法人向けの私書箱会社を紹介！私書箱とバーチャルオフィスの違い
「会社が私書箱を利用するメリットとは？」
「バーチャルオフィスと私書箱の違いは？」
「郵便局の私書箱と私設私書箱の違いは？」
この記事は、上のようなお悩みをお持ちの方に向けて書かれています。
本記事では、会社が私書箱を利用するメリットとバーチャルオフィス、郵便局の私書箱、私設私書箱の違いなどについて解説いたします。
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私書箱とは？
私書箱とは、郵送・配送されてきた荷物を自分のかわりに受け取ってくれるサービスです。
郵便物管理におけるさまざまな問題解決が期待できる私書箱は、プライバシー保護や業務効率化などを目的として個人・法人問わず利用されています。
私書箱を使うのはこんな会社
私書箱は、以下のような会社で利用されることがあります。
部署が多い会社
キャンペーンを行う会社
早い時間に郵便物を受け取りたいなどの希望がある会社
テレワークを導入している会社 など
このように、私書箱は部署の多さやキャンペーンで郵便物が大量に届くなどの課題を抱えた企業で使われています。
スタッフの雇用形態などによっても、郵便物の対応時間が限られているため早く受け取りたい、という場合もあるようですね。
上記のような郵便物に関する課題がある場合、郵便私書箱・私設私書箱などを利用することで解決できる可能性があります。
法人におすすめの私書箱会社｜メールメイト
次に法人利用におすすめの私書箱会社、クラウド私書箱メールメイトをご紹介いたします。
メールメイトは、会社宛の郵便物等を受取代行、スキャン、管理画面へ配信してくれるサービスです。
会社の郵便物が到着すると、メールやSlackなどでお客様に通知いたします。中身を確認したい場合は、開封スキャンを依頼することで開封した中身をスキャンし、PDFを管理画面へ配信いたします。
原本が必要な場合は、郵便物の転送を依頼することで自宅住所など指定の住所に送ることができます。
個人利用は月額1,500円〜、法人利用は月額3,800円〜から利用可能です。
現在サービス利用開始から３０日間は全額返金保証をおつけしています。気になった方はお気軽にお問い合わせください。
【主なサービス・機能】
郵便物の受け取り
郵便物の到着をメールやSlackで通知
中身のスキャン、PDFデータ配信
原本保管（90日間）
原本転送（海外を含む）
原本破棄
データの電子帳簿保存 など
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私書箱を会社で使うメリットは？
さまざまな場面で活用されている私書箱サービス。
この私書箱を会社で使うメリットには、以下のようなものがあります。
郵便物の仕分け時間短縮
テレワーク・在宅勤務での出社が不要に
サービスによってはペーパーレス化も期待できる
とくに、郵便物が毎日大量に届く会社では、上記のメリットを大きく感じることができるでしょう。
それぞれの具体的なメリットについては以下の項目で解説していきます。
1. 郵便物の仕分け時間短縮
私書箱を会社で利用すれば、郵便物の仕分け時間短縮が期待できます。
部署が多い会社では、それぞれの部署ごとに郵便物を仕分ける必要があります。
毎日大量の郵便物を仕分けるのは大変ですし、時間がかかりますよね。
そこで、私書箱を利用して部署別に郵便物をまとめてもらったり、特定の部署のみ私書箱を利用したりすることで、仕分け業務から解放され時間を有意義に使えるというわけです。
その他にも、開催した応募キャンペーンなどで大量に届く郵便物を別で管理するという使い方もあります。
このように、私書箱では郵便物の仕分けに関する課題を解決可能です。
2. テレワーク・在宅勤務での出社が不要に
私書箱を利用することで、テレワーク・在宅勤務での出社が不要になるケースがあります。
テレワークを導入したいけれど郵便物を受け取らなくてはいけないため出社しなければならない、という課題を抱えている会社もあるのではないでしょうか。
実際、総務省の調査を読むと、個々が感じるテレワークの継続意向は半数以上で高いものの、テレワークを実施するにあたっては障壁があるようです。
たとえば、その中には「会社でしか利用できない資料」「会社でしかできない手続き」なども挙げられています。
郵便物の受け取りなども会社でしかできない手続きにあたるため、私書箱サービスなどで受け取りを代行してもらうことで課題を解決できるのではないでしょうか。
参考：総務省｜令和3年版 情報通信白書｜個人向けアンケートで見るテレワークの実情
3. サービスによってはペーパーレス化も期待できる
利用する私書箱サービスによっては、ペーパーレス化の促進を期待できます。
郵便私書箱にはそういった機能はありませんが、私設私書箱の中には郵便物をデータ化してくれるサービスがあるためです。
このようなサービスでは、届いた郵便物に対して中身のスキャンを申請すれば、転送してもらわずともオンライン上から書類を確認することができます。
「データだけあればいい」という書類は会社に転送してもらわなくてもよくなるので、ペーパーレス化を進めたいと考えている場合はスキャンサービスを提供している私書箱を利用するのがおすすめです。
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私書箱の種類２つ
また、私書箱には大きく分けて以下の2種類があります。
郵便私書箱
私設私書箱
それぞれの私書箱にはいくつかの違いがありますので、以下の項目で簡単に説明します。
郵便局の私書箱とは？
郵便局の私書箱は郵便局内に設置されているロッカー型の私書箱です。利用料金はかかりません。
しかし、郵便局の私書箱を利用するためには、利用条件を満たす必要があり、場所によってはロッカーが埋まっていたりするため、気軽に利用することは難しいといえます。その他にも、郵便物が届いてもお知らせがないことや、受け取りの対象が郵便局が管轄する荷物のみという注意点があります。
郵便私書箱へ郵便物を送る場合は、郵便局名と私書箱番号を書くだけで送ることができます。
郵便私書箱の利用条件
ほぼ毎日郵便物を受け取る方
郵便私書箱を６ヶ月以上使用する方
郵便物をほぼ毎日回収できる方
個人事業主や普通の企業でもこの利用条件を満たすことができない場合はあると思います。
そのような場合は、より柔軟に私書箱を利用できる私設私書箱を利用することをお勧めします。
おすすめ記事：ゆうID（ゆうびんID）の法人登録方法を解説！本人確認が必要な場合は？
私設私書箱とは？
私設私書箱は、民間企業が提供するサービスです。郵便私書箱とは異なり、利用料金が必要になります。
その分、私書箱に郵便物が届いた際の到着通知や原本の転送などといった郵便私書箱では受けられない便利なサービスが利用できるというのが利点です。また、サービス側で受け取れないとしている荷物などを除いては、郵便物だけではなく宅配便などを受け取ってもらえるケースもあります。
利用したい郵便局の私書箱に空きがない場合や、利用条件に合わない場合は私設私書箱の利用を検討することをお勧めします。
郵便私書箱と私設私書箱の違いについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。
私書箱とバーチャルオフィスの違いは？
まず、私書箱とは上述したように自宅の住所を公開せずに郵便物を受け取ることができる、第二のポストの役割を果たしてくれるサービスです。
一般的に、郵便物を受け取る・保管する・転送することが主なサービス内容になっています。
一方で、バーチャルオフィスは主に事業用の法人登記が可能な住所を貸し出しているサービスです。バーチャルオフィスの利用者の中には、以下のようなケースがあります：
・法人登記で自宅の住所を公開したくない個人事業主
・オフィスの家賃など固定費用を抑えたい起業家や企業
・ECサイトを運営していた特定商取引法の表記に住所が必要
・会社の郵便物とプライベートの郵便物を分けて受け取りたい
バーチャルオフィスは、私書箱に比べて事業用の住所を貸し出すことがメインのサービス内容になっています。
しかし、バーチャルオフィスの中には、会社宛に届いた郵便物を転送してくれるサービスを提供している場合もあります。
おすすめ記事：「甲乙つけがたい」とはどういう意味？｜由来・例文・類語も紹介
バーチャルオフィスを利用するメリット３つ
次に、バーチャルオフィスを利用するメリットをご紹介いたします。
1. 一等地の住所を格安で利用できる
会社の所在地は、業種によっては事業の信用に関わります。
また、都会の一等地の住所がホームページや名刺に載っていたら、取引先などに良い印象を与えることもできます。
このような理由から、一等地の住所を利用したいという思うことがあります。
しかし、例えば東京都の一等地である渋谷区の場合、23,000円/坪が平均相場になっています。
一般的なオフィスの坪数は一人当たり1〜3坪とされているため、社員が１０人いる場合、10〜30坪で月々20万〜60万の家賃が必要になります。
しかし、バーチャルオフィスであれば、月額3,000円程度で一等地の住所を利用することができ、バーチャルオフィスによっては郵便物の転送などのサービスも含まれています。
2. 自宅の住所を公開する必要がない
個人事業主の場合、オフィスではなく自宅から働いている方が多いと思いますが、法人登記の住所に自宅の住所を書くことに抵抗を感じるケースもあります。
そのような場合、バーチャルオフィスを利用することで場所を気にしないのであれば月額1,000円程度で事業用の住所を借りることができます。
3. プライベートと会社の郵便物を分けて受け取る
自宅の住所を利用して法人登記を行ったり、会社のホームページに自宅の住所を公開すると、取引先や行政、銀行などからの会社宛の郵便物も自宅に届くようになります。
しかし、プライベートの郵便物ももちろん自宅に届くため会社宛の郵便物と混ざってしまいます。
郵便物を混同したくない場合や、同居人に会社宛の郵便物を見られたくない場合などにもバーチャルオフィスを利用することができます。
企業が利用する場合は私設私書箱がお勧め
会社宛に届く郵便物を受取代行、保管、転送などをしてくれるサービスをお探しの場合、私設私書箱がお勧めです。
特に利用条件もないため、月額料金を支払っている限り利用し続けることが可能で、私書箱の空きを心配する必要もありません。
さらに、企業向けの私書箱を選ぶことで郵便物の到着を写真で通知してくれたり、まとめて転送してくれる場合もあります。
会社に届く郵便物の量は一定ではないため郵便物の受け取りや仕分けのために人件費を雇うことは難しい場合があります。
そのような場合でも私書箱であれば少ない月額費用で郵便物管理をアウトソースすることができます。
私書箱を利用して郵便物管理を効率化
以上、本記事では私書箱とは？私書箱を利用すべき会社の特徴、郵便私書箱と私設私書箱、バーチャルオフィスの違いなどについて解説いたしました。
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リモートワーク環境を整えたい、ペーパーレス化を進めたい方は、ぜひお気軽にご相談ください。
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