バーチャルオフィスに届く郵便物をパソコン・スマホ上で受け取る方法

「バーチャルオフィスに届く郵便物を取りに行くのが大変」

「郵便物が自宅に転送されるまで待てない！」

「バーチャルオフィスに届く郵便物への対応が遅くなる...」

こんな悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。

バーチャルオフィスとは、ビジネス用の住所が借りられるサービスです。バーチャルオフィスがあれば自宅で仕事をしていても、取引先とのやりとりや銀行口座の開設などにオフィスの住所を使うことができます。

この記事では、バーチャルオフィスで郵便物を受け取る方法や、スキャン、転送などの便利なサービスをご紹介します。ぜひ参考にしてください。

バーチャルオフィスとは？

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バーチャルオフィスとは、法人登記や開業届に必要なビジネス用の住所貸しのことです。

そのため、レンタルオフィスなどとは違って、オフィスという名前がついていますが、実際のオフィスはなく住所貸しとも呼ばれています。

東京のバーチャルオフィスの最安値で600円〜から法人登記の住所を借りることができます。

おすすめ記事：【2023年】福岡の安いバーチャルオフィス１０選（博多区・天神エリア）

バーチャルオフィスの主なサービス内容

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バーチャルオフィスでは、主に法人登記や名刺、ネットショップなどに記載するための住所のみを貸出しています。

見た目のための住所または郵便物を受け取るためだけの住所か、法人登記ができる住所かで価格が違ってきます。

以下は、一般的なバーチャルオフィスのサービス内容です：

• 法人登記用の住所

• 電話取り継ぎ

• 郵便物や荷物の受け取り・保管

• 郵便物や届いた荷物の転送

• 会議室の貸出

さらにバーチャルオフィスによって郵便転送の頻度や届いた郵便物を通知する、郵便物や荷物の引き取りなどのオプションを提供しています。

どんな人がバーチャルオフィスを使うのか？

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株式会社ゼニスの行った調査によるとバーチャルオフィスを利用する主な理由として、

1. 運営費用を削減できる（55.6%）

2. 起業する初期費用を削減できる（44.9%）

3. 自宅の住所を登記しなくて良い（29.2%）

4. 欲しい住所を会社の住所として使うことができる（11.5%）

などが挙げられます。

つまり、事業を始めたばかりのスタートアップ企業や法人化したいけど、自宅の住所を開業届に使いたくない個人事業主などがバーチャルオフィスの主なユーザーです。

バーチャルオフィスの郵便物受け取り問題とは？

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株式会社ゼニスの行った調査によると、

バーチャルオフィスのデメリットはなんですかという質問に対して45.7%の人が

「郵便物の受け取りが遅くなってしまう」と回答しました。

バーチャルオフィスで法人登記や開業届を行うと、会社の郵便物は全てバーチャルオフィスに届いてしまいます。

そのため、すぐに対応が必要な重要な郵便物が届いた場合、バーチャルオフィスの転送を待つ必要があります。

その場合バーチャルオフィスを選ぶ際に、郵便物転送サービスがあるかどうか運営会社によって違うため、バーチャルオフィスの利用を始める前に郵便物の取り扱いについて必ず確認しましょう。

運営会社によっては転送費用が都度発生したり、郵便物の転送を無料で行なっているところもあります。

また、郵便物の取り扱いに関して、紙の郵便物だけではなく宅配物が届いた際に受け取ってもらえるかどうかも確認しましょう。

バーチャルオフィスに届いた郵便物や宅配物の受け取りが遅くなるとどうなる？

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バーチャルオフィスに届いた郵便物や宅配物の受け取りが遅くなってしまうと、どのような影響があるのでしょうか？

ここでは、２つのケースを紹介します。

1. 請求書への支払いが遅れる

届いた郵便物が期限つきのもの、例えば請求書であった場合に期限に間に合わずに支払いが遅れてしまうという事態も考えられます。

バーチャルオフィスの利用を検討する場合は、郵便物の転送をどのぐらいの頻度でおこなっているか、緊急な郵便物転送をおこなっているかなどを確認しましょう。

2. 仕事のスピードが落ちる

届いた郵便物が仕事を進める上で必要なチームで共有したいものである場合は、バーチャルオフィスから転送され誰かの自宅に届くまで待つ必要があります。

そこから写真を撮ったりスキャンをしてメール送信としているとタイムラグが積み重なって仕事のスピードが落ちてしまいます。

バーチャルオフィスでも郵便物の受け取りは可能！

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基本的には、バーチャルオフィスでも郵便物を受け取ることが可能です。一般的なバーチャルオフィスには郵便物受取サービスがあるので、その特徴を見ていきましょう。

しかし、場合によっては郵便転送が基本料金に含まれていない可能性があります。

バーチャルオフィスで郵便物を受け取る方法は簡単！

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そこに届いた郵便物は一旦バーチャルオフィスのスタッフが受け取るので、それをあらかじめ指定した方法で受け取ってください。

受け取り方法については、バーチャルオフィスによってさまざまです。

・郵便物をスキャンし、データの状態で送付してもらう

・定期的に（週に1度など）自宅へ転送してもらう

・自分でオフィス事務局へ引き取り

たとえばこのような受け取り方法があるので、自分に合ったサービス内容・料金のものを選びましょう。

バーチャルオフィスで受け取れない郵便物の例

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バーチャルオフィスでは基本的に普通郵便物の受け取りは可能ですが、なかには受け取れないものもあります。

サービス内容はバーチャルオフィスによって大きく変わりますが、以下の郵便物はNGというところが多いです。

・現金書留

・法的文書

・代引き商品

・規定サイズを超える大型の宅配物

・危険物や生もの

また宛先にも注意が必要です。

法人名で登録している場合、宛先が個人名になっていると受け取れないことがあるかもしれません。事前に規約をよく読んでおきましょう。

バーチャルオフィスの郵便物管理に役立つサービス２つ

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郵便物をはじめオフィスには書類が増えていくので、書類整理ができずに悩む方もいるでしょう。

バーチャルオフィスによっては郵便物の管理に役立つサービスがあるので、こうした悩みも解決できるかもしれません。

1.バーチャルオフィスに届く紙の郵便物をリアルタイムにパソコン上で

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１つ目は、クラウド郵便サービスです。

バーチャルオフィスに届いた紙の郵便物をスキャンしてPDF化し、パソコンやスマホ上のダッシュボードに配信してくれます。

PDFファイルとして紙の郵便物が届くため、メールと同じように管理することができます。

ほかにも郵便物をデジタル化することで以下のようなメリットがあります：

・過去の郵便物を検索機能ですぐに見つけられる

・郵便物保管スペースが不要に

・郵便物の紛失がなくなる

・リアルタイムにチーム内で郵便物の共有が可能

こうした点に魅力を感じる方は、クラウド郵便サービスを組み合わせて使うことをお勧めします！

2.好きな時に受け取りを！私設私書箱

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私設私書箱サービスとは、民間の企業が運営する私書箱サービスのことです。

バーチャルオフィスが遠くにあり郵便物を受け取りに行くことができない場合は、近くの私設私書箱に転送してもらい私書箱で受け取ることができます。

さらに、私書箱を借りると自分の住所を書く必要がなくなるためプライバシーの保護にもつながります。

「郵便物は自分の目で確認したいが、忙しい時に配達されるのは困る」という方にとって、便利なサービスといえるでしょう。

必要に応じて転送サービスも利用しよう

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バーチャルオフィスによっては、定期的に郵送物を自宅へ転送してくれるサービスがあります。

ただ時には違う住所に転送したい、あるいは出張や旅行先で受け取りたい、ということもあるかもしれません。

また郵便物をクラウド保管している場合は、定期転送がないケースもあります。

そのため郵便物の原本が必要になった場合は、別途転送サービスの申し込みが必要です。

ここでは転送サービスの活用方法を2パターンご紹介します。

ケース①特定の人物に転送したい時

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バーチャルオフィスの郵便転送サービスの一つに、個別転送があります。個別転送は以下の場面で役立ちます。

・急ぎの郵便があり、即時発送してほしい時

・指定した日時に届けてほしい時

・特定の郵便だけを別の住所に送りたい時

たとえば普段は郵便物の転送先を自宅にしていても、「この郵便物は別の社員に転送してほしい」という場面があるかもしれません。

そんな時は個別転送を依頼すれば、その郵便物だけを指定した場所へ配送してもらえます。

ただし個別転送はオプション扱いとなり、別途料金が発生するケースが多いです。

ケース②出張や旅行時

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クラウド保管されている郵便物は、出張先や旅行先からも確認することができます。

一方でなかには「どうしても直接受け取りたい」という郵便物もあるかもしれません。

その場合はケース①と同様に、個別転送してもらいましょう。

注意するのは、サービスによっては海外への転送ができない点です。また海外転送の場合は料金が高くなることも多いので、あわせて事前に確認しておきましょう。

バーチャルオフィスの郵便物に関するFAQ

ここでは、バーチャルオフィスの郵便物に関するFAQを紹介いたします。

簡易書留は受け取ってもらえる？

バーチャルオフィスを利用する方でよくある質問が、簡易書留を受け取ってもらえるかどうかということです。

通常、転送不要であっても簡易書留を受け取ってくれます。

転送不要というのは、受取人が転居届を提出していても自動転送をしないでほしいという差出人の意思表示です。

つまり、受取人の会社宛の郵便物の場合、会社の住所がバーチャルオフィスの住所であれば普通郵便と同様書留も受け取ることができます。

さらに、転送不要でもバーチャルオフィスから契約者様への書留の転送は可能です。

転送不要については、「転居届で転送されない郵便物等はありますか？」をご覧ください。

バーチャルオフィスの郵便物の転送頻度は？

バーチャルオフィスによって違いますが、郵便物や宅配物の転送は月１回や週１回が基本的です。

しかし、バーチャルオフィスによっては写真で郵便物の到着をお知らせしてくれるサービスもあります。

「リアルタイムにバーチャルオフィスに届く郵便物を確認したい！」

という人は、クラウド郵便のMailMateがおすすめです。

【MailMateプラン】

• ビジネスプラン　法人登記可能住所＋クラウド郵便（開封スキャン60件/月）

• プレミアムプラン　クラウド郵便（開封スキャン25件/月）

• スタンダードプラン　クラウド郵便（開封スキャン5件/月）

格安バーチャルオフィスは安全？

バーチャルオフィスによっては、非常に安い価格で住所を提供している事業者もあります。

安全かどうか、信頼できるかどうかを確認するためにできることは、以下の通りです：

• 住所を検索してニュースなどになっていないかを確認

• 郵便物の転送頻度を確認

• 基本料金に含まれているサービスを確認

• 必要なオプションをつけた場合の合計金額を確認

よくあるのは、基本料金は安くてもオプションをつけると他のバーチャルオフィスと価格が変わらなくなってしまうということです。

基本料金で判断するのではなく、自分に必要なサービスを全て考慮した上で判断しましょう。

バーチャルオフィスの郵便物は、引き取りに行ける？

先ほど述べたように、バーチャルオフィスに届いた郵便物を確認するには、転送を待つ必要があります。

しかし緊急な郵便物でできるだけ早く受け取りたい場合に、引き取りができる場合があります。

郵便物の引き取りが可能かどうかはバーチャルオフィスによって違いますので確認しておきましょう。

また、引き取りの予定がある場合は引き取りにいくことができる距離に拠点を持つバーチャルオフィスを利用する必要があります。

一方で、クラウド郵便を利用すれば引き取りにいく必要はなくいつでもリアルタイムにバーチャルオフィスに届く紙の郵便物をパソコン上で確認することができます。

⇨またインボイス制度対応の請求書を登録不要無料で作成するなら「MailMate 請求書作成ツール・テンプレート！」がお勧めです。

バーチャルオフィスの郵便物転送サービスとは？

バーチャルオフィスが提供する郵便物転送サービスは、オフィスの契約者宛に届いた郵送物を指定された住所に転送するサービスです。多くの運営会社ででは、週1回や月1回など定期的に転送を実施しており、基本料金内に含まれていることもあります。

郵便物転送サービスの料金はどのくらいが相場ですか？

郵便物転送サービスの料金相場は運営会社によって異なります。ただし、基本料金内に含まれている場合もあります。

例えばGMOオフィスサポートでは、1回150g以内の郵便物転送が何度でも無料です。ただし、重量や転送回数によっては追加の転送費用が発生するケースもあるので、利用規約を確認しましょう。

バーチャルオフィスで受け取れない郵便物はありますか？

以下の郵便物はバーチャルオフィスで受け取りができない場合があります。

• 現金書留

• 内容証明郵便

• 本人限定受取郵便

• 大型の荷物

• 危険物

簡易書留はバーチャルオフィスで受け取ってもらえますか？

多くのバーチャルオフィスでは簡易書留の受け取りが可能です。

ただし、運営会社によっては追加料金が発生する場合や、速達や書留での転送が必要になる場合がありますので、事前に必ず確認しておくことをおすすめします。

郵便物が届いたらすぐにメールで知ることはできますか？

MailMateやGMOオフィスサポートなど多くのバーチャルオフィスでは、郵便物の到着をメールやアプリで通知するサービスを提供しています。

バーチャルオフィスに届いた郵便物を直接受け取りに行くことはできますか？

バーチャルオフィスでは、郵便物の来店受取が可能な場合があります。

ただし、事前予約が必要な場合や、一部のオフィスでは利用できないこともありますので、契約前に確認しておきましょう。

バーチャルオフィスが提供する郵便物転送サービスは安全ですか？

はい、バーチャルオフィスの郵便物転送サービスは安全です。

ただし、重要な書類や機密情報を含む郵便物を頻繁に転送する場合は、セキュリティ対策が充実した運営会社を選ぶことをおすすめします。

バーチャルオフィスの郵便物にもリアルタイム対応できる

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ここまでバーチャルオフィスで郵便物を受け取る方法や、スキャン、転送などのサービスをご紹介しました。

バーチャルオフィスのサービスを活用して、上手に郵便物を管理していきましょう。

そしてクラウド郵便サービスのMailMateは、バーチャルオフィスに届く会社の紙の郵便物をオンライン管理してくれるツールです。

無開封のスキャンだけでなく、希望すれば郵便物を開封したうえでスキャンし、原本の破棄を依頼することもできますよ。

もちろん法人登記用の住所としても利用できるので、個人事業主やフリーランサーの方をはじめ、中小企業にもおすすめです。

サービスの利用開始から３０日間は全額返金保証があるので、お気軽にお試しください！

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