人気のデータ入力代行サービス9選！比較ポイントや料金相場も解説

「データ入力作業に追われてコア業務が進まない」

「人手不足で人件費がかさんでいる」

「データ入力の代行サービスってどんなもの？」

こんな悩みを抱えている方には、この記事が参考になるでしょう。

近年では多くの企業が人手不足に悩んでおり、業務効率化が大きな課題となっています。そのために有効な手段が、ノンコア業務を外注すること。ノンコア業務とは、企業を運営するうえで必要な業務でありながら、企業の競争力には直結しない業務を指します。

そしてノンコア業務の一つが、データ入力業務です。そこで本記事では、データ入力を代行してくれるサービス9選をご紹介し、サービスの選び方や費用相場なども解説します。ぜひご一読ください。

データ入力代行とは？基本の依頼内容は5種類

名刺やアンケートなどを受け取った後、ついそのままにしてしまった……という経験はないでしょうか。こうした書類は受け取るだけでは意味がなく、データ化してその情報を活用することが重要です。とはいえデータ入力は時間と手間のかかる作業なので、つい後回しになってしまう方もいるでしょう。

最近では、人手不足や従業員の負担を解消するために、データ入力を外注する企業も増えてきました。このように従業員に代わって専門業者がデータ入力を行うサービスが、「データ入力代行」です。さらにデータ入力だけでなく、アンケートの集計やデータ収集などの業務を代行しているサービスもありますよ。

基本的な依頼内容は、以下の5種類です。

１）名刺のデータ入力

取引先などから受け取る名刺には、さまざまな情報が記載されています。情報をうまく管理できればマーケティングに活かせますが、情報の管理ができていないと、せっかくの人脈を活かすことができません。

名刺を適切に管理するには、データ化するのが良い方法です。保管スペースが不要になりますし、出先からでも情報を確認することができますよ。

対応が可能な項目例には、以下があります。

• 会社名

• 部署名

• 役職名

• 名前

• 郵便番号

• 住所

• 電話番号

• メールアドレス　など

基本セットとして名前などの4項目〜10項目を提供しているサービスもありますし、自分で項目を選択するサービスもあります。また入力を依頼する項目が増えるほど、費用も高くなります。

２）ハガキのデータ入力

企業にはキャンペーンの応募ハガキや年賀状など、日々さまざまなハガキが届きます。名刺とは違って会社名等は書いていないことが多いため、主な項目は次のようになります。

• 名前

• 郵便番号

• 住所

• 電話番号

• 年齢

• 性別

• 設問への回答（「Aの商品を希望する」など）

こうした情報は顧客名簿や住所録の作成に活かせますが、ハガキを受け取り、仕分けるだけでも労力がかかるため、なかなかデータ化まで行きつかない企業は多いかもしれません。

そこでデータ入力代行サービスを使えば、仕分けからデータ入力までまとめて代行してくれます。なかには単なるデータ入力だけでなく、名簿等の作成まで行ってくれるサービスもありますよ。

３）名簿のデータ入力

顧客リストや社員名簿などを、紙で管理している企業は少なくありません。ですが紙媒体ではデータの共有や検索がしづらいうえ、紛失や汚破損のリスクがあります。保管の際にスペースを取られるのも困りますよね。

こうした書類を丸ごとデータ化する際も、データ入力代行サービスが活用できます。名刺やハガキと同様に、名前や住所、会社名などの項目に対応可能。不足している情報を調べて補完してくれるサービスを選べば、不完全な原本からでも信頼性の高い名簿を作成できるでしょう。

またサービスによっては、作成した名簿データを元にダイレクトメールの発送を依頼することも可能です。

４）アンケートのデータ入力

アンケートには、以下のようにさまざまな設問があります。

• 択一選択（選択肢のなかから当てはまるものを1つだけ回答する）

• 複数選択（選択肢のなかから当てはまるものを複数回答する）

• 自由記述（自分の言葉で回答する）

これを手作業で入力するのは大変ですが、データ入力代行サービスはいずれの形式にも対応しているため、従業員の負担を大きく軽減できます。

さらにアンケートの場合、集計作業も必要です。集計結果は企業のマーケティングに直結することも多いため、疎かにもできませんよね。追加の費用はかかりますが、データ入力代行サービスでもアンケートの集計依頼は可能です。単純集計はもちろん、クロス集計ができるサービスも多いですよ。

５）本や冊子類のデータ化

近年では企業のペーパーレス化が進んでおり、書籍やカタログ、マニュアルやパンフレットなど、冊子類のデータ化が求められる機会も増えているでしょう。ただし冊子類の場合は、文字だけでなく図表や画像もあわせてデータ化する必要があるので、スキャナーやOCRなどの機器を使わなければなりません。

すべてのデータ入力代行サービスが冊子類のデータ化に対応しているわけではないので、必要な方は問い合わせてみるとよいでしょう。

またサービスによって、原本の断裁・非断裁を選択することもできます。原本をそのままの形で保管したければ、非断裁スキャンができるサービスを選びましょう。

データ入力代行サービスの料金相場

データ入力代行サービスによって料金設定は異なりますが、1件あたりの目安相場は以下のとおりです。

• 名刺：30円前後

• ハガキ：10円前後

• 名簿：15円～50円

• アンケート：0.8円～2円

• 本や冊子類：0.5円～1円/文字、または15円～50円/ページ

依頼する項目数が増えれば料金は高くなりますし、納期やスタッフ常駐の有無によってもかかる料金は変わってきます。

データ入力代行サービスを使うメリット

データ入力代行サービスを利用することで、時間やコストを有効活用できるようになります。その結果、業務効率化につながります。

具体的には3つのメリットがあるので、順に見ていきましょう。

従業員がコア業務に集中できる

データ入力は、企業にとって重要な業務の一つです。けれども作業には時間や手間がかかるため、データ入力に追われてコア業務に集中できない従業員も多いはず。社内の人材は限られているのに、もったいないことですよね。

その点データ入力代行サービスを使えば、データ入力に社内のリソースを割く必要がなくなります。スキルや経験のある従業員がコア業務に集中できるようになるため、社内の生産性も高まるでしょう。

人件費を削減できる

データ入力代行サービスを利用するには、利用料金がかかります。それでも従業員がデータ入力を行うより、コストを抑えられるケースが多いのです。ぜひ一度、データ入力業務にかかっている時間や残業代などを試算してください。そのうえで、データ入力代行に依頼する場合と比較してみましょう。

またアンケートなどのデータ入力業務には、繁閑差があります。従業員を増やすと仕事の少ない時期に人件費がムダになってしまいますし、従業員が少ないと負担が大きくなってしまうため、調整が難しいですよね。

その点外注スタッフの場合は、短期間の依頼も可能です。ムダな人件費を削減し、効率よくコストをかけることができます。

データの入力精度が高い

データ入力代行サービスには経験豊富なプロスタッフが在籍しており、入力がスピーディーで精度も高いのが大きなメリット。高品質なデータを作成することが可能です。

さらに入力精度を高めるため、サービスによってさまざまな工夫がされています。

• ベリファイ入力：まず1人がデータ入力を行い、次に別のスタッフが同じ内容を入力し、差異を見つける

• クロスチェック：複数人が異なる方法でデータの確認を行う

• ロジックチェック：条件を確認しながら完成したデータを見直す

このほか目視での確認やシステムを用いたチェックを導入することで、99%以上の入力精度を実現しているサービスも多くあります。

データ入力代行サービスを使うデメリット

データ入力代行サービスを導入する前に、デメリットについても知っておかなければなりません。ここでは2点ご紹介するので、対応を考えておきましょう。

セキュリティリスクを伴う

社内で扱う書類には、個人情報や機密情報が含まれています。データ入力代行サービスを使うということは、その情報を外部に預けるということ。もし委託先のサービスが情報漏洩などのトラブルを起こしてしまえば、依頼元である企業の信頼に傷がついてしまいます。

そうしたセキュリティリスクを少しでも減らすには、信頼できるサービスを選ぶことが重要です。事前に企業の概要やセキュリティ体制を調べておき、安心して情報を預けられるところに依頼しましょう。

臨機応変な対応や柔軟な対応は難しい

データ入力代行は、定型業務や単純作業を依頼したい時におすすめです。ルールが明確で、個人の判断が求められない仕事と言い換えてもよいですね。

逆にいうと、臨機応変な対応や柔軟な対応を求めることは難しい場合があります。たとえば「アンケートの回答をカテゴリー別に集計する」「調査の目的に沿ってデータを分析する」など、思考を伴う作業にはあまり向いていません。

思考力が求められる作業を外注したい方は、データ入力代行サービスではなく、アウトソーシングサービスを検討してみてください。

データ入力代行サービスを比較するポイント

近年では、さまざまな会社がデータ入力代行サービスを提供しています。そのためどれを選んだら良いかわからない方も多いですよね。

ここでは、サービスを比較する際のポイントを4点ご紹介します。企業に合ったデータ入力代行会社を選ぶためにも、順に確認していきましょう。

ポイント１）コストパフォーマンスは高いか

サービスを比較する際は、必ず料金をチェックするはず。なかには「できるだけ安いサービスを選びたい」と考える方もいるかもしれません。

ただし料金が安すぎるサービスは、データの品質が悪い、納期が遅い、スタッフのスキルが足りていないなど、何らかのデメリットを抱えている可能性があります。安いプランには必要な機能が付いておらず、オプションを併用したところ結局高くなってしまった……というケースもあるでしょう。

そのため単に料金だけを比べるのではなく、「料金と機能が見合っているか」という視点で考えるようにしてください。複数のサービスから見積もりを取っておくと、検討しやすいですよ。

ポイント２）納期はどのくらいか

急ぎの案件を依頼する場合は、短納期に対応しているサービスを選ぶのがおすすめです。一部のサービスは即日対応も可能なので、いざという時のために知っておくとよいですね。

ただ、時おり「事前に設定した納期に間に合わない」というトラブルも起こります。事前に依頼内容をなるべく詳しく伝え、はっきりとした納期を出してもらうと安心です。

一方で急ぎの書類がないのであれば、あえて短納期のサービスを選ぶ必要はありません。納期が短くなるほど料金も高くなる傾向にあるので、そのバランスに納得できるものを選んでください。

ポイント３）強固なセキュリティ体制が整っているか

セキュリティ体制が整っているサービスなら、安心して重要書類も預けられます。信頼できるサービスを見抜く指標は、たとえば次の5点です。

• Pマーク（プライバシーマーク）を取得している

• ISO27001を取得している

• データの暗号化を行っている

• 二重認証を導入している

• 社内に監視カメラが設置されている　など

またサービスによっては、コストを抑えるために外部スタッフへの委託、国外のリソース活用などの工夫をしています。そのなかでも安全性は確保されていますが、より安心感を求める方は、自社スタッフのみを使っているサービスを選ぶとよいですね。

セキュリティリスクを下げるためにも、必ずセキュリティ体制は確認しておきましょう。

ポイント４）データ入力代行の実績が豊富か

多くの企業に選ばれているサービスや、官公庁や大手企業との取引があるサービスなどは、信頼性が高いといえます。そのため利用実績や導入事例を確認し、どのくらいの期間利用されているのか、そしてどのくらいの利用者がいるのか確認してください。

サービスと業界の相性もあるので、同業種での利用実績も見ておくと参考になります。第三者からの評価を知るには、口コミも良い情報源となりますよ。

おすすめのデータ入力代行サービス9選

ここでは数あるデータ入力代行サービスのなかから、おすすめ9選をご紹介します。上述の比較ポイントも参考にしながら、自社に合うサービスを見つけてください。

ただし料金単価については目安なので、詳しくはデータ入力代行会社のホームページを確認するか、直接問い合わせをしてみましょう。

①クラリテ｜即日対応もOKなので急ぎの案件でも安心

引用：クラリテ株式会社 | データ入力・資料作成代行

• 累計取引社数：500社以上

• セキュリティ：プライバシーマーク取得

• 料金単価：下表

名刺	39円（8項目）/枚
ハガキ	ー
名簿	39円（8項目）
アンケート	0.5円（単回答）～ 1円（複数回答）～
本や冊子類	0.5～1円/件（基本料金）

クラリテは大手製鉄会社や化粧品会社、福祉施設など、さまざまな業界で利用されています。低価格かつ短納期が大きな強み。最低発注価格がないため少量でも依頼しやすいですし、最短で即日納品も可能なので、急ぎの案件にもおすすめです。

プライバシーマークを取得しているほか、社内で情報管理ルールを徹底している、通信を暗号化しているなど、セキュリティ体制もしっかりしています。サービスの品質保証も付いており、万が一検品後に問題が見つかってもスピーディーに対応してくれるので安心です。

②うるるBPO｜豊富な利用実績があり信頼性も高い

引用：うるるBPOのデータ入力サービス

• 受託取引数：32,553件

• セキュリティ：プライバシーマーク、ISO/IE27001、ISO9001認証取得

• 料金単価：下表

名刺	31円（10項目）～
ハガキ	1円（単項目）～ 10円（4項目）～
名簿	9円（4項目）～ 25円（10項目）～
アンケート	1円（択一選択） 1.5円（複数選択）
本や冊子類	要見積もり

うるるBPOは、2005年の創立当初からデータ入力代行サービスを提供しています。20年もの間信頼を積み重ねてきたサービスで、3万件を超える豊富な取引実績があります。

1つのデータに対して2人のスタッフが入力を行う方式をとっており、差異を見つけやすいのが特徴です。最後にはエクセルのマクロ機能を用いたチェックを行うため、入力精度は約99.98%。品質の高い成果物を作成できます。

うるるBPOにはスキャン代行サービスもあり、本や冊子類のスキャンにも対応可能です。ただしOCRの使用有無や解像度によって、料金は異なります。

③スマートゲート｜さまざまな業務の効率化をサポートできる

引用：データ入力代行ならスマートゲートのBPO

• 取引実績数：1,800社以上

• セキュリティ：プライバシーマーク取得

• 料金単価：下表

名刺	5.5円（1項目）～ ※最小ロットは45,000円＋税
ハガキ	8円（4項目）～ 12円（8項目）～
名簿	8円（4項目）～ 19円（10項目）～
アンケート	0.5円（択一選択）～ 1.4円（複数選択）～
本や冊子類	0.38円/文字～

スマートゲートはデータ入力だけでなく、スキャニングやAI-OCR処理、電子書籍の作成や会議データの文字起こしなど、さまざまな作業を代行してくれるサービスです。電子書籍の制作実績は50,000冊を超えているため、校正ノウハウも豊富。継続利用しているユーザーが多いのも、信頼できるポイントです。

またAI-OCRや独自開発のシステムを採用することで、低価格かつ高品質なサービスを実現しています。ExcelやWordで納品するほか、依頼元である企業のシステムに直接納品することもできるため、利便性も高いです。

④ナレッジデータサービス｜予算1万円以下の小規模案件もOK

引用：データ入力代行・アンケート入力代行ならナレッジデータサービス

• 料金単価：下表

名刺	2.0円～10.0円/項目
ハガキ	20円/枚～
名簿	2.0円～10.0円/項目
アンケート	1.5円（択一選択）～ 3.0円（複数選択）～
本や冊子類	0.5円/文字～

ナレッジデータサービスは、大学や自治体、教育機関等の導入実績が豊富なデータ入力代行サービスです。名刺であれば30枚から、アンケートであれば300枚からなど、少量の案件にも対応しています。

データを入力するだけでなく、データの編集や加工方法の提案もしてくれるため、最大限にデータの活用が可能。単なるデータ入力代行ではなく、データ活用のプロといえるでしょう。

また納品前にクロスチェックやシステムチェックを行い、ミスがあった場合はその分析も行うことで、高い品質を維持しています。

⑤シスプロデータプロ｜短期案件も定期案件もお任せ

引用：データ入力代行｜安心・正確・低価格のシスプロデータプロ

• 累計取引社数：4,563社

• セキュリティ：プライバシーマーク取得

• 料金単価：下表

名刺	21円（8項目）/枚～ ※最低料金12,000円＋税
ハガキ	1.5円～9円/項目
名簿	1.5円～9円/項目
アンケート	0.6円（択一選択）～ 3.0円（複数選択）～
本や冊子類	0.6円/文字～

シスプロデータプロは、15年以上にわたってデータ入力代行サービスを提供しています。「展示会ごとに1,000件の名刺を入力する」「新商品が出るごとに感想アンケートを入力する」といった定期案件から、「お歳暮の申込書を入力する」などの納品を急ぐ短期案件まで、ニーズに合わせて依頼できます。

名刺の入力を行う際は、基本の8項目に加えてメールアドレスやURLなどのオプション項目も追加可能。ハガキや名簿の入力時は自分で項目を選べるため、必要な項目のみを効率よくまとめられます。

⑥シ・ブリュ｜92.4%という高いリピート率が信頼の証

引用：データ入力代行の「シ・ブリュ」アンケート集計の代行業務も承ります

• 取引件数：年間300万件以上

• セキュリティ：プライバシーマーク取得

• 料金単価：下表

名刺	80円（8項目）～ ※最低料金33,000円
ハガキ	25円（4項目）～
名簿	25円（4項目）～
アンケート	1円（択一選択）～ 2円（複数選択）～
本や冊子類	ー

シ・ブリュの特徴は、国内作業にこだわっている点。コストを抑えるために海外拠点を利用する、あるいは在宅ワーカーへの外注を行っているサービスが多いなか、シ・ブリュは国内かつ社内での作業を行っています。その安心感から官公庁や大学、医療関係の依頼も多く、リピート率も高いです。

日本人スタッフが手入力を行っているため、状況に応じた細かな判断も可能。たとえば手書きのメモを入力することや、古い住所を新しいものに修正することができるほか、「1」と「I」など似た文字を見極めて入力することもできるので、データの精度が上がります。

⑦プロセス・マネジメント｜3つの第三者認証を取得済

引用：スキャン・データ入力の電子化サービス-株式会社プロセス・マネジメント-

• 平均リピート数：5.7回

• セキュリティ：プライバシーマーク取得

• 料金単価：下表

名刺	22円（9項目）/枚～
ハガキ	ー
名簿	22円（4項目）～
アンケート	11円（10問）～
本や冊子類	要問い合わせ

プロセス・マネジメントはプライバシーマークだけでなく、DXを進めている企業に与えられるDXマーク、環境への対応や社会的責任、企業統治を進めている企業に与えられるESGマークと、計3つの第三者認証を取得しています。そのためセキュリティ体制はもちろん、企業としての信頼性も高いでしょう。

作業を行うのは自社スタッフであり、個人情報保護士でもあるため、安心して依頼できます。納品前に手作業でのエラー確認や二重チェックを行っており、データの入力精度はなんと99.9%以上。この品質がユーザーからも高く評価されており、平均5.7回というリピート数につながっています。

⑧おまかせデータ入力｜企業それぞれに合った提案が受けられる

引用：データ入力代行業者（BPO）なら『おまかせデータ入力』

• 電子化実績：5,000社以上

• セキュリティ：プライバシーマーク取得

• 料金単価：下表

名刺	31円（8項目）～
ハガキ	8円（4項目）～
名簿	8円（4項目）～
アンケート	0.5円（択一選択）～ 1.5円（複数選択）～
本や冊子類	要問い合わせ

おまかせデータ入力は、企業の困りごとや戦略などを丁寧にヒアリングしたうえで、それに沿った提案をしてくれるのが魅力です。入力作業やアンケートの集計に加えて、文字起こしやWeb上での情報収集、さらにコールセンター業務やキャンペーンの事務局業務まで、多様なサービスを提供しています。

経験豊富なスタッフが複数名でデータ入力を行っているうえ、AI-OCR内蔵のスキャナーを使っているため、入力精度は最高99.96%。研究機関もリピートするほどの高品質です。さらに英語や中国語など、計30カ国語に対応していますよ。

⑨リードコンピュータサービス｜40年以上の実績を持つ老舗

引用：データ入力代行なら株式会社リードコンピュータサービス

• 料金単価：要問い合わせ

リードコンピュータサービスは、40年以上続く老舗のデータ入力代行専門会社です。自社採用の日本人スタッフが、社内で入力作業を担当。24時間対応の監視カメラや通報システムの導入、管理者のみが解除できるキーなどを用いて、高いセキュリティを保っています。

基本となるのはベリファイ入力ですが、それに加えてプログラムチェックも行うため、品質の高いデータを作成できます。入力データの形式には、Excelやtxt、CSVなどがありますよ。

データ入力代行に関してよくある質問

最後に、データ入力代行に関してよくある質問に回答していきます。ただしサービスによって異なる部分もあるので、注意してください。

Q１）手書きの書類にも対応できる？

活字だけでなく、手書きの書類にも対応しているデータ入力代行サービスは多くあります。なかには活字と手書き文字で料金が異なるケースもあるので、予算を立てる前に確認しておくと安心ですね。

また機械を使ってデータ化する場合は、手書き文字の読み取り精度が低くなることもあります。たとえばOCRよりもAI-OCRのほうが、手書き文字の読み取り精度は高いですよ。

Q２）どんな納品形式に対応している？

多くのサービスは、ExcelやWord、CSVに対応しています。なかにはPDFやtxt形式に対応しているサービスもあるので、希望のサービスが社内のファイル形式に対応しているかチェックしておいてくださいね。

納品方法もサービスによって異なり、メール添付やCD-R・DVD-R、USBなどさまざまです。指定した形式で納品してくれるサービスもありますよ。

Q３）預けた原本の扱いはどうなる？

データ化が完了したら、原本は依頼元の企業へと返却されます。納期によって異なりますが、少なくとも2〜3営業日は代行会社へ預けておくことになるでしょう。

万が一急に原本が必要になった場合は、PDF画像などで送ってくれるサービスもありますが、できればコピーを取っておくなど、工夫をしたうえで依頼するとよいですね。

データ入力は代行サービスを使って効率化しよう

本記事では、データ入力を効率化したいと考えている方に向け、おすすめのデータ入力代行サービス9選をご紹介しました。データ入力代行を利用すれば、従業員はコア業務に集中することができますし、精度の高いデータを作成することも可能です。ただし大事な情報を扱うため、セキュリティ面には注意しましょう。

代行サービスで対応できるものは、名刺やハガキ、名簿やアンケートなど多岐にわたります。サービスによっては本・冊子類も扱えますし、入力データを活用したDM発送やアンケートの集計もできますよ。

ぜひ企業に合ったサービスを選び、データ入力業務を効率化しましょう。

書類をデータ化して管理するならメールメイトが便利

クラウド郵便サービス・メールメイトは、紙の書類を電子化し、クラウド管理できるようにするサービスです。大きなメリットはデータの検索性が高まる点と、書類の紛失や汚破損リスクを減らせる点。どこからでもデータにアクセスできるのも便利な点です。

たとえば企業宛の郵便物をメールメイトの住所に届くよう設定すれば、届いた郵便物はスキャンされ、PDFデータとしてクラウド上にアップロードされます。AI-OCR技術を搭載したアプリで撮影すれば、領収書の電子化も簡単。同様に請求書や名刺も電子化できますよ。

必要に応じてデータの共有もしやすく、業務効率化が進むでしょう。30日間の返金保証もあるので、ぜひお試しください。

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