労務管理における3つの課題と対応策｜テレワークの問題点も解決

「テレワーク時の労務管理が大変」

「就業規則が今の雇用形態に合っていない」

「従業員の職場満足度が低い気がする」

このように労務管理の課題を抱えている方には、この記事が参考になるでしょう。

従業員の労働条件や就労環境など、労働に関する内容を広く管理するのが労務管理です。働きやすい職場を作るうえで必要な業務ではあるものの、労務管理にはさまざまな課題も存在しています。

そこで本記事では、労務管理に関する3つの課題とは何か、そしてどんな対応策があるのか解説していきます。適切な労務管理を行い、企業の生産性を高めるためにも、ぜひご一読ください。

労務管理とは

労務管理はバックオフィス業務の一つで、従業員の労働に関わる事項を幅広く扱います。労務管理の主な業務内容は、以下のとおりです。

• 勤怠管理

• 給与計算

• 雇用に関する手続き（採用、雇用契約の締結など）

• 職場のルール作り（就業規則の策定・管理、労使協定の実施など）

• 福利厚生の管理（社会保険、産休・育休手続きなど）

• 安全衛生の管理（健康診断の実施、メンタルヘルスケアなど）

• 職場や業務環境の改善（ハラスメント対策、高齢者の活躍促進など）

労働契約の内容や労働条件の明確化、安全性の確保など、組織全体の労働環境を管理する業務といえます。

労務管理の目的

労務管理の目的は、大きく2つあります。

• 生産性を高める

• 法令を遵守する

生産性が高ければ、少ない労働力で同じ成果を出すことができるので、利益率が上がります。そのためには従業員の働きやすい環境を整えることや、従業員の満足度を高め、モチベーションを高く保つことが求められます。だからこそ給与計算や福利厚生、安全衛生の管理といった労務管理が必要なのです。

また法令を遵守し、適切な勤怠管理やハラスメント対策を行うことも重要です。労働基準法などの労働にまつわる法令を理解し、それに合った職場ルールを作りましょう。法令違反は企業にとって大きなダメージとなるので、リスク管理が欠かせません。

人事管理との違い

労務管理と人事管理は混同されがちですが、業務内容は異なります。大きな違いは、労務管理の業務では組織全体を対象にしており、人事管理の業務では従業員一人ひとりを対象にしている点。従業員全体の職場環境を整えるのが労務管理で、個々の人材をうまく管理するのが人事管理です。

人事管理の業務内容には、たとえば以下があります。

• 従業員の採用

• 従業員の配置・異動

• 人材育成

• 人事評価

企業によっては、「人事労務管理」として両業務をまとめて行う場合もあれば、労務部（あるいは総務部）と人事部で業務内容を分けている場合もあります。

労務管理が抱える3つの課題

近年はさまざまな働き方ができるようになり、これまでの労務管理のやり方ではうまくいかない部分も出てきました。

労務管理が抱えている課題は、主に3点あります。

• 雇用形態の多様化

• 労働時間の管理

• テレワークへの対応

それぞれ順に見ていきましょう。

課題１）労働者の雇用形態が多様化している

企業には正規雇用の職員だけでなく、パートタイムやアルバイト、派遣などの非正規雇用の職員も多いです。さらに個人事業主やフリーランスも増えており、雇用形態は多様化しています。

それに伴い、以下の課題が生じています。

• 就業規則が現状に合っていない

• 雇用形態による待遇差がある

たとえば雇用形態によって待遇が異なるなら、それを就業規則にも明記しなければなりません。ところが就業規則の整備が遅れており、一部の雇用形態に合っていない場合があります。

また厚生労働省は雇用形態による不平等をなくすため、同一労働・同一賃金のガイドラインを策定しました。ただし明確な基準がないことから、対応が進んでいない企業もあるようです。

https://youtu.be/hle_gYRjOnA?feature=shared

参考：同一労働同一賃金特集ページ ｜厚生労働省

課題２）労働時間を管理する負担が大きくなった

大企業は2019年、中小企業は2020年より働き方改革が行われ、企業は対応に追われることとなりました。主な改正点は、2点です。

• 時間外労働の上限規制が行われた

• 年5日の有給休暇の取得が義務付けられた

時間外労働については、原則として月に45時間、年に360時間という上限が設けられました。さらに月に100時間、年に720時間を超えた場合は、罰則が科せられる可能性があります。

あわせて年に10日以上の有給休暇が付与される従業員は、年度内に5日分の休暇を取得する義務が生じました。万が一取得できなければ、企業が罰則を受けるリスクがあります。

こうした制限があるため、労働時間を管理する負担は大きくなったのです。

参考：時間外労働の上限規制 | 厚生労働省

課題３）テレワークへの対応が難しい

近年では雇用形態の多様化やオンラインツールの発展によって、テレワークが広く浸透してきました。テレワークの導入によって、従業員側は通勤時間が減ってプライベートとの両立がしやすくなりますし、企業側には人材確保がしやすくなる、コストを削減できるなどのメリットがあります。

ただ、多くのメリットが得られる反面、以下のように課題も多いです。

• 労働時間の確認が難しく、勤怠管理がしづらい

• 適切な評価がしづらく、不満が溜まりやすい

• 部署によってはテレワークが進まず、不平等感が生まれる

こうした課題を解決するには、社内ルールを明確化する、労務管理ツールを導入するなどの方法が考えられます。

コンプライアンスやセキュリティ対策にも注意が必要

労務管理には、コンプライアンスの徹底も求められます。たとえば残業代の未払いが生じている、セクハラ・パワハラ等の問題があるような場合は、必ず改善しなければなりません。コンプライアンスを軽視していると悪評が広がり、新規採用が難しくなる、人材が流出する等の問題も生じます。

あわせてセキュリティ対策も行わなければなりません。個人情報などの漏えいが起きてしまうと、社会的信用は一気に下がってしまいます。特にテレワークや業務のアウトソーシングなどを行う際は、安心して利用できる環境かどうか確かめておきましょう。

労務管理の課題への対応策

上述のとおり、労務管理にはさまざまな課題があります。ただ、企業によって抱えている課題やその優先度は異なるため、まずは抱えている課題を明確にすることが大切です。できれば従業員にも話を聞き、現場の困りごとや不満などもヒアリングできると良いですね。

そもそも就業規則に問題がある、業務内容と勤務体制が見合っていないなど、課題が明確になれば、具体的な対応策も検討しやすくなります。

ここでは、労務管理における課題への対応策を3つご紹介します。

対応策１）専門家へ相談する

労務関連の法令は複雑ですし、業務内容も幅広いです。そのため労務管理の課題を解決するには、社会保険労務士や労務管理士など専門家の力を借りるのが効果的です。

ただし社会保険労務士と労務管理士は、名前が似ているものの異なる資格なので、注意する必要があります。両者の違いは、以下のとおりです。

• 社会保険労務士：国家資格であり、さまざまな業務を担うことができる

• 労務管理士：民間資格であり、担える業務に制限がある

社会保険労務士には、社会保険等の手続き代行、帳簿作成などの独占業務があり、これを労務管理士が行うことはできません。専門家へ相談する際は、違いを知ったうえで依頼すると良いでしょう。

対応策２）ペーパーレス化で業務負担を軽減する

労務管理においては、給与明細や契約書、経費精算書など、大量の書類を扱います。ただ、紙の書類では作成・確認に負担がかかりますし、誤記入や記入忘れ等のミスが起こりがちです。印刷費用や紙代、郵送料、保管場所の確保などのコストもかさみます。

さらにハンコ文化が根付いており、多くの書類に押印が求められる点も問題です。押印のために出社する「ハンコ出社」が行われており、テレワーク導入の妨げになっている企業も珍しくありません。

ペーパーレス化はこうした問題を解決し、業務負担を軽減するために有効です。給与明細のデータ化、経費精算書の電子送付など、さまざまな場面でペーパーレス化を取り入れることができますよ。

対応策３）労務管理システムを活用する

労務管理システムには多くの種類があり、企業の抱える課題をピンポイントで解決できます。システムを導入する目的や解決したい課題、コストや他システムとの連携しやすさなどを考慮して、企業に合ったシステムを選びましょう。

おすすめの労務管理システムには、たとえば以下があります。

①オフィスステーション｜必要な機能だけを付けられるので無駄がない

引用：オフィスステーション｜シェアNo.1人事労務クラウドソフト

• 料金：機能、従業員数によって異なる

• 主な機能：帳票作成、給与明細作成、有休管理、勤怠管理　など

• 特徴：必要な機能だけを使うことができる、サポートデスクに専門家がいる

オフィスステーションは、4年連続シェアNo.1の実績を持つ労務管理クラウドソフト。「労務」「年末調整」「有休管理」など機能ごとに7つの製品に分かれており、好きなものだけを導入するシステムです。解決したい課題に応じて、必要な機能だけを無駄なく使うことができます。

サポートデスクには、社会保険労務士試験の合格者や実務経験者などの専門家がいるのも魅力。初めて労務管理システムを導入する方でも安心です。

ユーザーからは、「労務担当者の産休・育休にも対応できた」「大幅に所要時間を削減できた」などの声が挙がっています。

②SmartHR｜無料トライアル＆無料プランがあるので安心

引用：SmartHR（スマートHR）｜シェアNo.1のクラウド人事労務ソフト

• 料金：無料／要見積もり

• 主な機能：雇用契約、給与明細作成、年末調整、人事評価　など

• 特徴：人事・労務のいずれにも効果的、小規模事業者は0円で使える

SmartHRは、登録社数60,000社を超える労務管理システムです。労務管理の効率化やペーパーレス化を実現する「SmartHR労務管理」、人事管理の効率化や人材育成をサポートする「SmartHRタレントマネジメント」の2種類があり、導入目的に応じて選択可能。シンプルで使いやすいインターフェースもポイントです。

15日間の無料トライアル期間があるほか、従業員数30名を下回る小規模企業は0円プランも利用できます。ノーリスクで試したい方にもおすすめです。

導入企業からは、「ペーパーレス化が促進できた」「組織の状態を可視化できた」といった声が出ています。

③ジョブカン労務HR｜ジョブカンシリーズをまとめて利用するのもおすすめ

引用：従業員情報を一元管理「ジョブカン労務HR」

• 料金：無料／1名あたり月額400円～

• 主な機能：帳票作成、年末調整、マイナンバー管理、電子契約　など

• 特徴：シリーズの種類が豊富で連携しやすい、帳票の自動作成が可能

ジョブカンは労務管理だけでなく、「ジョブカン勤怠管理」「ジョブカン経費精算」「ジョブカン採用管理」など、さまざまなシリーズ展開がされています。必要なサービスをまとめて利用すれば、データの共有ができて更なる業務効率化が期待できます。シリーズ累計の導入社数は、250,000社を超えていますよ。

ジョブカン労務HRには帳票の自動作成機能があるため、ヒューマンエラーやかかる手間を大幅に削減可能。電子申請機能を使えば、書類提出も簡単です。

「複数の管理ツールをジョブカンにまとめた」「属人的な運用から脱却できた」といったユーザーの声もあります。

テレワークには専用ツールを使うのがおすすめ

テレワーク中の課題は独特なので、一般的な労務管理システムでは解決できない場合もあるでしょう。そのためテレワークには、以下のようなツールを使うのがおすすめです。

• バーチャルオフィスツール：NeWork、Teracyなど

• Web会議ツール：Google Meet、Zoomなど

• コミュニケーションツール：Slack、Chatworkなど

• プロジェクト管理ツール：Trello、backlogなど

• 社内ナレッジ共有ツール：NotePM、GoogleDriveなど

ツールを選ぶ際は、操作性やサポート体制などを確認しておくと安心です。また混乱を避けるためには、オフィス勤務での働き方との変化が少ないことも大切です。

参考：リモートワークに必要なツール１３選！導入メリット【2024年】 | MailMate

テレワーク中の郵便物対応はメールメイトにお任せ

上述のとおり、テレワークにはさまざまな課題があります。特に郵便物の受け取りや仕分けを行うには、どうしても出社しなければいけません。そのため特定の部署ではテレワークの導入が進められず、部署ごとに不平等が残る企業も多いでしょう。

こうした課題の解決策になるのが、クラウド郵便サービス・メールメイトです。メールメイトの基本情報は以下のとおりです。

• 料金：月額3,800円～

• プラン内容：郵便物の受取・保管、電子帳簿保存法対応、原本の保管・転送

ここでは、メールメイトがどのようにテレワークの課題を解決するのか見ていきましょう。

郵便物対応のための出社をなくせる

テレワーク中の出社理由として多いのが、郵便物対応のための出社です。過去の調査では、テレワークを導入している会社の4割以上が「交代制で必ず1人は出社している」と答えていました。郵便物が会社に届く場合、受け取りや仕分けをするには、どうしても出社する必要がありますよね。

その点、メールメイトを導入する大きなメリットとして、郵便物をクラウド上で管理できる点が挙げられます。メールメイトの住所に届いた郵便物は、スキャンしてデータ化され、クラウド上に保管されます。そのためインターネット環境さえあれば、どこにいても郵便物の管理ができるのです。

郵便物対応のための出社がなくなるので、部署間の不公平感も払拭することができるでしょう。

労務管理の問題点を解決して職場の生産性を高めよう

本記事では企業の労務管理に悩んでいる方に向け、労務管理における3つの課題と、その対応策について解説しました。おすすめのツールやサービスもご紹介したので、気になる方はぜひ試してみてくださいね。

労務管理は、従業員の健康管理や安全管理などを担っており、従業員が満足感を持って働くためにも欠かせない業務の一つです。一方で労務担当者の業務内容は多岐にわたっており、働き方や雇用形態の多様化に伴って課題も増えてきています。法令を遵守するためには、法令の変化にも対応していかなければなりません。

ぜひ専門家への相談や、企業に合ったツール・サービスを利用しながら、労務管理の課題を解決していきましょう。

メールメイトはテレワーク導入の強い味方

テレワークにおける課題の改善策として役立つのが、クラウド郵便サービス・メールメイトです。これまでは郵便物の受け取りや仕分けを行うには、誰かが出社しなければなりませんでした。そのためテレワークの導入が進みづらく、部署間の不公平感も生まれていたのです。

そこでメールメイトを使えば、クラウド上で郵便物の管理が可能になります。自宅から郵便物の確認や共有ができるので、郵便物のために出社する必要はありません。届いた郵便物はデータとして管理できるため、共有や保管がしやすいのも嬉しいポイントです。

30日間は全額返金保証が適用されるので、安心して利用できますよ。ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。

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