郵便のコスト削減方法まとめ！電子化や割引制度を徹底解説

2024年10月の郵便料金の値上げを受け、企業の郵送コスト削減は待ったなしの状況です。

本記事では、「配送方法の適正化」「割引制度の活用」「ペーパーレス化・電子化」の3つの観点から、普通郵便のコスト削減方法を徹底解説。

大幅な経費削減につながる代行サービスやクラウド郵便も紹介します。

2024年10月の「郵便料金の値上げ」と企業への影響

2024年10月1日より、郵便事業の収支悪化等を背景に郵便料金が値上げされました。特に大量の郵便物を扱う製造業や不動産業においては、通信費や経費の大幅な増加が懸念されており、デジタル化への移行などによる郵送業務の見直しが必須となっています。

郵便料金値上げの背景と概要

今回の改定では、例えば25g以下の定形郵便物が84円から110円へと大幅に引き上げられました。デジタル化の波による郵便物総数の減少にくわえ、深刻な人手不足や輸送コストの高騰が運営を圧迫していることが主な要因です。

大量の郵便物を扱う企業（製造業・不動産業など）への打撃

請求書、納品書、顧客向けDMといった紙でのやり取りが中心の業種では、この値上げが利益率を大きく削る要因になりかねません。

単純な切手代だけでなく、封入・発送業務にかかる人件費まで含めると、企業が負担する見えないコストは相当な金額にのぼります。単発の経費削減策ではなく、業務全体の見直しが問われています。

年間郵送コストへの影響

月に1万通の請求書を定形郵便で送る企業の場合、1通あたりの値上げ幅が26円であれば、月間で26万円、年間では312万円ものコスト増となる計算です。

さらに、総務省の試算によると、この値上げによって郵便事業の収支は一度改善する見込みではあるものの、以降は赤字となることが推定されています。つまり、今回の値上げだけではすまず、収支改善のためにさらなる料金改定がおこなわれる可能性があるのです。

継続して値上げが実施された場合、未対策ではコストが年々上がっていくことが予想されます。

この莫大な経費増を放置せず、デジタル化への移行を加速させることが、企業防衛の要となるはずです。

参考：郵便事業を取り巻く経営環境等の変化を 踏まえた郵便料金に係る制度の在り方

郵便のコスト削減に向けた3つの基本戦略

郵便料金を抑えるための効果的な戦略は、「配送方法の適正化」「割引制度の活用」「ペーパーレス化（電子化）」の3つです。これらを組み合わせることで、コスト削減と業務の効率化を同時に実現できます。

こちらの項目では、配送方法・形状の適正化、割引制度のフル活用、そしてペーパーレス化による抜本的な改革という3つの観点について解説します。

配送方法・形状の適正化

最初に取り組むべきは、現在送っている郵便物の形状や重さが適切かどうかを見直すことです。少しの工夫で定形外から定形郵便に収めたり、軽量化を図ったりするだけで、1通あたりの単価を下げられます。

用途に応じて普通郵便以外の安価な配送サービスを選択することも効果的です。書類の厚みや重さに合わせた最適なプランを選ぶことが、無理のないコスト削減への第一歩と言えるでしょう。

割引制度のフル活用

大量の郵便物を発送する企業であれば、郵便局が提供している各種割引制度を見逃す手はありません。一定の条件を満たすことで適用される割引を利用すれば、チリツモで大きな金額を浮かせることにつながります。

バーコードの印字や郵便番号ごとの仕分けなど、事前の準備に多少の手間はかかりますが、自社の発送体制を見直す良い機会にもなるはずです。制度の適用条件を正しく理解し、賢く活用していきましょう。

ペーパーレス化による抜本的な改革

長期的な視点で見ると、紙の郵便物をなくすことが最強のコスト削減策です。請求書や納品書を電子データとして送受信できれば、郵送費そのものが発生しません。紙代やインク代、封筒への封入作業といった見えない経費や手間も完全に排除できます。

ペーパーレス化は、コスト削減だけでなく業務のスピードアップにも直結するため、企業の競争力を高める強力な武器となるのではないでしょうか。

【戦略1】郵便物の形状と普通郵便以外の配送方法を見直す

郵便物の形状を小さく・軽くし、定形外から定形へ変更するだけでコスト削減につながります。普通郵便以外にも、用途に合わせて「ゆうメール」や「クリックポスト」などを活用することが有効です。

こちらの項目では、郵送物の内容を精査して無駄を省くアプローチと、普通郵便から他の配送サービスへの切り替えについて解説します。

郵送物の内容を精査し、無駄を省く

まずは、本当にその書類を紙で送る必要があるのか、内容物そのものを疑ってみてください。過剰なパンフレットの同封をやめたり、両面印刷を活用して用紙の枚数を減らしたりすることで、郵便物の軽量化が図れます。

封筒のサイズを工夫して料金が安い形状の郵便物に変更できれば、それだけで発送単価を大きく下げることが可能です。日々の小さな見直しが、年間を通じた大きな節約を生み出します。

普通郵便から他のサービスへの切り替え

送る内容によっては、普通郵便よりも安価で追跡機能がついたサービスを利用した方がお得なケースが多々あります。以下の表を参考に、自社の郵送物に最適な配送方法を検討してみてください。

サービス名	特徴	料金目安（※改定後）
ゆうメール	冊子、CD、DVDなどの送付に特化。中身が見える工夫が必要。	190円〜（重量による）
レターパックライト	A4サイズ、厚さ3cm、4kgまで。追跡サービスあり。	全国一律 430円
レターパックプラス	A4サイズ、厚さ制限なし、4kgまで。対面でお届け。	全国一律 600円
クリックポスト	Web決済と宛名ラベル印刷で投函可能。追跡あり。	全国一律 185円
ミニレター（郵便書簡）	封筒と便箋が一体化。写真やメモ程度の同封が可能。	85円

用途に応じてこれらのサービスを使い分けることが、賢いコストコントロールの鍵と言えます。

【戦略2】割引が適用される郵便局の制度を活用する

大量の郵便物を送る場合、郵便局への持ち込みや、バーコード印字、事前の区分けなど一定の条件を満たすことで、割引が適用されコスト削減につながります。

こちらの項目では、持ち込み割引やバーコード割引、区分郵便物、郵便区内特別郵便物といった制度と、支払いの効率化について解説します。

持ち込み割引・バーコード割引

郵便ポストへの投函ではなく、郵便局の窓口へ直接持ち込むことで割引が適用されるケースがあります。代表的なのが「バーコード割引」で、カスタマバーコードを宛名に印字して1,000通以上を同時に差し出すと、3%の割引が受けられる制度です。

自社で顧客データベースを管理し、ラベル印刷を行っている企業であれば、比較的導入しやすい割引制度を利用してコストを削減できるのではないでしょうか。

参考：日本郵便「ゆうパックの特長 お得な割引 - 日本郵便」「バーコード付郵便物の料金割引」

区分郵便物と広告郵便物

一度に大量に発送するダイレクトメールなどは、郵便番号ごとに仕分け（バルク分け）を行うことで「区分郵便物」として最大13％の割引を受けられます。2,000通以上を一斉に送付する際に適用され、作業の手間を郵便局の代わりに引き受ける対価として料金が安くなる仕組みです。

また、内容が商品の宣伝などに限定される「広告郵便物」の承認を得られれば、さらなる割引率（8～43％）が適用されるため、販促部門の経費削減が期待できるでしょう。

参考：日本郵便「区分郵便物」「広告郵便物」

郵便区内特別郵便物

同一の郵便区内（配達を担当する郵便局の管轄エリア）へ向けて、一度に100通以上の定形郵便物または定形外郵便物を差し出す場合に利用できるのが「郵便区内特別郵便物」です。地域密着型の店舗ビジネスや、近隣の顧客へのお知らせを一斉に送付する際に非常に役立ちます。

発送先が限定されている場合は、この制度が適用されるかどうかを管轄の郵便局に確認してみると良いでしょう。

参考：日本郵便「郵便区内特別郵便物」

料金別納・料金後納・料金計器別納郵便による管理コスト削減

切手を1枚ずつ貼る作業は、人件費という「見えないコスト」の最たるものです。これを解消するために、料金別納や料金後納といった一括支払いの制度を積極的に取り入れましょう。

郵便料金計器を導入すれば、オフィスのデスクで正確な料金分のスタンプを印字でき、そのままポスト投函が可能になります。切手の在庫管理や経理処理の手間が省け、バックオフィス業務の大幅な効率化が期待できます。

特約運賃の検討

年間を通じてコンスタントに大量の荷物や郵便物を発送している企業は、郵便局と個別に「特約運賃」の契約を結べる可能性があります。

これは一般的な定価とは異なり、発送実績や今後の見込み数量に基づいて個別に見積もられる特別料金です。荷物のサイズや差し出し場所の条件などを交渉することで、標準料金よりも大幅に安く発送できるケースも珍しくありません。

【戦略3】コスト削減につながる電子化・ペーパーレス化の推進

郵便料金の値上げに対する最も効果的なコスト削減方法は、請求書などの書類を電子化し、ペーパーレス化を推進することです。これにより、郵送費だけでなく印刷代、紙代、封筒代などの経費をゼロにできます。

こちらの項目では、請求書や納品書の電子化、SMS通知の活用、見えないコストの削減効果などについて解説します。

請求書や納品書の電子化

これまで紙で郵送していた請求書や納品書を、PDF形式にしてメールで送信したり、専用のクラウドシステムで共有したりする手法が急速に普及しています。

電子帳簿保存法などの法整備も進んでおり、企業間取引におけるデジタル化の障壁はほぼなくなりました。クラウドサービスを導入すれば、毎月の発行作業が数クリックで完結するほか、大幅に郵送コストを削減できるでしょう。

→ 請求書を電子化する方法はこちら：請求書をデジタル化するメリットは？デジタル化の手順や注意点も解説

SMSを用いた通知の活用

顧客への督促や、予約の確認といった簡単な案内であれば、ハガキや封書ではなくSMS（ショートメッセージサービス）を活用するのも一つの手です。SMSの送信単価は1通あたり数円〜十数円程度と、普通郵便の料金に比べて圧倒的に安価に抑えられます。

スマートフォンへの到達率や開封率も高いのもポイントです。コスト削減のためだけでなく、顧客とのすばやいやり取りを実現するためにも導入するとよいでしょう。

電子化による「見えないコスト（人件費・資材費）」の削減効果

電子化のメリットは、単に切手代が浮くことだけにとどまりません。書類を印刷して折りたたみ、封筒に入れて宛名ラベルを貼り、郵便局へ持っていくという一連の作業には、膨大な人件費がかかっています。

ペーパーレス化を実現すれば、印刷代、紙代、封筒代をゼロにできるだけでなく、担当者が本来のコア業務に集中できる環境が整います。この「隠れたコスト」の削減こそが、真の生産性向上といえるのではないでしょうか。

環境保護（SDGs）への貢献

紙の使用量を減らすことは、森林資源の保護やCO2排出量の削減にもつながります。書類の電子化を進めることは、企業の利益を増やすだけでなく、社会的な責任を果たすことにも関連しているのです。

現代のビジネスにおいて、環境保護にも貢献する姿勢は、取引先や消費者からの信頼を高める重要な要素でもあります。コスト削減とESG経営を両立させる施策として、積極的にアピールできる取り組みとなるでしょう。

根本的なコスト削減方法は「アウトソーシング」の活用

郵送業務の効率化と大幅なコスト削減を同時に達成するには、書類の自動配信サービスや郵送代行サービスへのアウトソーシングがおすすめです。

こちらの項目では、自動配信サービスによる管理、郵送代行サービスへの委託、そしてダイレクトメールのリスト精査といったアウトソーシングの具体的な方法について解説します。

自動配信サービスによるタイムラグ減少とスケジュール管理

請求書などを自社で印刷・封入していると、月末月初に作業が集中し、発送に遅れが生じるリスクが伴います。ここで役立つのが、データを取り込むだけで指定した日時に電子送付を自動で行ってくれる配信サービスです。

システムに任せることで、ヒューマンエラーを防ぎつつ、担当者の業務負担を劇的に減らすことができます。結果としてタイムラグのないスムーズな取引が実現し、郵送業務を効率化できるはずです。

郵送代行サービスへの委託（印刷、封入、宛名書き）

どうしても紙での郵送が必要な書類については、思い切って外部の代行業者に丸投げしてしまうのも賢いコスト削減方法です。

印刷から折り加工、封入、宛名書き、そして発送までを一括で請け負ってくれるサービスを利用すれば、自社内で人件費をかけて作業するよりもトータルコストが安く済むケースが多く見られます。専門業者の設備を利用するため、仕上がりが美しくスピーディーな点も大きなメリットです。

ダイレクトメールの宛先リスト精査と発送頻度の見直し

アウトソーシングの一環として、外部の専門家の力を借りて顧客リストのクレンジングを行うことも検討してみてください。引っ越しなどで届かなくなった宛先や、長期間反応のない休眠顧客へのDM発送は、コストの無駄遣いに他なりません。

リストを定期的に精査し、ターゲットを絞り込んで発送頻度を最適化することで、無駄な郵送費を削減に導くことができます。質の高いリスト作りが、投資対効果を高める基本となります。

郵送物の受領・管理のコスト削減なら「MailMate」

郵便のコスト削減は「発送」だけではありません。会社に届く郵便物の確認や仕分け、データ化にかかる時間とコストを削減するには、クラウド郵便サービス「MailMate」の導入がおすすめです。

こちらの項目では、会社に届く郵便物の管理という盲点と、MailMateによる受領・電子化の自動化、そしてバックオフィス業務の効率化について解説します。

会社に届く郵便物（受け取り）の管理コストという盲点

企業のコスト削減を考える際、多くの人が「発送」にかかる経費にばかり目を向けがちです。日々会社に届く大量の郵便物の受け取り、内容の確認、担当部署への仕分け、そして保管や廃棄にかかる手間も、立派なコストといえます。

総務担当者が郵便物の対応に追われ、他の業務が圧迫される状況は珍しくありません。この「受け取りコスト」の存在に気づき、改善していくことが大切です。

MailMateによる郵便物の受領・電子化・管理の自動化

受け取りに関する見えないコストを劇的に下げる解決策としては、クラウド郵便サービス「MailMate」が大変便利です。MailMateは、会社宛ての郵便物を施設で代行受領し、書類をスキャンしてWeb上で一覧表示してくれるサービスです。

ユーザーはダッシュボード上から、開封して中身をPDF化するか、破棄するか、あるいは原本を転送するかなどをワンクリックで指示できます。物理的な紙の郵便物であっても、デジタルデータとして一元管理できる画期的なシステムです。

テレワークの推進とバックオフィス業務の大幅な効率化

MailMateを導入すれば、「郵便物の確認のためだけに出社する」という非効率な働き方をゼロにできます。どこにいてもパソコンやスマートフォンから物の内容を確認できるため、経理や総務担当者の完全テレワーク化も夢ではありません。

請求書の処理遅れや重要書類の紛失といったリスクも防ぐことができ、業務全体の効率化を進めることができるのがメリットです。

よくある質問（FAQ）

こちらの項目では、郵便のコスト削減や電子化の推進に関して、企業の担当者様からよく寄せられる質問とその回答について解説します。

Q: 請求書の電子化に取り組むことでどれくらいのコストカットができますか？

郵送費だけでなく、印刷代、紙代、封筒代、さらには封入・発送にかかる人件費も丸ごと削減できるため、メリットは絶大です。

例えば、毎月数千件の請求書を発行している企業であれば、システム利用料を差し引いても年間数百万円単位のコストカットができる可能性があります。

Q: 郵便料金の割引を受けるためにはどうしたらよいでしょうか？

まずは自社で発送している郵送物の内容を精査し、無駄な郵送を減らすことが第一歩です。その上で、毎月の発送通数や頻度を正確に把握してください。

データが揃ったら、持ち込み割引やバーコード割引など、自社に適用されそうな割引制度について、管轄の郵便局窓口に直接相談することをおすすめします。

Q: 郵送業務を効率化するにはどうすればいいですか？

電子発行が可能な書類はすべて電子化し、ペーパーレスの運用に切り替えるのが基本です。どうしても紙での郵送が必須な書類に関しては、自動配信サービスや郵送代行サービスを利用することで、社内の作業負担と経理処理の手間を大幅に軽減できます。

自社のリソースをコア業務に集中させる環境づくりが重要といえるでしょう。

「郵便 コスト削減」まとめ

2024年の郵便料金値上げに対応するためには、配送方法の見直し、割引制度の活用、そして何より「電子化・ペーパーレス化」の推進が不可欠です。

厳しい経済環境の中、毎月固定で発生する郵送コストを放置することは、企業の競争力を削ぐ要因となりかねません。まずは発送物の形状や配送サービスを見直し、郵便局の割引制度を賢く取り入れることから始めてみてください。中長期的な視点では、請求書などの電子化を推進し、紙を使わない業務フローへの移行を目指すことが必要になってきます。

また、発送の手間だけでなく「受け取りのコスト」にも目を向け、MailMateのようなクラウド郵便サービスを活用してデジタル化を推進することが、バックオフィス全体の生産性向上につながるのではないでしょうか。

これらの戦略を組み合わせ、値上げに負けない経営体制を効率的に整えていきましょう。