バーチャルオフィス デメリットとメリットを比較！【起業家必見】
「バーチャルオフィスにはどんなデメリットがある？」
「バーチャルオフィスを利用しても法人口座を開設できる？」
このような疑問をお持ちの方はいませんか？
バーチャルオフィスとは、法人登記や開業届用の住所を借りることができるスタートアップや個人事業主に人気のサービスです。
バーチャルオフィスを利用することでオフィス代を削減できるというメリットがあります。
非常に便利なバーチャルオフィスですが、メリットとデメリットをご存知ですか？
本記事では、バーチャルオフィスのメリットとデメリット、バーチャルオフィスとレンタルオフィス、シェアオフィスとの違い、法人口座を開設できるのか、社会保険に加入できるのかなどバーチャルオフィスの利用に関する疑問を分かりやすく解説します。
最後まで読んでバーチャルオフィスのサービスについて理解を深めましょう！
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バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスは、名前にオフィスとついていますが物理的なオフィスではなくビジネス用の住所貸しサービスのことを指します。
一般的なバーチャルオフィスであれば、事業所用の住所や電話番号、郵便の転送サービスを提供しています。
他にもバーチャルオフィスの代表的なサービスとして以下のようなものがあります：
・法人登記用の住所貸し出し
・電話番号の貸出
・郵便物の保管・転送
・その他、会議室の提供など
東京都心の住所でも、毎月1000円以下で借りることができるため、起業したばかりのスタートアップや法人化したい個人事業主でとりあえず事業所用の住所や電話番号が欲しいという方にとって大変便利なサービスになっています。
バーチャルオフィスの目的は何？
バーチャルオフィスを利用する人は、以下のような目的を持っています：
自宅の住所を法人登記に使いたくない
開業費用を抑えて起業したい
会社の住所を一等地の住所にしたい
リモートで働けるためたまに使える会議室が欲しい
バーチャルオフィスを利用する目的は様々ですが、起業家やスタートアップ企業により利用されていることがわかります。
1. 自宅の住所を法人登記に使いたくない
特に個人事業主などの場合は、自宅以外に事務所を持っていない人が多いです。その場合、法人登記や開業届の事業所に自宅の住所を書く必要があります。
しかし、中にはプライバシーが心配で自宅の住所を公開したくないという方もいるでしょう。
自宅の住所を利用することで、世間に自分の住所が公開されてしまいます。そこから、個人情報の漏洩やセキュリティ上のリスクが生じる恐れがあるためバーチャルオフィスの住所を利用することで自宅の住所を世間に公開することなく開業することができます。
2. 開業費用を抑えて起業したい
バーチャルオフィスの利用者にスタートアップや小規模事業者が多いと紹介したように、バーチャルオフィスは開業費用を抑えて起業したい方にぴったりのサービスです。
物理的なオフィス、事務所を借りて賃料を支払うよりもバーチャルオフィスを利用してパソコン上で働くまたは自宅から働く方が確実にコストを削減できます。
最初からオンラインチームが結成されていれば、現在日本でなかなか進まないとされるペーパーレス化に悩む必要もありませんね。
3. 会社の住所を一等地の住所にしたい
会社の住所を一等地の住所にすることでどのようなメリットがあるのでしょうか？
メリットの１つとして例えば、顧客やビジネスパートナーからの印象を上げることができます。高級オフィスビルや東京の商業が盛んなエリアに会社の所在地があると業績が良いのでは、真剣なビジネスをしているというような印象を与えることができます。
さらにもう１つのメリットとして都会により多くの見込み顧客がいる場合、同じ地域に住所があると親近感を感じてもらえるためです。
遠くに所在地のある会社よりも、自分の身近にある会社の方が良い印象を抱きやすいことから、支店としてオフィスを借りる代わりにバーチャルオフィスを利用する人もいます。
4. リモートで働けるためたまに使える会議室が欲しい
社員全員がリモートで働くことができる会社も今では珍しくありません。この場合、物理的なオフィスは必要ないためバーチャルオフィスを利用することで無駄なコストを削減することができます。
さらに、オンラインだけでのつながりではなく、時々はチームで集まって会議などをしたいという場合もバーチャルオフィスはピッタリです。
日本中、そして世界中に視点を持つバーチャルオフィスの場合は、どの所在地にある会議室でも使うことができるプランなどがバーチャルオフィスによっては利用できます。
また、顧客との商談の際などにも利用することが可能で、プロフェッショナルな印象を与えることにもつながります。
おすすめ記事：ゆうID（ゆうびんID）の法人登録方法を解説！本人確認が必要な場合は？
バーチャルオフィスのメリットとデメリットは？
ここまで、バーチャルオフィスとはどのようなサービスかということについて解説してきました。
この章では、バーチャルオフィスのメリットデメリットを見ていきましょう。
バーチャルオフィスには、魅力的なメリットがありますが、デメリットもあるため利用を検討する際には注意が必要です。
バーチャルオフィスのメリット３つ
次にバーチャルオフィスのメリットを３つご紹介いたします。
1. バーチャルオフィスの住所を利用して法人登記ができる
バーチャルオフィスの利用者には、スタートアップや個人事業主が多いです。
その理由として、開業届や法人登記の住所欄にバーチャルオフィスを登録できることが挙げられます。
バーチャルオフィスの住所を利用すれば、高い賃料を払って実際のオフィスを借りる必要がなく、自宅が事業所の場合でも自宅の住所を公開せずに起業することができます。
具体的には、法人登記用の住所のみを借りたい場合（その他郵便物転送、電話引き継ぎサービス等除く）は、月額約2,000円〜で始めることが可能です。
2. 都心の一等地の住所を名刺に載せることができる
ビジネスは起業したばかりだと、信用がなく営業活動を行うのも苦労します。
しかし、名刺に東京の一等地の住所を使っているだけで営業や交渉をする際に「実はすごい信用がある会社なんじゃないか…」と思われて、話がトントン拍子に進むこともあるのです。
そのあたりはビジネスのコツでもありますね。
また、複数店舗を経営しており本社をどこにするか決めなければいけない場合、東京のバーチャルオフィスを本社にすることもできます。
3. コストを抑えて起業・運営ができる
バーチャルオフィスを利用する際の費用と実際のオフィスを借りる際の費用を比べると、バーチャルオフィスを借りる方が断然に費用対効果が高いです。
オプションなどによって値段は前後しますが、バーチャルオフィスの利用にかかる費用の平均は「1,500円から30,000円以内」と言われています。
一方、東京で面積が10坪のオフィスを借りる際の平均費用は、約10万円以上です。
参考：バーチャルオフィスの費用相場は？価格別の特徴を紹介
参考：貸事務所家賃10~15坪 SUNRISE
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バーチャルオフィスデメリット３つ
1. バーチャルオフィスに届く郵便物への対応が遅くなる
各バーチャルオフィスによってサービスの詳細は異なりますが、郵便物を転送するのに追加料金がかかったり、大量に届く郵便物を定期的に受け取りに行く必要があったり、面倒なこともあります。
さらに、株式会社ゼニスの調査によると、バーチャルオフィスのデメリットとして最も多く挙げられたのは、「郵便物の受け取りが遅くなってしまう」ということでした。
早急に対応する必要がある郵便物が届いても、バーチャルオフィスから転送されるまでにタイムラグがあると、余計な日数を待たなければいけませんね。
「法人登記の為にバーチャルオフィスを契約したけど、郵便物のことは全然考えてなかった！」と、契約後に気づく方もいるため要注意です。
2. 基本的にテレワークが中心になる
会議室を貸し出していないバーチャルオフィスの場合、基本的にテレワークが中心となります。
その場合、考えるべきことはテレワークの環境整備です。
以下のような事項が含まれます：
・テレワークのツールの導入（チャット、会議、勤怠管理、ファイル共有ツールなど）
・テレワーク用デスク・椅子など（そのものや手当てを支給する企業もあります）
・安定したインターネット回線
・テレワークを行う際の社内規定
関連記事：リモートワークの必須ツール10選！選び方と注意点も紹介します。
3. 住所でバーチャルオフィスの利用がバレる
取引先企業によっては、バーチャルオフィスに対して良いイメージを持っていない場合があります。
さらに、バーチャルオフィスは１つの住所を多くの事業者に提供しているため、他の事業者と住所が被ることになります。
一等地の住所であることは確かですが、バーチャルオフィスを借りていることとオフィスを持たないことを隠すことができるわけではないことに注意をしましょう。
しかし、リモートワークが普及した今日、社員全員がリモートで働く会社というのも存在します。そのため、バーチャルオフィスを契約してオフィス代などのコストを削減するというのは自然なことであるとも言えるでしょう。
バーチャルオフィスに関するよくある質問
次に、バーチャルオフィスに関するよくある質問をご紹介いたします。
バーチャルオフィスの利用を検討している方はぜひ参考にしてください！
1.バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いは？
上記でも述べたようにバーチャルオフィスの場合、借りるのは法人登記や開業届などの住所のみです。
そのため、物理的な働く場所「オフィス」は含まれていません。
一方で、レンタルオフィスは法人登記用の住所貸しサービスに加えて、働く場所「オフィス」も含まれています。
レンタルオフィスが提供している主なサービスは以下の通りです：
・自分専用の個室
・共用の会議室
・コピー機やデスク、チェア、インターネット
そして、レンタルオフィスの住所でも銀行口座の開設も可能です。
2. バーチャルオフィスとシェアオフィスの違いは？
バーチャルオフィスが住所貸しサービスであるのに比べ、シェアオフィスもレンタルオフィス同様働く場所を借りることができます。
一方で、レンタルオフィスと違ってシェアオフィスは専用スペースがなく大きなフリースペースで好きな場所に座り仕事をするという環境です。
以上のことからシェアオフィスはレンタルオフィスよりも安く利用することができます。
シェアオフィスのデメリットは、個室がないため会議や電話などを受ける際は外に出るなどする必要がある点です。
参考：コワーキングスペースとシェアオフィスの違いをわかりやすく解説
3. バーチャルオフィスの住所を登記に利用するのは違法？
バーチャルオフィスの住所を利用して法人登記を行うことは、違法ではありません。
しかし、職業によっては法人登記のためにバーチャルオフィスを利用することができない場合があります。
バーチャルオフィスを利用できない職業例
士業
金融業取引業者
廃棄物処理業
古物業
探偵業
風俗営業
などの行政機関への届出や許認可が必要な業種の場合、バーチャルオフィスを利用することができないため注意が必要です。
開業届の書き方は、こちらの記事「開業届の書き方と必要書類をわかりやすく解説【個人事業主の開業ガイド】」をお読みください。
おすすめ記事：バーチャルオフィスは業種によって向き不向きがある？導入を検討する前に必ず確認しておこう
4. バーチャルオフィスの住所で社会保険に加入できる？
バーチャルオフィスを利用している事業者は社会保険に加入できないという話があるようですが、「バーチャルオフィスを利用していても社会保険に加入することはできます」。
社会保険は、株式会社などの法人事業所（事業主の身の場合も）は強制適用事業所に指定されています。
つまり適用事業所であるにもかかわらず、従業員が加入したくないという意志を示したとしても強制加入しなければいけません。
さらに、社会保険の適用事業所の条件に事業所の所在地は含まれていません。
結果、バーチャルオフィスを利用することで社会保険に入れないということはないのです。
参考：適用事業所と被保険者
参考：バーチャルオフィスと社会保険「加入できない」と誤解される理由とは？
5. バーチャルオフィスの住所で銀行の法人口座は開設できる？
また、銀行の法人口座の開設にもバーチャルオフィスの住所を利用することができます。
銀行の法人口座開設の審査基準に事業所の所在地というものは含まれていないため、バーチャルオフィスを利用しているという理由で銀行の法人口座が開設できないということはありません。
しかし、バーチャルオフィスの利用は比較的誰でも簡単にできることから、レンタルオフィスや物理的なオフィスを利用している事業者に比べて信頼性を得にくい場合もあります。
バーチャルオフィスを利用していても真剣にビジネスをしているということを証明するために事業計画書や自社のHPを準備するなどをすることがおすすめです。
6. バーチャルオフィスは、どこでもいいのか？
バーチャルオフィスの住所で法人登記をしたい場合、契約するバーチャルオフィスはどこでも良いです。
先ほどバーチャルオフィスを利用する目的でもあったように、都心の一等地の住所が欲しいためバーチャルオフィスを利用する人が多いです。
そのため、場所に制限などは特にありません。
しかし、法人の場合は、法人住民税の納税地が「居住地」と「バーチャルオフィスの住所」２か所で課税される場合があります。
7. バーチャルオフィスを利用した場合の納税地は？
個人事業主が開業届にバーチャルオフィスを利用した場合の納税地は、「バーチャルオフィス」か「住所地」から選ぶことができます。
個人事業主が開業する場合は、
1. 納税地
2. 納税地以外の住所地・事業所
を開業届に記入する必要があります。
詳しくは、こちらの記事「個人事業主の納税地はどこ？異動する方法とバーチャルオフィスの例」をご覧ください。
基本的に、納税地は自宅の住所を記入することになっていますが、自宅住所以外に事業所の住所がある場合、納税地の特例として例えばバーチャルオフィスの住所を納税地に利用することができます。
8. バーチャルオフィスの費用は？
大体相場は、月額1,500円から30,000円ですが、これに加えて郵便物の転送などを依頼するとその都度料金が発生する仕組みなケースが多いです。
さらに、バーチャルオフィスの利用料金は、主に「定額料金制」と「従量課金制」の２タイプに別れます。
【定額料金制の場合】
定額料金制のバーチャルオフィスには、全てのオプションがついている場合が多いです。
そのため、起業の準備が全て整っている方は定額料金制のバーチャルオフィスを利用することですぐに運営を始めることができます。
【従量課金制の場合】
従量課金制のバーチャルオフィスの場合、住所などの基本料金を払った後は、必要なオプションをその都度自分で選択して支払うという形になります。
メリットとしては、初期費用を抑えられることが挙げられます。
9. バーチャルオフィスの住所のみ無料で利用できる？
バーチャルオフィスの住所のみ無料でできる事業者は、ありません。
残念ながら、住所のみの利用の場合でも料金を払う必要があります。しかし、基本料金が安いバーチャルオフィスはたくさんあるため不要なオプションをつけなければ格安でバーチャルオフィスを利用することが可能です。
おすすめ記事：バーチャルオフィス住所のみ無料ってあるの？おすすめのサービスも紹介
バーチャルオフィスの郵便物問題を解決する「クラウド郵便」
バーチャルオフィスの住所に届く郵便物をスマホやPCから確認できる
前述したようにバーチャルオフィスのデメリットの１つは、郵便物の受け取りが遅くなってしまうことでした。
会社の郵便物をパソコンやスマホで受け取り・一括管理ができるクラウド郵便を導入することでバーチャルオフィスの利用をより快適なものにすることができます。
ここでは、弊社のスタートアップ向けクラウド郵便 MailMate を例に主な機能をご紹介いたします。
クラウド郵便の主な機能は以下の通りです：
・法人登記の住所
・郵便物の到着通知
・MailMateダッシュボードから確認
・郵便物のPDFスキャン
・請求書支払い代行
・郵便物の転送・破棄・保管（最長７年間）
・複数の人が同時にダッシュボードへアクセス可能
・必要な郵便物を素早く検索
以上のように郵便物管理業務が全てがパソコン上で完結しますので、バーチャルオフィスに郵便物を受け取りに行く、転送を待つ必要がなくなります。
ビジネスが軌道に乗れば、さらに郵便物の量も増える可能性がありますし、忙しくなって郵便物の処理に割く時間も無くなっていきます。
クラウド郵便を早めに導入しておくことで後々の負担も解消することが可能です。
クラウド郵便でさらに開業費用を抑えて起業できる
さらに、主な機能でもご紹介したようにMailMateの住所を使って法人登記をすることができます。
中にはバーチャルオフィスの住所のみ借りたいという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
MailMateの住所で法人登記をしていただくと会社の郵便物をクラウド上で一括管理することができます。
今日は「バーチャルチーム」という言葉があるように、テレワークを可能にするツールが普及した結果、チームメートが皆違う場所から働くという働き方がありますが、クラウド郵便を使うことでチーム内の郵便物の管理・共有をリアルタイムで行うことができます。
その際は、法人登記の機能を備えたクラウド郵便サービス１つで法人登記も郵便物の問題も解決できますね。
クラウド郵便やバーチャルオフィスを使ってコスト削減！
本記事では、スタートアップ企業や起業家の見方であるバーチャルオフィスを利用するメリットとデメリットについてご紹介しました。
バーチャルオフィスを利用することでオフィス代を削減できたり、都心の一等地の住所で法人登記できたりというメリットがあります。
一方で、会社の郵便物への対応が遅くなってしまうというデメリットがあることがわかりました。
しかし、バーチャルオフィスはクラウド郵便と組み合わせることでより便利な使い方をすることができます！
さらに、バーチャルオフィスよりも開業費用を抑えて起業したいという方には、スタートアップ向けクラウド郵便サービスMailMateがおすすめです。
現在、サービスの利用開始から３０日間は全額返金保証がついていますのでぜひ気になった方は、お気軽にお試しください！
関連記事：【2023年】クラウド郵便サービス４選！仕組みと導入メリットも紹介
関連記事：【2023年】福岡・博多付近のテレワークができるカフェ５選を紹介！
クラウド郵便MailMateを使うと、バーチャルオフィスに届く紙の郵便物をリアルタイムにパソコン上で確認。もう転送を待つ必要はありません 🎉
郵便物を受け取るためだけに帰宅や出社してませんか？
クラウド郵便で世界中どこにいてもあなたに届く紙の郵便物をリアルタイムにオンラインで確認することができます。
