バーチャルオフィスの郵便転送サービスが便利！内容・選び方を解説

「バーチャルオフィスの郵便物転送サービスって何？」

「バーチャルオフィスではどんな郵便物が受け取れる？」

「どの転送サービスを選べば良いか分からない」

こうした疑問をお持ちの方には、この記事が参考になるでしょう。

バーチャルオフィスとは、自宅とは別にビジネス用の住所が借りられるサービスです。個人事業主やフリーランスをはじめ、多くの人が利用しています。

そしてバーチャルオフィスの機能の一つに、郵便転送サービスがあります。本記事ではこの郵便転送サービスについて、概要やメリット、サービスの選び方などを詳しくご紹介いたします。

バーチャルオフィスを利用している方、これから利用を考えている方は、ぜひご一読ください。

バーチャルオフィスの郵便転送サービスとは

バーチャルオフィスの住所を使っていると、郵便物がバーチャルオフィスに届くこともあるでしょう。

そしてバーチャルオフィスの郵便転送サービスとは、バーチャルオフィスに届いた郵便物を、自宅などの指定住所に転送するものです。郵便やハガキだけでなく、小型荷物の転送に対応しているところも多くあります。

バーチャルオフィスによってサービス内容はさまざまで、なかには郵便物が届くと利用者へ写真付きで通知を行うものや、届いた郵便物をスキャンしてデータ化するものもありますよ。

バーチャルオフィスで郵便転送を行う流れ

多くのバーチャルオフィスでは、以下の流れで郵便物を転送します。

1. バーチャルオフィスの住所に郵便物が届く

2. スタッフが郵便物を受け取る

3. スタッフが郵便物の確認や利用者への通知を行う

4. 事前に指定した場所へ郵便物を転送する

転送するタイミングは、バーチャルオフィスやプランによって異なります。郵便物の量や種類などに応じて、自分に合ったサービスを選ぶことが大切です。

郵便転送サービスのメリット・デメリット

郵便転送サービスを利用すれば、自宅にいながら仕事用の郵便物を受け取ることができます。郵便物が届くたびにバーチャルオフィスを訪れる必要がないので、とても便利ですね。

一方で、郵便物が手元に届くまで時間がかかるというデメリットもあります。届いたその日に転送手続きを行っても、転送されるまでに1日～2日程度はかかってしまうでしょう。週に1回、月に1回といった定期転送の場合は、さらに大きなタイムラグが生じるかもしれません。

郵便転送サービスにはメリットだけでなくデメリットもあるので、利用する際は注意が必要です。

バーチャルオフィスで受け取れる郵便物

バーチャルオフィスで受け取ってもらえる郵便物はさまざまです。一般郵便やハガキはもちろん、簡易書留を受け取ってもらえるところも珍しくありません。

またほとんどのサービスでは、レターパックやメール便、小型の宅配物にも対応しています。

受け取れない郵便物や宅配物もあるので注意

バーチャルオフィスによって細かい規定は異なりますが、なかには受け取ることのできない郵便物や宅配物もあります。主なものは以下のとおりです。

• 現金書留

• 本人限定受取郵便

• 大型の宅配物

• 生もの、生き物

• 危険物等

特に簡易書留には対応していても、現金書留は受け取れないというバーチャルオフィスは多いです。また本人限定受取郵便は本人しか受け取れないため、バーチャルオフィスでの受け取りはできません。こうした郵便物が届いた際は、基本的に不在票での対応となります。

そして代引きや着払いの荷物については、バーチャルオフィスによって対応が大きく異なります。もし受け取る可能性があるなら、事前に対応を確認しておきましょう。

バーチャルオフィスと私書箱の違い

私書箱もバーチャルオフィスと同じように、自宅以外の場所で郵便物を受け取れるサービスです。

自宅の住所を公開したくない方や自宅を空ける機会が多い方、プライベートの郵便物とビジネスの郵便物を分けたい方など、さまざまな方に利用されています。

私書箱には郵便私書箱と私設私書箱の2種類があり、なかには無料で利用できるものもあります。ただしバーチャルオフィスと違って、機能は限定的です。

ここでは、バーチャルオフィスと私書箱の違いを確認していきましょう。

郵便私書箱は無料だが利用条件が厳しい

郵便私書箱は郵便局が運営しており、郵便局内で郵便物の受け取りができます。利用料金は無料なので、コストがかからない点が魅力です。

一方、以下のように厳しい利用条件があります。

• ほとんど毎日郵便物が届く

• 6カ月以上継続して利用する

• 郵便物を遅延なく受け取れる

個人利用で条件を満たせるケースは少ないため、どちらかというと企業向けのサービスといえるでしょう。また条件を満たしていても、空きがなければ郵便私書箱を利用することはできません。

そしてバーチャルオフィスと違って、法人登記や開業届への記載は不可能です。郵便物を転送することができない点も、バーチャルオフィスとは異なります。

私設私書箱はサービスによって特徴がある

私設私書箱は民間企業が運営しており、利用条件のないところも多いため、個人利用にも向いています。

サービス内容は運営会社によってさまざまですが、主なものは以下のとおりです。

• 郵便物の受け取り・保管

• 郵便物の到着通知

• 郵便物の転送

• 不要な郵便物の破棄

利用目的によっては、十分ビジネスに対応できる内容といえるでしょう。ただし郵便私書箱と同様に、ほとんどの私設私書箱が法人登記や開業届には使えませんし、会議室利用や電話番号のレンタルもありません。

つまり私書箱とは、あくまでも郵便物管理に特化したサービスです。法人登記や電話番号のレンタルをはじめオフィス機能が必要な方には、バーチャルオフィスがおすすめです。

バーチャルオフィスの郵便転送サービスを選ぶポイント

近年ではバーチャルオフィスの需要が増えており、多くの種類があります。私も複数のものから1つを選ぶのが苦手ですが、同じように「種類が多すぎて選べない」という方は多いのではないでしょうか。

そのためここでは数あるバーチャルオフィスのなかから、自分に合った郵便転送サービスを選ぶポイントを4つご紹介いたします。

ポイント１）郵便物の量に合った転送頻度か

選ぶバーチャルオフィスによって、郵便物の転送頻度は異なります。転送頻度は週1回、あるいは月1回というサービスが多いですが、なかには毎日転送や隔週転送のサービスもありますよ。

郵便物の量に応じて、適切な頻度を選びましょう。郵便物の重要度や、受け取りにかかるまでの時間も考慮すると良いですね。

ポイント２）転送費用はいくらか

郵便物を転送する際にかかる費用についても、事前に確認が必要です。利用料金が格安でも、転送費用が実費なうえに手数料が加算されると、結局コストが高くなるケースもありますよ。

またサービスによっては、転送費用がプランに含まれている場合があります。その際は「月に〇通まで」といった条件が付いていることも多いので、あわせてチェックしてください。

ポイント３）郵便物をどのように確認するか

オプションサービスとなる場合もありますが、多くのバーチャルオフィスでは郵便物の到着時に通知を行っています。基本的にメールやLINE、Slackなどのメッセージツールを使った通知が多いでしょう。

可能であれば、自分が日ごろよく使っているツールで通知が受けられると便利です。また写真付きで通知されるサービスを選べば、どんな郵便物が届いているのかすぐに分かるため、その後の対応がスムーズになりますよ。

ポイント４）届いた郵便物に対する指示

バーチャルオフィスに届いた郵便物は、指定したタイミングで自宅へと転送されます。とはいえ、時にはすぐに受け取りたい郵便物もあるでしょう。そんな時に郵便物が到着した日に転送を行う「即日転送」や直接店舗へ引き取りに行く「来店受取」があれば、指定したタイミングよりも早く受け取ることが可能です。

またダイレクトメールや広告などの不要な郵便物の場合、転送ではなく破棄ができるサービスもあります。破棄すれば転送費用がかからず、コストカットにもつながるため、不要な郵便物の多い方には特におすすめです。

おすすめバーチャルオフィスの郵便転送サービス例

ここでは4つのバーチャルオフィスについて、郵便転送サービスの具体的な内容をご紹介いたします。それぞれ異なる特徴があるので、ぜひ参考にしてください。

①メールメイト｜郵便物をデータ化してクラウド上で楽々管理

• プラン料金：5,500円/月～

• 転送頻度：希望時のみ転送

• 届いた郵便物の通知：メールやSlackでお知らせ

• 特徴：すべての郵便物をデータ化する、転送や破棄指示も可能

メールメイトの大きな特徴は、届いた郵便物がデータ化され、クラウド上で管理できる点。インターネット環境さえあれば、どこからでも郵便物の確認ができるため、受け取りまでのタイムラグが発生しません。さらにデータとして管理するため、文書の検索や保管、共有もスムーズになります。

原本は7年間保管されるため、必要になればいつでも転送指示が出せるのも便利です。反対に不要な郵便物には、破棄指示を出すことができますよ。こうした指示を出した履歴も残るので、安心して利用できるでしょう。必要に応じて、請求書の支払い代行を依頼することも可能です。

すべてのプランで法人登記ができるので、これから開業する方にもおすすめです。

②ワンストップビジネスセンター｜週に1回の郵便物転送が無料

引用：株式会社ワンストップビジネスセンター

• プラン料金：5,280円/月～

• 転送頻度：週1回（毎週水曜日）

• 転送料金：0円 ※100gを超える宅配物は有料

• 届いた郵便物の通知：専用サイトにてお知らせ

• 特徴：店舗によっては来店受取も可能、簡易書留も受け取れる

ワンストップビジネスセンターでは、すべてのプランに週1回の郵便物転送が含まれています。100gを超える宅配物は有料での転送となりますが、店舗によっては来店受取ができるため、うまく活用すればかなり転送料金を抑えられるでしょう。保管期限が2週間あるので、都合の良い時に受け取れるのも便利ですね。

さらに簡易書留のようにサインが必要な郵便物も受け取れるほか、オプションで即時転送も可能です。到着した郵便物は専用サイトから確認できるため、スムーズに対応できますよ。

また全国の会議室が利用できるほか、電話番号利用や電話秘書代行サービスの利用もできるため、バーチャルオフィスとしても多機能です。

③GMOオフィスサポート｜転送のタイミングを自由に選べる

引用：【月額660円〜】格安バーチャルオフィス | GMOオフィスサポート

• プラン料金：1,650円/月～ ※転送不要プランは660円/月

• 転送頻度：週1回、隔週、月1回から選択可

• 転送料金：0円 ※150gを超える郵便物、宅配物は有料

• 届いた郵便物の通知：LINEでお知らせ

• 特徴：転送スケジュールを柔軟に選べる、オプションサービスが豊富

GMOオフィスサポートは格安バーチャルオフィスでありながら、郵便物関連のサービスが充実しています。郵便物の量に応じて転送頻度を選べるうえ、必要に応じて「スグ転送」や臨時転送も選択可能。さらに利用条件はあるものの、事前に予約すれば来店受取も可能です。

不在票の通知（220円/通）や速達郵便、書留郵便の転送（660円/通）など、オプションサービスが豊富な点も魅力。届いた郵便物を写真付きで通知する「写真でお知らせ」オプションを付ければ、不要な郵便物は無料で破棄してもらうこともできますよ。

店舗によっては貸会議室やコワーキングスペースの利用もできるので、取引先との打ち合わせ等がある方にも便利でしょう。

④DMMバーチャルオフィス｜格安料金で希望通りの転送依頼ができる

引用：DMMバーチャルオフィス

• プラン料金：2,530円/月～ ※ネットショップ支援プランは660円/月

• 転送頻度：週1回

• 転送料金：330円/回～ ※郵便物のサイズや種類による

• 届いた郵便物の通知：会員サイト上でお知らせ

• 特徴：転送頻度等のカスタマイズが無料、会員サイトからさまざまな指示が可能

DMMバーチャルオフィスでは、基本的に毎週水曜日に郵便物を転送しています。一方で「転送頻度を月1回にしたい」「毎月10日と月末に送ってほしい」など、転送頻度や転送日を無料でカスタマイズすることも可能です。郵便物が少ない方は、転送頻度を減らして転送コストを下げることができますよ。

また転送頻度のカスタマイズや郵送物の破棄依頼、届いた郵送物の通知などは、すべて会員サイト上で行います。月ごとに設定を変更することもできるので、状況に応じて柔軟な対応がとれるでしょう。

さらに必要であれば、固定電話番号のレンタルも可能。住所利用と固定電話番号のセットプランは月4,730円～と低コストです。

バーチャルオフィスを利用するなら転送サービスを活用しよう

本記事ではバーチャルオフィスを利用している方、あるいは利用を検討している方に向け、バーチャルオフィスの郵便物転送サービスについて概要やメリット、選び方などを解説しました。

選ぶバーチャルオフィスごとにサービス内容は大きく異なるので、気になるものをいくつか比較してみると良いですね。

バーチャルオフィスを利用することで、低コストで一等地の住所が借りられるうえにプライバシーも守られるため、自宅での仕事がしやすくなります。さらに自分に合った転送サービスがあれば、郵便物の管理もスムーズにできますよ。

バーチャルオフィスを利用する際は、ぜひ転送サービスを活用しましょう。

メールメイトを使ってスムーズに郵便物を管理しよう

バーチャルオフィスの郵便物転送サービスは便利な反面、受け取りまでに時間がかかる点がデメリットです。郵便物が届いたらすぐに転送してもらう「即時転送」サービスも利用できますが、多くは別料金がかかるため、転送コストが高くなってしまいます。

一方でメールメイトでは、届いた郵便物をスキャンして、PDFデータとしてアップロードします。そのためインターネット上で郵便物の内容が確認できるため、「受け取りまでに時間がかかる」というデメリットが解消されます。原本が不要であれば、転送コストをかける必要もありません。

メールメイトのアカウント作成は無料なので、気になる方はまず試してみてくださいね。