郵便物整理の完全ガイド：収納術とデジタル化のすすめ
「郵便物の整理に困っている」
「あっという間に郵便物が溜まるので収納のコツが知りたい」
「郵便物をデジタル整理する方法があれば知りたい」
この記事はそんなお悩みを持った方に向けて書かれています。
郵便物が多い方は、重要なものとそうでないものがぐちゃぐちゃになってしまったり、とりあえずどこかに置いた郵便物や書類がどこかへいってしまったなどという経験があるのではないでしょうか。
郵便物が整頓されていないと、ダイニングテーブルや棚の上などが散らかり、その周りにさらに文房具などが増えていき、どんどん暮らしの質が下がってしまいます。
本記事では郵便物の効率的な整理のアイデアや、郵便物の整理収納のコツについて詳しく紹介していきます。
この記事を読めば郵便物に関する面倒なストレス溜めずに、快適な暮らしを送るヒントを得ることができるので、参考にして下さい。
クラウド郵便MailMateを使うと、世界中どこにいても紙の郵便物をリアルタイムにパソコン・スマホ上で受け取ることができます 🙆♀️
郵便物が溜まる原因
郵便物が散らかってしまうのには原因があります。
郵便物をどこに置くかなどのルールや整理する方法が決まっていない
ポストから郵便物を取り出してからの流れが非効率的
郵便物や書類の収納アイテムや仕分け場所がなく、整理の仕組みがない、など。
逆に言えばこれらを解消することで、郵便物をスッキリ整理することができます。
郵便物整理の三原則：溜めない・仕分け・デジタル化
常に郵便物が整理整頓された状態を保つためには「溜めない・仕分け・デジタル化」が大切になります。
溜めない
まずはポストに届いたチラシや広告などの不要な郵便物は即座に処分し、より重要な郵便物に目が行くようにしましょう。
仕分け
簡単に仕分けができるように、独自の仕組みやルール設け、日常的な郵便物や書類の整理収納を習慣化していきましょう。
後で中身を確認しようと適当な場所に置いてしまうのが、郵便物や書類紛失の最大の原因です。
なので受け取った郵便物をその場で仕分けできるような置き場を設けるのがポイントとなります。
郵便物の整理収納ボックスの設置方法については下記を参考にしてください。
デジタル化
郵便物をデジタル化するツールを利用して、郵便物はオンラインで管理・整理しましょう。
デジタル化することでそもそもの整理や置き場にも困らず、紛失することもありません。
まず第一に不要な郵便物を減らす
いらない郵便物は処分するのはもちろんですが、まずは「溜めない」対策のために、不必要な物が届かないように設定することが大切です。
不要なチラシや広告の配信停止を依頼したり、ダイレクトメールの配信を拒否する設定をまず行うと、その後の郵便物管理が楽になります。
郵便物の整理収納ルールを決める
ここからは具体的にどうやって郵便物の整理収納をしていくかについてのアイデアを紹介していきます。
「とりあえず仕分けコーナー」の設置
まずは家の玄関などに置き場所を決めて、「とりあえず仕分けコーナー」を設置しましょう。
「とりあえず仕分けコーナー」ではカテゴリー別の仕分けボックスを使うのか良いでしょう。
基本の仕分けカテゴリーは、
1) 重要な郵便物（契約書、税金関係の書類など）
2) 処理が必要なもの（通知書、請求書、医療費、アンケート提出、返送が必要な書類、ハガキなど）
3) その他保管が必要なもの（医療関係、保証書、手紙など）
4) 不要なもの（チラシや広告）
郵便物を受け取ったらその場でざっくり分類することを習慣化しましょう。
玄関などに設置する「とりあえず仕分けコーナー」は書類トレイ・ファイルボックス・壁掛けキャビネット・ファイルなどでも対応が可能です。
統一感があるモノを使うと整理しやすくなります。
「保管書類ボックス」の設置
続いて「重要な郵便物」と「その他保管が必要なもの」に関しては、玄関とは別の場所に、「保管書類ボックス」を設置しましょう。
必要な時に探しやすいように安全な置き場に収納スペースを決めて、「契約書」「医療」「税金関係」「取扱説明書・保証書」などの各カテゴリーのラベルをつけた仕分けボックスを設置しましょう。
仕分けボックスの代わりに書類トレイ・ファイルボックス・壁掛けキャビネット・ファイルなども使用できます。
こちらも統一感があるモノを使うと整理しやすくなります。
週に一回の「郵便物チェックタイム」を設ける
「とりあえず仕分け収納」で郵便物が溜まったら、日曜日などに週に一回「郵便物チェックタイム」を設け、習慣化しましょう。
「郵便物チェックタイム」では、仕分けカテゴリー別に溜まった郵便物を処理していきます。
1) 重要な郵便物ボックスに溜まった郵便物：「保管書類ボックス」に保管する。
2) 処理が必要なものボックスに溜まった郵便物：原則その場で全て処理をする。もしくは、その場で処理する必要がない場合、次週の「郵便物チェックタイム」で処理するために「処理が必要なものボックス」に放置しておく。
3) その他保管が必要なものボックスに溜まった郵便物：「保管書類ボックス」に保管する。
4) 不要なものボックスに溜まった郵便物：全て処分する。
緊急対応の仕組みを作る
以上の仕組みにプラスアルファで次のような工夫も取り入れると、より効率的に郵便物を管理できます。
優先度の高い郵便物や文書には目立つマークやシールをつける
緊急性の高い書類は、専用のボックスやファイルを追加し、仕分け・保管する
スマホのリマインダーやカレンダーを活用して、期限を守る
収納アイテムの選び方
さまざまなタイプの収納アイテムがありますが、スマートに収納するために特にオススメの収納アイテムを紹介します。
ファイルボックス：書類をA4サイズで保管でき、一番スマートに管理できる
壁掛けキャビネット：デスク、ダイニングテーブルや棚を占領せず、省スペースで管理ができる
クリアファイル：収納スペースが確保できない方は、クリアファイルでも整理できる
これらは全て百均などで手軽に入手することができます。
郵便物整理収納ボックス設置の３ステップ
1) 「とりあえず仕分けコーナー」用の仕分けボックスなど（必要な分だけ）、「保管書類ボックス」用の仕分けボックスなど（必要な分だけ）、そしてラベルを用意。全て百均などの収納アイテム・日用品コーナーで購入可能。
2) ラベルに重要な郵便物・処理が必要なもの・その他保管が必要なもの・不要なものカテゴリーを書いて仕分けボックスに貼り、玄関先などに「とりあえず仕分けコーナー」を設置。
3) ラベルに保管用の郵便物や書類のカテゴリー（「契約書」「医療」「税金関係」「取扱説明書・保証書」など）を書いて仕分けボックスに貼り、安全な保管場所に「保管書類ボックス」を設置。
4) 設置完了。
郵便物整理収納ボックスを活用した郵便物整理の流れ
1) 郵便物がポストに届いたら、「とりあえず仕分けコーナー」でその場でざっくり仕分け。
2) 週に一回の「郵便物チェックタイム」で重要な郵便物とその他保管が必要なものは「保管書類ボックス」へ。処理が必要なものはその場で処理するか、次週の「郵便物チェックタイム」に繰り越すためボックス内に放置。不要なものは処分する。
郵便物をまるごとデジタル管理
収納スペースを確保するのが難しい方、請求書や通知書はデジタル管理したいという方、そして仕事で忙しいという方は、郵便物の電子化ツールやクラウド郵便サービスを利用するのがよいでしょう。
郵便物のデジタル整理に役立つツール：MailMate
出典：クラウド私書箱メールメイト紙の郵便物をWEB上で管理｜MailMate
郵便物の整理を効率化するツールとして注目されているのがMailMateです。
このサービスを利用すれば、紙の郵便物をデジタル化し、スマホやパソコンから簡単に効率的に管理することができます。
郵便物をそのままデジタル化してしまえば、物理的に収納・管理する必要もなくなり、大事な郵便物や書類をなくしてしまうことも防げます。
MailMateの郵便物デジタル化サービスを利用すれば、スマホやパソコンから過去の郵便物も確認することもでき、いつでもどこでも必要な郵便物を確認・管理することができます。
MailMateでできること
郵便物の受取代行：自分宛の郵便物はMailMateの住所で受け取られて、万全のセキュリティのもとで最長7年間保管されます。
郵便物のデジタル化：MailMateの住所で受け取られた郵便物はスキャンされ、高解像度のPDFとして個人アカウントのオンラインダッシュボードにアップロードされます。これにより、重要な郵便物を見逃すことがなくなります。
郵便物のデジタル一括管理：いつでも、どこにいても、パソコンやスマホから郵便物を確認・管理できます。MailMateの住所に届いた郵便物には、個人アカウントのダッシュボードから、開封、原本転送、破棄などの指示を出すことができます。
紙の領収書のデジタル化もできる
MailMateは郵便物デジタル化サービスだけでなく、無料の領収書電子化サービスも利用することができます。
専用のアプリを利用すれば、紙の領収書やレシートのスキャン・データ化が一瞬ででき、自動でカテゴリごとに分類されます。
領収書やレシートのスキャン機能は無料で利用できるので、気になる方は是非お試しくださいね。
MailMateの料金表
月々の料金は下記のようになりますが、年間契約で月額1500円〜利用することができます。
利用の流れ３ステップ
1) 無料アカウントの作成：まずは無料アカウントを作成し、実際のダッシュボードを確認してみましょう。サービス利用を検討している場合、ダッシュボード内からデモ通話を予約することもできます。
2) 本人確認と転送の手続き：必要な手続きとして、ウェブ通話、プラン選択、電子契約書への署名、転居届けの提出があります。不明な点やわからないことがあれば、問い合わせをして説明してもらうこともできます。これらの手続きが完了すると、オンライン上での郵便物の受け取りが可能になります。
3) オンラインでの郵便物管理：郵便物が個人アカウントのダッシュボードにアップロードされると通知が届きます。紙の郵便物をメール感覚で管理できるのが便利です。ウェブ上のダッシュボードから、郵便物の開封、スキャン、転送、破棄、請求書の支払い代行の依頼が可能です。
MailMateを利用するメリット
時間の節約：紙の郵便物をデジタル化することで、郵便物を整理整頓したり仕分け・収納をする手間が省けます。これにより時間が有効に活用できます。
省スペースと紛失防止：郵便物をデジタル保管することで、家に収納スペースを確保する必要がなくなり、大事な郵便物の紛失も防げます。
安全な管理：抜群のセキュリティで、安全に個人情報が含まれる郵便物を管理することができます。郵便物をデジタル管理することで、長期留守中に溜まる郵便物が原因で起こる犯罪リスクを回避することもでき、安心です。
ゼロリスクでMailMateを体験：30日間の返金保証がありサービスに満足がいかない場合は、全額返金されるので安心して始めることができます。
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まとめ
本記事では郵便物の整理のコツやアイデアを紹介しました。
郵便物の整理に課題を感じている人は、記事内で紹介した整理収納の方法をぜひ参考にしてみてください。
それでも郵便物が多かったり、仕事が忙しくて仕分けの時間がないという方には、郵便物のデジタル化がオススメです。
MailMateの郵便物デジタル管理サービスを利用すれば、面倒な郵便物の整理や管理もスマートに行うことができ、暮らしをもっと快適にできますよ。
30日間の返金保証もあり、アカウント作成は無料なので、是非お試しください。
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