請求書をデジタル化するメリットは？デジタル化の手順や注意点も解説

「請求書の管理はデジタル化したほうがいいの？」

「請求書の印刷や郵送に時間がかかるのを何とかしたい」

「電子請求書への切り替えには何が必要？」

この記事では、こんな悩みを解決していきます。

請求書は企業間の取引を証明する重要書類であり、適切な管理が求められます。この時、管理方法をデジタル化すれば、大量の請求書を効率よく扱うことができるはず。ところがデジタル化についてよくわかっておらず、デジタル化が進んでいない企業は少なくありません。

そこで本記事では、請求書管理をデジタル化するメリットやその手順、注意点を解説します。デジタル化に役立つおすすめシステムもご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

請求書のアナログ管理に伴う4つの課題

近年では、企業におけるペーパーレス化・デジタル化が進んでいます。一方で請求書に限らず、紙の書類を手作業で管理している企業は多いもの。なかには「紙の書類のほうが安心する」「データだけでやり取りするのは不安」と感じている人もいるでしょう。

ところが請求書のアナログ管理には、作業時間やコストの増大、ヒューマンエラーの発生など、さまざまな課題が付きものです。そして課題を解決するには、デジタル管理への切り替えが必要になります。

まずは請求書をアナログ管理することに、どんな課題があるのか見ていきましょう。

課題１）一連の作業に手間や時間がかかる

紙で請求書の作成・郵送を行うには、以下の工程を踏まなければなりません。

1. 請求書を作成する

2. 作成した書類を印刷する

3. 宛名書きや封入を行う

4. 切手を貼って郵送する

1枚の請求書を送るまでに、これだけの手間と時間がかかります。書留で送る場合などは、郵便局に行く手間も加わりますね。

一方で紙の請求書を受け取った場合は、封筒を開けて中身を確認し、ナンバリングしてファイルに綴じる作業が必要です。つまり紙で請求書を発行すると、発行側・受領側の双方に負担がかかるといえます。

課題２）コストがかかる

請求書をアナログ管理していると、実はコストもかかります。たとえば請求書の発行側には、用紙代・インク代などの印刷費や、封筒代・切手代などの郵送費がかかるでしょう。

そして請求書の受領側には、保管用のファイル代や保管スペース代などがかかります。こうしたコストは、一つひとつは少額でも、重なるとそれなりの金額になります。

課題３）ヒューマンエラーが発生しやすい

人の手で管理業務を行っていると、どうしてもヒューマンエラーが発生しやすくなります。よくある例は、入力ミスや計算ミス、支払い漏れなど。こうしたミスは取引先との信頼関係に影響を与えるため、できる限り避けなければなりません。

ヒューマンエラーを防ぐには、チェック体制を整えることが重要です。ただ、ダブルチェック・トリプルチェックを行っていると、ミスを減らすことはできますが、業務スピードはダウンするでしょう。アナログ管理のままでは、速く正確な処理を行うのが難しいところです。

課題４）テレワークが進まない

近年ではテレワークを導入する企業も増えていますが、それには請求書管理のデジタル化が不可欠です。紙の請求書を手作業で管理している場合、担当者は出社しないと請求書を見ることができず、テレワークが進みません。そして社内でテレワークをする人・出社する人に分かれてしまうと、不平等感につながって社員のモチベーションにも影響します。

また請求書の承認に印鑑を使っている場合も、テレワークには向きません。その理由は、押印するためには出社して直接請求書に触れねばならないため。ハンコ文化を脱却し、デジタル化を進めてこそ、テレワーク環境を整えることができるのです。

書類のデジタル管理を進めた電子帳簿保存法の改正内容とは

2022年に電子帳簿保存法が改正され、2024年1月1日以降に電子取引で受領した書類は、電子データとして保存することが完全義務化されました。これまでのようにデータを印刷して紙で保存することができなくなったうえ、違反時の罰則も設けられたのです。

そのため電子帳簿保存法の改正は、多くの企業で書類のデジタル管理を進める結果となりました。

さらに電子帳簿保存法では、電子データの保存要件についても定められています。ここでは、電子取引とスキャナ保存における保存要件について解説していきます。

電子取引の保存は真実性の確保・可視性の確保がポイント

電子取引した書類は、電子データの状態で保存することが重要です。ポイントは、データの改ざんを防ぐ「真実性の確保」と、第三者が情報を確認するための「可視性の確保」。具体的なルールは、次のとおりです。

• タイムスタンプを付与する、または編集履歴の残るシステムを使う

• データ確認のためにディスプレイやプリンタなどを用意する

• 取引日・取引金額・取引先の三要素で検索できるようにする

なおタイムスタンプの代わりに、改ざん防止規程を策定し、運用・備付けを行っても問題ありません。また3つめの検索要件を満たすには、ファイル名を「20260401（取引日）_200000（取引金額）_A商店（取引先）」とするだけでも十分ですよ。

参考：電子取引データを適切に保存できていますか？｜国税庁

スキャナ保存は入力期間が限られているので注意

紙の書類は紙のまま保存しても良いですし、スキャナ保存も可能です。ただし以下のように、入力期間に制限があります。

• 書類の作成日または受領日から、7営業日以内に保存する

• 企業における業務処理サイクル期間の経過後、7営業日以内に保存する

前者は早期入力方式、後者は業務処理サイクル方式と呼ばれており、業務処理サイクル方式の場合は最長2ヶ月が目安です。

そのうえで、読み取り精度等に関する要件も定められています。

• 解像度は200dpi以上

• 読み取り階調は赤・緑・青それぞれ256階調以上

• タイムスタンプの付与

• 検索機能の確保　など

ほとんどが一般的なスキャナであれば満たせる要件ですが、事前に確認しておきましょう。

参考：はじめませんか、書類のスキャナ保存｜国税庁

請求書の電子化を進める3つの方法

請求書の電子化が進めば、電子帳簿保存法にも対応しやすくなりますし、アナログ管理に伴う課題の解決にもつながります。請求書の電子化とは、請求書を紙ではなく電子データとして発行し、電子データのまま送付・保存を行うこと。このデータは「電子請求書」「Web請求書」などと呼ばれます。

請求書を電子化してデジタル管理を進めるには、大きく3つの方法があります。

１）PDFデータをメールでやり取りする

最も手軽なのは、請求書のPDFデータを作成してメールに添付する方法です。WordやExcelで作った請求書は、PDFドキュメントとしてエクスポートすることで、簡単にPDFデータへ変換できます。WordやExcelの状態で送付するとレイアウトの崩れや誤編集を招くリスクがあるので、必ずPDF化してから送りましょう。

また安全に請求書を送るためには、以下の2点に注意が必要です。

• 送る前に宛先を確認する

• パスワードを付与する

送り先の間違いは情報漏洩につながるので、ダブルチェックしてから送ると安心です。また不正アクセスのリスクを下げるためにも、相手にパスワードを伝える際はメールを別送してくださいね。

２）クラウドストレージで共有する

クラウドストレージとは、インターネット上でデータの保存や管理、共有ができるツールです。主なサービスにはGoogle DriveやDropbox、OneDriveなどがあり、メール添付が難しい大容量のデータや、大量のデータを送る際に使われています。

クラウドストレージを使った共有方法は、次のとおりです。

1. 電子請求書を作成し、クラウドストレージ上に保存する

2. 保存した請求書データのURLを取引先へ伝える

3. 取引先がクラウドストレージにアクセスし、データをダウンロードする

クラウドストレージには無料で使えるものが多く、導入しやすい点がメリット。ダウンロード期限や編集権限などを設定できるのも便利ですよ。

３）請求書発行・受領システムを活用する

「クラウド請求書発行システム」「請求書受領システム」「請求書管理システム」など多くの呼び名がありますが、近年ではクラウド上で請求書の送付や受領、管理のできるシステムが増えています。

こうしたシステムは、請求書を電子化できるだけでなく、請求業務の効率化もできるのが大きな魅力。主な機能には、たとえば以下があります。

• 電子請求書の作成・送付

• 電子請求書の受領

• 電子請求書の保存・管理

• 入金管理／支払管理

• 仕訳作成

• レポート作成

• 会計システム等との連携　など

システムによって、作成・発行に特化したものや受領に特化したもの、多機能なものまでさまざまな種類があります。そのなかから、企業に合ったものを選ぶことが重要です。

請求書を電子化するメリット

電子化された請求書は、インターネット上でやり取りできるのが大きな特徴です。また紙の請求書を郵送する場合と、電子請求書をシステム経由で送付する場合の違いは、以下のとおりです。

	紙の請求書を郵送する場合	電子請求書をシステムで送る場合
送付手順	請求書の作成→印刷→封入→郵送	請求書の作成→送付
送付コスト	印刷費、郵送費（人件費）	システムによる
受領までの時間	長い	即時
修正対応	再郵送する時間がかかる	即日対応も可能
テレワーク	難しい	可能

このとおり電子請求書には、発行側・受領側それぞれにとってさまざまなメリットがあります。詳しく見ていきましょう。

【発行側】業務効率化やコスト削減につながる

発行側のメリットは、請求書を電子化することで業務効率化につながる点です。紙の請求書のような印刷や封入作業は不要でボタン一つで簡単に送付できますし、請求書に誤りがあって修正が必要になった場合も、素早く修正して再送付することが可能です。早ければ即日対応もできるでしょう。

また電子化することで、コストを削減できるのも大きなメリット。印刷費や郵送費はもちろん、郵送作業にかかっていた人件費も削減することができます。ただしシステムによっては、毎月の利用料金がかかるため注意してくださいね。

【受領側】待ち時間の短縮やテレワークの導入が進む

受領側にとっても、請求書を電子化するメリットは大きいです。郵送の場合は、請求書の送付から受領までおよそ2〜3営業日かかりますが、電子請求書ならこのタイムラグがほとんど発生しません。早く請求書が届けば、それだけ余裕を持って対応することができるでしょう。

インターネット環境さえあれば、どこにいても請求書を受領できるため、テレワークの導入も進みます。社内の働き方改革にもつながりますね。

請求書を電子化するデメリット

請求書を電子化するメリットは大きいものの、デメリットも０ではありません。あらかじめデメリットを知って対策を練っておくと、スムーズに電子化を進められます。

発行側・受領側の双方に共通するデメリットが、セキュリティリスクの問題です。インターネット上で情報を扱うため、情報漏洩やサイバー攻撃などのリスクはなくなりません。できるだけ信頼のおけるシステムを選び、従業員向けのセキュリティ研修なども取り入れるとよいでしょう。

そのほか、発行側・受領側それぞれのデメリットも見ていきます。

【発行側】業務フローの変更や取引先への通知が必須

請求書を電子化するには、社内の業務フローを見直し、整備する必要があります。その際に進め方や担当者が変わることもあるため、場合によっては従業員の反発を招きかねません。それを防ぐためには、あらかじめ社内へ告知を行い、電子化する目的やメリット、進め方を丁寧に伝えておきましょう。

取引先に対しても同様に、事前に通知することが重要です。取引先との関係にもよりますが、「電子化します」と一方的に伝えるのではなく、電子化する理由や取引先にとってのメリットも説明しながら、丁寧に伝えると受け入れられやすいですよ。

具体的な通知文例

請求書を電子化する理由の説明としては、たとえば以下が挙げられます。

• 電子帳簿保存法への対応のため

• 環境負荷の軽減のため

• 郵便料金改定に対応するため　など

具体的に説明することで、取引先の理解を得やすくなるでしょう。

また自社にとってのメリットだけでなく、以下のように取引先にとってのメリットを挙げることも大切です。

• 請求書の発行から受領までの時間が短くなる

• 過去の請求書の検索がしやすくなる

• ファイリングなどの手間が不要になる

• SDGsへ貢献ができる　　など

取引先にとってのメリットを明文化することで、前向きな対応が期待できます。

【受領側】電子化までの下地作りが大変

電子請求書を受領する側は、電子化を受け入れるための下地作りが大変です。まず電子帳簿保存法の要件を満たすため、社内の環境を整えなければなりません。必要なシステムの導入や操作マニュアルの設置など、やるべきことをリスト化しておくと抜け漏れなく準備できるでしょう。

そして社内に対しても、電子化する旨の周知が必要です。あわせてシステムの使い方や情報の扱い方について通知を出す、研修を行うなどの対応も求められます。

スキャナ保存するメリット・デメリット

紙の請求書は紙のまま保存しても構いませんが、あえてスキャナ保存するメリットは次のとおりです。

• 電子請求書と一元管理できる

• 原本を破棄できる

• 社内のペーパーレス化が進む

スキャナ保存によって、請求書データを一カ所にまとめられるので、請求業務を効率化できます。また保存要件を満たしていれば原本破棄もできるため、紙の請求書をファイリングする手間や保管場所の確保が不要になります。

一方でデメリットは、保存要件を満たすための準備が大変な点。一定以上の性能を持ったスキャナやパソコン、プリンタなどの設備が必要なので、初期投資が高くなる可能性があります。さらに社内における管理ルールの見直しや改正も必要ですよ。

請求書の電子化を進める手順

企業にとって、請求書の電子化は大きな変化となります。そのため急に電子化を始めても、従業員や取引先が付いていけずに、混乱の元となるかもしれません。

スムーズに請求書の電子化を進めるなら、手順をきちんと踏むことが大切です。ここでは電子化を進める4つの手順を、順に解説していきます。

１）社内の現状を把握する

まずは社内における請求書管理の業務フローを確認し、現状を把握するところから始めましょう。そのなかで非効率な部分や改善が必要な部分を洗い出し、電子化する目的を明確化します。

たとえば次のような課題が見つかるのではないでしょうか。

• 毎月同じ内容で請求書を作成し直さなければならない

• 手作業で請求書管理をしているので、時間がかかる

• 請求書のチェック体制に漏れがあり、ミスが起きやすい

• 経理担当者のテレワーク環境が整っていない

企業にとって「請求書の電子化」は目的でなく、課題解決のための手段です。課題や目的意識を明確にしておき、電子化がゴールとはならないようにしましょう。

２）取引先の合意を得る

取引先との信頼関係を守るためにも、事前に案内文を送付し、取引先の合意を得る必要があります。案内文を出すタイミングは、電子化に切り替える2ヶ月前が目安。情報の行き違いを防ぐため、後から見返せるメールや手紙などで送ってください。

案内文に記載すべき項目には、以下があります。

• 請求書を電子化する理由

• 請求書を電子化するメリット

• 電子化への切替スケジュール

• 請求書の具体的な送付方法

• 電子化した請求書を発行する方法

• 問い合わせ先

請求書の送付方法は、「PDFデータをメールに添付して送付する」「〇〇サービスを利用する」など、具体的に記載しましょう。取引先の不安や抵抗感を和らげるには、方針を明確に伝えることが重要です。

３）法制度への対応を進める

請求書の電子化を進めるなら、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応が重要です。電子帳簿保存法では、電子取引・スキャナ保存のそれぞれに対して保存要件が定められています。要件を満たすためには必要な設備やシステムを整え、ファイル名の付け方も工夫しましょう。

またインボイス制度は、事業者が消費税を正確に納めることを目的として、2023年10月1日にスタートしました。

引用：インボイス制度について｜国税庁

インボイスには、必ず記載すべき項目が定められています。要件を満たせば手書きでもインボイスとして認められますし、要件を満たさなければインボイスとして扱えません。

請求書を電子化する際は、必ずインボイスに対応しているシステムを選びましょう。

インボイス（適格請求書）の記載項目

インボイスには、以下の項目について記載必須です。

• 交付先の氏名（名称）

• 発行元の名称・登録番号

• 取引年月日

• 取引内容　※軽減税率対応品目はその旨記載

• 8%対象・10%対象それぞれの総額と適用税率

• 8%・10%それぞれの消費税額等

インボイスを発行する場合は不備がないようにするべきですし、受け取る側は要件を満たしているかチェックしなければなりません。なおインボイスは、発行側・受取側のどちらにも7年間の保存義務があります。

４）企業に合ったシステムを選ぶ

請求書を電子化するシステムには多くの種類がありますが、より導入効果を高めるためにも、企業に合ったシステムを選ぶことが大切です。選ぶ際のポイントとなるのは、たとえば以下の3点です。

• 社内の課題を解決し、目的を達成するための機能があるか

• 利用料金は予算内に収まるか

• 既存の会計システム等との連携はできるか

それに加えて法対応ができているか、セキュリティは信頼できるか、運用中のサポート体制はどうなっているのか等、確認しておくと安心です。利用者の口コミや導入事例も参考になりますよ。

請求書の電子化を進める際の注意点

請求書の電子化とは、単にシステムを導入することではありません。スムーズに電子化を進めるには、あらかじめ準備しておくべき点や、対策を考えておくべき点があります。

ここでは3点ご紹介するので、電子化を進める際には注意してください。

１）新しい業務フローを明確にする

請求書を電子化すると、必ず従来の業務フローと変わる部分が出てきます。現場の混乱を防ぐためにも、電子化した時の業務フローを明確にしましょう。

たとえば請求書が届いた時に「上司の押印・承認をもらう」というプロセスがある企業は、それをどう電子化するか考えておかなければなりません。承認機能の付いた請求書管理システムを使う、電子印鑑や電子署名を活用するなどの方法が考えられますが、いずれかをルールとして定めておくとよいですね。

業務フローの変化が大きい場合などは、一気に電子化を進めるよりも、段階的に移行していくほうがスムーズに進むこともあります。

２）紙と電子の併用を想定する

請求書を電子化するのは、あくまでも自社の方針です。そのため電子化のメリットを伝えたとしても、引き続き紙の請求書を希望する取引先があるかもしれません。それを見込んで、初めから紙と電子の請求書を併用する想定をしておくことも大切です。

ただし紙の請求書は紙のまま、電子請求書はデータのままで管理するのでは、管理の手間だけが増えてしまいます。紙の請求書をスキャナ保存して電子請求書と一元管理する、紙で受領した請求書を自動でデータ化してくれるシステムを導入するなど、効率よく管理できる方法を考えておきましょう。

３）予期せぬトラブルが起きた時の対策を練る

請求書を電子化するということは、インターネット環境がないと請求書の送付・受領ができないということでもあります。そのため万が一通信障害が起こった時や、使っているシステムに不具合が発生した時のことを考え、事前に対策を練っておく必要があります。

またデータ紛失のリスクを避けるためには、定期的なバックアップも欠かせません。データの安全性を保つために、ウイルス対策も忘れずに行ってくださいね。

請求書の電子化におすすめのシステム4選

請求書の電子化には、システムの導入が有効です。予算や機能、他システムとの連携などを確認し、企業に合うシステムを見つけてください。

ここでは請求書の受領側におすすめのシステムと、発行側におすすめのシステムを合わせて4つご紹介します。いずれも電子帳簿保存法に対応しているので、安心して利用できるでしょう。

①【受領向け】Mailmate（メールメイト）｜AI技術を活用して請求業務を効率化

引用：MailMateの請求書管理システム

• 初期費用：要問合せ

• 利用料金：要問合せ

• 主な機能：請求書読取、クラウドストレージ、データ抽出、アクション履歴など

メールメイトは、AIを活用した高精度の請求書管理システムです。紙の請求書はメールメイトへ転送すればスキャンしたデータを受け取れますし、自分でアプリを使ってデータ化することも可能です。そのため紙の請求書と電子請求書を、同じクラウドストレージ上に保存できます。

さらにAIによるデータ抽出やレポート作成、重複検出機能が付いており、データの管理も効率化。コメントや共有などのアクション履歴が残るので、セキュリティ面でも安心です。

また請求書作成テンプレートを活用すれば、項目を入力するだけで簡単に請求書が完成します。印鑑画像の挿入もできますし、適格請求書にも対応していますよ。

②【受領向け】楽楽請求｜一目で請求書のステータスがわかる

引用：請求書受領システム「楽楽請求」【公式】

• 初期費用：100,000円＋税

• 月額料金：35,000円＋税～

• 主な機能：請求書の受取代行、請求書読取、支払依頼、振込データ自動生成など

楽楽請求は、請求書受領にまつわる一連の業務を自動化・効率化するシステムです。請求書の形式を問わず自動読取・入力を行うので、手作業を大きく減らせます。また受領状況や承認状況など請求書のステータスが一目でわかるので、対応し忘れるリスクも減るでしょう。

なお楽楽請求はシリーズ展開も豊富で、たとえば請求書発行に便利な「楽楽明細」、経費精算に役立つ「楽楽精算」などがあります。必要に応じて組み合わせて使うのもおすすめです。

③【発行向け】Misoca（ミソカ）｜初期費用・利用料金ともに０円という魅力

引用：請求書作成ソフト - Misoca（ミソカ）

• 初期費用：なし

• 月額料金：無料～

• 主な機能：請求書作成、請求書のメール送付、取引先登録、会計ソフト連携など

Misocaは、登録ユーザー数350万人を超える請求書作成ソフトです。月10枚までの請求書は永年無料で作成できるうえ、それ以上の枚数も1年間は無料で作成可能。無料プランも用意されているので、取引件数が少ないうちはコストをかけずに利用できますよ。

さらに有料プランなら、オプションで請求書の郵送にも対応しています。つまり社内では電子請求書を発行しつつ、取引先へは紙の請求書を届けることができるのです。電話やメール、チャットなどサポート体制が整っているのも安心ですね。

④【発行向け】freee請求書｜機能に応じた3つのプラン設定がある

引用：freee請求書｜電子請求書発行システム

• 初期費用：0円

• 利用料金：無料～

• 主な機能：請求書作成、定期請求、請求書のメール送付、合算請求など

freee請求書は、無料で請求書の作成・送付ができる電子請求書発行システムです。大きな特徴は、紙の請求書のレイアウトをそのまま再現できる点。作成した請求書はメールで送付することも、郵送代行を依頼することも可能です。

無料・スタンダード・アドバンスの3プランが用意されており、請求書発行の枚数が少なければ無料プラン、多ければスタンダードプランがおすすめ。なお大量の請求書発行に加えて入金消込や自動仕訳も行うなら、アドバンスプランが向いています。

請求書　デジタル化に関するＱ＆Ａ

最後に、請求書管理をデジタル化する際によく出てくる疑問を解決していきます。

Ｑ１）送付する請求書が電子データのみでも問題ないのか

これまで紙の請求書を使っていた企業にとって、電子請求書しか送られてこない状態は不安かもしれませんね。「データとは別に原本を保管するべき」と考える人もいると思います。

ところが結論からいうと、送付する請求書は電子データのみでも問題ありません。発行側と受領側の認識さえ揃っていれば、PDFデータを原本として扱うことができるのです。

なおスキャナ保存の要件を満たした状態でPDF化できれば、最初に紙で発行した請求書の処分も可能。スキャンしたデータを「原本」として扱うことができるため、紙で届いた請求書を保管しておく必要がなくなりますよ。

Ｑ２）エクセル管理では不十分か

「請求書の手動管理が大変でエクセルに切り替えた」という人や、「請求書をエクセルで管理しているから、デジタル化はできている」と考える人は多いかもしれません。もちろんエクセルは手で管理するより効率的ですし、電子化・デジタル化が進んでいるともいえるでしょう。

ただしエクセルでの管理は、以下の点が課題です。

• 複数人が同時に編集することはできない

• データが増えると処理速度が遅くなる

• 作業の自動化が難しい

エクセルはデジタルツールを使っているものの、手入力や確認作業も多く、業務効率化やヒューマンエラーの改善には限度があります。そのためアナログ管理の課題点を解決したいのであれば、システム導入のほうが効果的といえます。

Ｑ３）システムの導入コストはどのくらいか

請求書の電子化システムによって利用料金は大きく異なり、月額数千円〜数万円のものまでさまざま。なかには機能に制限があるものの、無料で利用できるシステムもあります。初期費用も同様に0円〜数万円と、価格差が大きくなっています。

基本的に機能とコストは比例しており、多機能なシステムほど料金は高く、機能がシンプルなシステムほど低価格です。求める機能とコストのバランスを考えることが大切ですね。

法対応を行いつつ請求書管理のデジタル化を進めよう

本記事では、請求書のデジタル管理を考えている人に向け、デジタル管理のメリット・デメリット、デジタル化を進める手順や注意点について解説しました。

近年では、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度が始まった影響で、請求書の扱い方が変わりつつあります。法の変化に対応しつつ、うまくデジタル化も進めていきましょう。

その際に役立つのが、メールメイトをはじめとする請求書管理システム。アナログ管理の課題を解決しつつ、紙の請求書と電子化した請求書の一元管理を進めます。AIによるデータ抽出やレポート機能を活用すれば、より請求業務を効率化できますよ。ぜひ一度お試しください。