リモートワークで必要なツール１１選！テレワークを超快適に

（※この記事は、2023年5月26日に更新されました。）

リモートワークが普及するにつれ、快適に働くためのツールも増えてきました。

リモートワークならではの問題点を解決するために、ツール導入を考えている方も多いでしょう。

「在宅勤務をより快適にするツールを導入したい！」

「テレワークと相性の良いツールが知りたい」

という方はいらっしゃいませんか？

本記事では数あるリモートワークツールの中から、おすすめの１１選をご紹介します。

ツールの選び方や、導入する際の注意点についても解説するので、ぜひ参考にしてくださいね。

リモートワーク、テレワークを実施の課題

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総務省が2021年に行った調査によると、テレワークの実施に関して、在宅勤務組と出社組両方に対して課題はなんであるかを尋ねた結果、以下のような課題が浮き彫りになりました：

1. テレワークに適した仕事ではないため （36.3%）

2. 勤務先にテレワーク制度がないため 　（27.9%）

3. 会社に行かないと利用できない資料　（22.8%）

4. 会社でしかできない手続き　（19.4%）

5. 社員同士のコミュニケーション　（17.8%）

6. 上司からの確認・指示を得にくい　（10.8%）

テレワークツールを導入することで、

会社に行かないと利用できない資料問題、会社でしかできない手続き問題、社員同士のコミュニケーション、上司からの指示などの課題は、解決することができます！

さらに、２０２１年に国土交通省の行った調査によると、

仕事内容がテレワークに馴染まないと回答した業種の具体的内容について

「現地作業・直接対面」が約４９％に対し、

「紙での処理、押印等で職場での作業が必要」

「電話対応、郵便物の受け取り・発送等で職場での作業が必要」

など、仕事のやり方の見直し、システム・ツールの導入などのにより改善がある程度可能と思われる理由が半分を占めていることがわかりました。

つまり、テレワーク実施にあたっての課題の第1位もシステムやツールの導入を行うことである程度解決できる部分もあるということです。

テレワークを導入するメリットは何？

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テレワークを導入するメリットは何？

テレワークを導入することで企業と従業員両方にメリットがあることを示しています。

テレワークを導入することで、企業や従業員にさまざまなメリットがあります。

ここでは、主に４つのメリットをご紹介いたします。

1. 通勤時間がなくなる

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リモートワークを導入することで、家から働くことができるため通勤時間がなくなります。

出社するよりも１日に使える時間が増え、やりたいことができるようになります。

時間だけでなく、満員電車に乗るストレスや混雑している道を運転するストレスからも解放されるでしょう。

2. 生産性とパフォーマンスの向上

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在宅勤務のメリットとしてよく挙げられるのが生産性とパフォーマンスの向上です。

周りに同僚がいなくなるため気が散ることが少なくなるためですが、これは自宅の環境によります。

しかし、休憩を好きな時間に取りやすいため集中もしやすいという理由もあります。

3. ワークライフバランスの向上

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働き方改革が推進されているように、従業員のワークライフバランスを考えることは非常に大切です。

在宅勤務をしていると１日のスケジュールを自分で立ててタスク管理をする必要があります。同時に、自分で働き方を決めることができるという自由を手に入れます。

結果、ワークライフバランスの向上につながります。

おすすめ記事：中小企業における働き方改革の取り組み事例と働き方改革の背景

4. コスト削減

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企業は、テレワークを導入することで結果的に運営コストを削減することができます。

リモートワークを快適にするためには、web会議ツールやナレッジ共有ツール、ビジネスチャットツールなどの導入が必要になります。

しかし、オフィスの賃料や電気代、水道代、交通費代などを合わせるとリモートワークをしたほうがコストを削減できる場合が多いです。

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5. 優秀な人材の確保

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現在日本の中小企業は人手不足により人材の確保が難しくなっています。

しかし、テレワークを導入することで地理的な制約なしに優秀な人材を世界中にから雇用することができます。

しかし、これは完全テレワークを導入している企業に当てはまることで、テレワークをスムーズにおこなうためには、ITツールを活用してリモートワークによくあるコミュニケーションの問題を解決する必要があります。

6. 災害時にも仕事を継続できる

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日本は、地震が自然災害が残念ながら多い国です。

電車やバスが止まったりすることもよくありますが、テレワークを導入することでそのような自然災害に影響されることがなくなります。

テレワークを導入するデメリットはあるの？

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次に、テレワークを導入する際のデメリット、注意点についてご紹介いたします。

1. コミュニケーション不足に陥る

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テレワークをしているとチームメイトと直接顔を合わせて話す機会がなくコミュニケーション不足になり情報共有や意思疎通が難しくなります。

しかし、オフィスで働いていると些細な話や挨拶などを交わすことで自然とチームワーク力を高めていくことが可能です。

そのため、テレワークを導入する際には、チーム内のコミュニケーションを促進するためにITツールを駆使する必要があります。

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2. 孤独感、モチベーションの低下

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テレワーク中に直接人と会うことはありません。

web会議システムなどを通して同僚と話すことはあっても１日のうちの少しの時間しか人との交流がありません。

そのような理由から、毎日のテレワークに孤独感を強めていってしまう従業員もいます。

そのため、意識的に頻繁にコミュニケーションをとるようにしたり、コミュニケーションが取りやすいITツールの導入（バーチャルオフィスツール、メタバースなど）を検討した方が良いでしょう。

3. セキュリティの問題

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テレワークをする場合、従業員は基本的に社外のどこからでも働くことができます。

家で働く場合もそうですが、特にカフェなどを利用したい場合はインターネットの利用に注意が必要です。

セキュリティの弱いWi-Fiなどを利用すると会社の機密情報を全部盗み取られてしまう恐れがあります。

そのため、テレワーク導入の際ははじめにインターネットやセキュリティに関するガイドラインなどを明確に定めて社内で共有しましょう。

リモートワークの必須ツール１１選

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今回は全部で１１種類のリモートワークをする際に必須なツールをご紹介します。

それぞれ特徴が異なるので、比較しながら自分の会社に合ったものを選びましょう。

クラウド郵便ツール

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クラウド郵便MailMateとは、会社の郵便物をクラウド上で受け取り・管理を可能にするサービスです。

リモートワークの課題の一つである

「郵便物を受け取るためだけの出社」

などを解決してくれます。

1. スタートアップ向けクラウド郵便 MailMate

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料金：1,500円/月〜

複数人が同時にダッシュボード管理可能

クラウド郵便MailMateの主な機能：

・郵便物の到着通知

・郵便物をパソコンやスマホ上で受け取り

・ダッシュボードで郵便物のPDFスキャン確認

・郵便物の社内共有

・１つのダッシュボードを複数人が同時に管理可能

・原本の転送機能

・MailMateの住所で法人登記できる

など、会社の郵便物をクラウド上で一括管理できる機能がたくさん備わっています。

特に、テレワーク中でも出社する総務などは、郵便物管理ツールを導入することで家から働くことが可能になります。

Web会議システム

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ここでは、ZoomとGoogleMeetを紹介します。

リモートワーク中に会議を行うなら、Web会議システムが必須といえます。

顔を見て話ができるので、会議も進めやすいでしょう。

2. Zoom

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引用：Zoom

料金：無料（有料プランあり）

同時接続人数100名まで（有料プランは最大1,000名まで）

Zoomは、リモートワークの定番の大人数での会議にも使用できるWeb会議システムです。

リモートワークに便利な機能：

・リモートコントロール機能

・ホワイトボード

・チャット機能

・画面共有機能

などがついているので、通常の会議であれば十分に行えます。

会議メンバーにはURLの情報を送るだけでよいので、手軽に会議が開けます。

3. GoogleMeet

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引用：GoogleMeet

料金：680円/月（ユーザー1名あたり）

同時接続人数100名（最大500名まで）

リモートワークに便利な機能：

・チャット機能

・画面共有機能

・字幕起こし

・その他主催者むけ管理機能

があるので、会議の進行に役立ちます。

Googleが運営しているので、他のGoogleアプリとの連携もできます。

GoogleカレンダーやGoogleDriveなど、他のGoogleサービスも利用している場合におすすめです。

コミュニケーションツール

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テレワーク中の社内コミュニケーションを円滑にするには、気軽にやり取りできるツールがあるとよいでしょう。

コミュニケーションツールを使えば、社内の連絡共有がスムーズにできるようになります。

4. Slack

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引用：Slack

料金：無料（有料プランあり）

ユーザー数無制限

テレワークに便利な機能：

・チームやプロジェクトごとの会話

・ファイル共有

・ワークフロービルダー

・Google DriveやOfficeなどのアプリと連携

・1対1の音声通話

など可能なチャットツールです。

他のツールとも連携しやすく、会社の状況に合わせてカスタマイズできる点も大きな魅力といえます。

プロジェクトやチームごとにチャンネルが分けられるうえ、会話の検索も容易です。

5. Chatwork

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引用：Chatwork

料金：無料（有料プランあり）

ユーザー数100人まで（有料プランは無制限）

テレワークに便利な機能：

・グループチャット

・絵文字、メッセージ検索機能

・タスク管理機能

・ファイル管理機能

・ビデオ・音声通話機能

などができるコミュニケーションツールです。

中でも、Chatworkの大きな特徴はタスク管理ができる点です。

メッセージをタップすればタスク追加ができるので、やるべきことを逃しません。

ファイル送付や音声通話もできるので、スムーズなやり取りが可能です。

プロジェクト管理ツール

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ここでは、Trello と backlog というツールをご紹介いたします。

これらのツールを使えば、チームの進捗状況などを確認することで

「プロジェクトの進行状況がわからない」という悩みが解決できます。

6. Trello

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引用：Trello

料金：無料（有料プランあり）

ユーザー数無制限

テレワークに便利な機能：

・ボード、リスト、カードの構造でタスク管理

・Google DriveやSlackなど多くのサービスと連携可能

・ガンチャートの自動作成

・スマホアプリ

・チーム内のタスク共有

など仕事を見える化するために役立つ様々な機能が備わっています。

Trelloでは、1日ごとのタスクから年間計画まで、タスクを一括管理できます。

「作業中」「完了」などタスクの状態が一目でわかるので、直感的に操作が可能です。

7. backlog

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引用：backlog

料金：2,970円/月

ユーザー数30人まで（有料プランは無制限もあり）

テレワークに便利な機能：

・カードをドラッグ＆ドロップで課題の状況を変更

・情報共有、保存できるwiki

・ガンチャート機能

・課題のカテゴリをカスタマイズ

・ファイル共有

など、backlogにはプロジェクトの進捗を見える化し、担当者や期限も明確にしてくれる機能が備わっています。

会議の議事録やメモなどの文書も管理・共有できるので、作業の進捗に役立つでしょう。

絵文字やスター機能を使えば、リモートワークで疎かになりがちな表情や感情豊かなコミュニケーションも可能です。

社内ナレッジ共有ツール

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ここでは、NotePM と GoogleDrive というツールをご紹介いたします。

リモートワーク中、「この情報を確認したい」と思った時に役立つのがこのツールです。

社内の情報共有ができるので、自宅でもストレスなく情報が手に入ります。

8. NotePM

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引用：NotePM

料金：4,800円/月〜

ユーザー数8名〜（※閲覧のみのユーザーは24名～）

テレワークに便利な機能：

・ファイル保存

・マニュアル作成

・検索機能

・動画共有

・変更履歴の記録

・レポート出力機能

・アクセス制限

など社内の情報、議事録などの共有に役立つ機能がたくさんあります。

コメントやいいね！機能も付いているので、コミュニケーションにも役立つでしょう。

特にNotePMの強みは、検索機能が優れていることです。

たとえばWordファイルもExcelファイルもまとめて検索をかけられるため、すぐに必要な情報にたどり着きます。

9. GoogleDrive

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引用：GoogleDrive

料金：680円/月（ユーザー1名あたり）～

ユーザー数無制限

テレワークに役立つ機能：

・ファイル保存

・オフライン環境で操作可能

・ファイルの共有、同時編集

・アクセス権限

・フォルダーの共有

など、リモートワークでもチームで一緒に働くことを可能にする社内ナレッジ共有ツールです。

GoogleDriveではファイルの保管はもちろん、リモートワークに必須の共同編集も可能です。

Googleの各種ツールだけでなく、Microsoft OfficeのファイルやAdobe、Slackなど多様なツールと連携できます。

そのため一元化して管理したい方におすすめです。

勤怠管理システム

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10. ジョブカン

引用：ジョブカン

料金：無料（有料プランあり、トライアル30日間あり）

無料プランで５人まで登録可能

勤怠管理システムジョブカンの主な機能：

・様々な打刻方法

・出勤管理

・シフト管理

・休暇管理

・スマホ対応

・工数管理

・集計

・超過労働対策

・外国語表示

・医療機関特化

などなど実に様々な機能が備わっています。

リモートワークでの勤怠管理に悩んでいるなら、ジョブカンが役立つでしょう。

さまざまな機能がありますが、必要なものだけ選べるためコストパフォーマンスがよいのも魅力です。

労務管理や給与計算など、ほかのジョブカンシステムとの連携もできます。

オンライン契約ができるツール

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11. SignTime

引用：SignTime

料金：無料(有料プランあり) 無料送信件数25通

ユーザー数３名

電子契約サービスSignTimeの主な機能：

・身分証明書などの添付を依頼できるファイル添付機能

・書類タグ機能

・複数ファイル形式に対応

・署名者の順序を指定

・フォントやサイズを変更

・英語対応

・印鑑機能

・手書きサイン風機能

など、他の電子契約ツールにはない機能がたくさん備わっています。

さらにSign Timeは、コスパNo.1の電子契約サービスです。

誰でも簡単に電子契約書を作成することが可能な上に、サインする側の登録は必要ありません。

他の電子契約サービスにありそうでなかった機能や新しい機能がどんどん頻繁に追加されているため、コスパ最強な上に使い勝手も抜群です。

安全性も守られているので、取引先とも安心して利用できますよ。

リモートワークツールを選ぶポイントは使いやすさ

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特に初めてのツールを導入する場合、使いづらいと社内に定着しにくくなっていまいます。

そのためツールを選ぶ際は、以下3つの観点から使いやすさを確認してください。

1. 操作性が高く、感覚的に使える

2. オフィスでの働き方と大きく変わらない

3. サポート体制が整っている

まずはツールそのものの使い勝手が重要です。

ツールの使い方を覚えるのに時間がかかっては意味がないので、ある程度感覚的に操作できるものがよいでしょう。

またオフィス勤務と同等に働けるツールを使えば、メンバーの負担は少なくて済みます。

「リモートワークだからこの業務はできない」

「この情報が見られない」

という状態を減らせるツールがおすすめです。

そしてツールのサポート体制も確認しておきましょう。

導入後に予期せぬ問題が起こることや、新たな疑問点がでてくることもありえます。

その場合に相談できるサポート体制が整っていれば安心です。

リモートワーク ツールを導入する際の注意点２つ

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いくら便利なツールであっても、急な導入は混乱を招いてしまいます。

社内に新しいツールをスムーズに導入したければ、事前の準備や確認が必要です。

1. 問題点をもとにツール導入の目的を明確化する

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メンバーに説明なく新しいツールを導入してしまうと、なかには反発を抱く人もいるかもしれません。まずは「なぜこのツールが必要なのか」という点を明確にしておきましょう。

リモートワークに多い問題点には、たとえば以下の3点があります。

1. 社内のコミュニケーションが不足する

2. 業務やプロジェクト内の進捗管理がしづらい

3. セキュリティが脆弱になる

こうした問題点をはっきりさせたうえで、「コミュニケーションを活発化するためにこのツールを導入する」など目的を明確化してください。

2. セキュリティが維持されることを確認する

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ツールを導入することで社内情報が漏洩することのないよう、セキュリティ面の確認は必須です。

パスワードの管理やアクセス権限など、あらかじめ確認しておくべき項目をまとめておくとよいでしょう。

あわせてツールを導入する際は運営会社も確認し、信頼できるかどうか判断してください。

またメンバーが行うセキュリティ対策として、あらかじめツールの使い方をルール化しておくと安心です。

ツールを活用して快適なリモートワークを

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ここまでリモートワーク環境をよりよくするためのツールや、その選び方・注意点をご紹介しました。

会社に合ったツールを選び、快適にリモートワークを行ってください。

また、リモートワーク中の会社の郵便物管理問題を解決するなら、クラウド郵便のMailMateがお勧めです。

MailMate を使えば紙の郵便物がスマホやPCで受け取れるため、出社しなくても郵便物がチェックできます。

受け取った郵便物は社内で共有・クラウド保管が可能です。

現在、最初の30日間は全額返金保証がついていますので、ぜひ MailMate を一度試してみてはいかがでしょうか。

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