トライアルなどを活用しながら自社の運用に最もフィットするツールを選定してください。

請求書管理に関するよくある質問（FAQ）

請求書管理に関する疑問として、具体的な業務内容や法律で定められた保管期間、そして電子データ化の義務付けなどが多く寄せられています。

請求書のデジタル化を進めるにあたって、経理担当者からよく挙がる質問にお答えします。

Q: 請求書管理の仕事内容とは何ですか？

A: 請求書の発行側としては、請求金額の計算、帳票の作成、送付、そして期日通りの入金確認（消込）などを行います。受取側としては、届いた請求書の内容確認、社内での承認手続き、支払い処理、そして法律に基づいたファイリングと保管業務など、多岐にわたる作業が含まれます。

Q: 法人の場合の請求書の保管期間は？

A: 法律上、法人の場合の請求書の保管期間は、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間と定められています。紙で保管する場合は、この長期にわたる保管スペースとファイリングの手間が大きな負担となります。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

Q: 電子請求書は義務化されるのですか？

A: 電子請求書の発行自体は義務ではありません。しかし、電子帳簿保存法の改正により、「電子データ（メール添付のPDFやシステム経由など）で受け取った請求書は、電子データのまま所定の要件を満たして保存すること」が義務化されています。そのため、実質的にシステムの導入が急務となっています。

「請求書管理 事例」まとめ

請求書管理のデジタル化は、企業のコスト削減と生産性向上に直結します。手作業の限界を感じたら、紙も電子も一元管理できるシステムで経理の負担を減らしましょう。

本記事では、請求書の管理に課題を抱える企業に向けて、デジタル化のメリットや成功事例を解説しました。以下に重要なポイントをまとめます。

• 手作業の請求書業務は、時間的コストと人的ミスのリスクが非常に高い。

• システム導入により、作業時間を80%以上削減できた企業が多数存在する。

• 累計導入社数が増加している背景には、電子帳簿保存法などの法対応の必要性がある。

• 自社に合ったシステム選びは、既存の会計ソフト連携と受発注形式の確認が鍵となる。

とくに受取側の課題として、「取引先から送られてくる大量の紙の請求書」にお悩みであれば、MailMateのような代行受取とAIデータ化を組み合わせたサービスが最適です。手作業による煩わしい手続きから解放され、より付加価値の高い業務に専念できる環境を構築してみてはいかがでしょうか。