バーチャルオフィスの来客対応サービスとは？メリットや注意点も解説

「バーチャルオフィスで来客対応はできる？」

「会議室で取引先と一対一になるのが不安」

「書留の郵便物が届くので代理サインをしてもらいたい」

バーチャルオフィスを利用している方、あるいは利用を検討している方のなかには、こうした不安を抱えている方も多いでしょう。実はバーチャルオフィスでも、来客対応をすることや、郵便物を受け取ることが可能です。

本記事ではバーチャルオフィスの来客対応サービスについて、サービス内容やメリット、注意点を解説します。来客対応をしてくれるおすすめバーチャルオフィスもご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、ビジネス用の住所を借りるためのサービスです。自宅で仕事のできる個人事業主やフリーランス、起業したてのスタートアップやフルリモートワークの法人など、幅広い層に利用されています。

バーチャルオフィスの主な機能は、以下のとおりです。

• 名刺やホームページに載せる住所のレンタル

• 法人登記に使う住所のレンタル

• 郵便物の受け取りや転送

• 電話番号のレンタル

• 会議室のレンタル

一般に、利用できる機能が多いほど利用料金は高くなります。「法人登記のないプランで十分」「オプションで電話サービスを付ける」など、自分の目的に合わせた選択が必要です。

また会議室を併設しているバーチャルオフィスを選べば、取引先との打ち合わせなどに使うことができますよ。

バーチャルオフィスの来客対応サービスとは

バーチャルオフィスのメイン機能は住所利用なので、「バーチャルオフィスには実体がない」というイメージを持つ方も多いかもしれません。一方でバーチャルオフィスのなかには、受付スタッフが常駐して来客対応を行うところも増えています。

来客対応サービスの内容

来客対応サービスでできることは、主に以下の3点です。

• 来訪者への対応

• 会議室への案内

• サインが必要な郵便物の受取

突然の来客があった場合、まずは受付スタッフが話をし、誰が何のために訪れたのか確認します。そのうえで資料を預かる、利用者へ連絡するなど、適切に対応してくれるでしょう。会議室を予約している場合は、会議室への案内もしてくれますよ。

また書留などのサインが必要な郵便物、ならびにポストに入らない宅配物は、代理で受け取ってもらうことも可能です。

ただしバーチャルオフィスによっては対応していないこともあるので、あらかじめ確認しておくと良いですね。

来客対応サービスのメリットは？どんな場面で必要？

取引先や顧客と会う機会がない業種だと、「来客対応の必要はない」と考える方もいるかもしれません。来客への対応をしてもらう分、基本料金が高くなる点を気にする方もいるでしょう。

とはいえバーチャルオフィスに来客サービスがあると、いざという時に安心です。ここでは来客対応サービスが役立つ3つの場面をご紹介します。

１）法人口座の開設時に担当者が来訪する場合

法人口座の開設時には、事業内容や活動実態を確認するために、金融機関の担当者が現地を訪れる場合があります。バーチャルオフィスの住所で法人登記をしている方は、法人口座の開設にも同じ住所を使うはずです。その場合、担当者がバーチャルオフィスの住所を訪れるかもしれません。

この時オフィスに誰もおらず、活動実態が確認できなければ、良い印象は与えられません。最悪の場合、審査に落ちることも考えられます。法人口座が開設できないと、その後の運営にも関わりますね。

一方、来客対応サービスがあれば、会社の信頼を高められます。スタッフの接客態度が丁寧かつ対応も早ければ、さらに印象アップが見込めるでしょう。

２）取引先や顧客がアポなし訪問してくる場合

取引先や顧客のなかには、「契約前にオフィスを見たい」「近くまで来たから寄ってみた」などの理由で突然訪問してくる方もいるかもしれません。この時オフィスががらんとしていた場合と、スタッフによる心のこもった対応を受けた場合では、会社に対する信頼性が大きく変わってきます。

また1つの訪問から新規取引のチャンスが生まれる可能性もありますが、オフィスに誰もいなければ機会損失につながってしまいます。受付スタッフに名刺や資料を受け取ってもらうことができれば、取引チャンスを逃すことがないでしょう。

３）貸会議室で打ち合わせや会議を行う場合

貸会議室があっても、来客対応サービスはないというバーチャルオフィスは珍しくありません。ただ、なかには会議室で一対一になるのが不安という方もいます。特に相手が異性の場合は、より不安が高まるでしょう。その時、同じ施設内に受付スタッフがいてくれれば、それだけで安心感が違いますよね。

もし自分が打ち合わせ時間に遅れるような場合は、受付スタッフに連絡しましょう。相手をただ待たせてしまうと不信感や苛立ちにつながりますが、スタッフに連絡していれば「担当者が遅れております」等の声掛けをして、会議室に通すなどの対応をしてくれます。相手の不快感が軽減され、イメージダウンも避けられますよ。

来客対応サービスを利用する際の注意点

さまざまな場面で役立つ来客対応サービスですが、利用する際は注意点もあります。ここでは2点ご紹介するので、確認しておきましょう。

コストが高くなる

バーチャルオフィスのメリットの一つに、低コストで利用できる点が挙げられます。料金相場は数千円～1万円で、なかには月額1,000円以下の格安バーチャルオフィスもあります。

ただし格安バーチャルオフィスの場合は、法人登記ができない、郵便物の転送ができないなど、機能に制限があるはず。ほとんどの場合、来客対応サービスは含まれていません。

来客対応もできるバーチャルオフィスを選ぶと、受付スタッフの人件費等が加算されます。そのため安いバーチャルオフィスと比べると、コストがかさむように感じられるでしょう。予算とのバランスを考える必要があります。

サービスの質に差がある

バーチャルオフィスの受付スタッフは、会社の印象を左右します。会社の顔ともいえますね。笑顔で丁寧な対応ができれば会社のイメージアップにつながりますし、反対にサービスの質が悪ければ会社のイメージも悪くなります。

バーチャルオフィスによって、受付スタッフの質には差があります。問い合わせをするなかでも、「ここのスタッフは対応が速くて丁寧だ」などと感じた経験はないでしょうか。気になる方は実際に現地を訪れ、自分の目でスタッフの対応を確認しておくと安心です。あわせて利用者の口コミも参考にしましょう。

印象アップにつながる来客対応サービスを選ぶポイント

せっかく来客対応サービスを利用するなら、会社の印象アップにつながるところを選びたいところです。選ぶポイントは、大きく3点あります。

ポイント１）オフィスや受付の場所が分かりやすい

オフィスにたどり着くまで時間がかかってしまうと、その時点で印象は良くありません。できるだけ駅から近く、大きい道に面しているなど、アクセスしやすいバーチャルオフィスがおすすめです。

さらにレンタルオフィスやコワーキングスペース、シェアオフィスなどのサービスが併設されていると、バーチャルオフィスの受付が分かりにくい場合があります。なるべく来訪者を悩ませずに済むところを選びたいですね。

ポイント２）受付スタッフが常駐している

来客対応を行っているバーチャルオフィスでも、受付スタッフが常駐しているとは限りません。なかにはスタッフが巡回しているところも多く、それでは突然の来客に対応するのは難しいでしょう。書留や宅配便の受け取りにもタイムラグが発生してしまうので、できるならスタッフ常駐の店舗がおすすめです。

またバーチャルオフィスによっては、受付スタッフとは別に、受付システムを導入しているところもあります。受付システムがあれば、スタッフを介さずに直接来客とやり取りできるので、コミュニケーションが取りやすいです。なるべく自分で対応したいという方は、受付システムの有無も確認しておきましょう。

ポイント３）オフィスの雰囲気が良い

バーチャルオフィスの店舗は人の動きがないため、閑散とした印象を与える場合があります。たとえ受付スタッフが丁寧に対応していても、「活気がない」「本当に活動しているのか？」という不安を抱かせてしまうかもしれません。

一方でオフィスが適度ににぎわっており、人の動きがあれば、受ける印象は大きく異なります。たとえばコワーキングスペースやシェアオフィスが併設されていると、人が多いため活気が出やすいです。オフィスの明るさや間取りも印象に影響するので、一度現地を見ておくと良いですね。

【おすすめ3選】来客対応ができるバーチャルオフィス

バーチャルオフィスの種類は豊富なので、そこから1つのオフィスを選ぶのは難しいでしょう。そのため、ここでは来客対応をしているバーチャルオフィスのなかから、特におすすめのサービスを3つご紹介します。

ぜひ上述の選び方も参考にしつつ、使いやすいところを見つけてください。

①バーチャルオフィス1｜スタッフ＋システムでしっかり来客対応

引用：【登記&月4転送 ¥880】東京の格安バーチャルオフィス|バーチャルオフィス1

• 料金：880円/月＋転送費用 ※入会金 5,500円 ※年払いの場合

• 住所：東京都渋谷区道玄坂、広島県広島市中区大手町

• 来客対応サービスの特徴：受付システムで来訪者とのやり取りが可能、郵便物の代理サインは無料

• その他の特徴：〇格安ながら機能が充実している △店舗数が少ない

バーチャルオフィス1では、来客対応はもちろん住所利用や法人登記、郵便物転送などさまざまな機能が利用できます。

これだけの機能がありながら、月額料金は880円と格安。転送費用は別料金ですが、かなりコストパフォーマンスが良いでしょう。貸会議室も併設されていますよ。

バーチャルオフィス1の特徴は、受付スタッフとは別に、受付システムが用意されている点です。これを使えば来訪者が事業者に電話をかけられるため、直接会話をすることができます。

11:00～16:00の間は常駐スタッフがいるので、会社の信頼性も高まるはず。簡易書留のようにサインが必要な郵便物も、無料で受け取ってもらえます。

②ナレッジソサエティ｜10:00～19:00は受付スタッフ常駐なので安心

引用：格安バーチャルオフィスは東京都千代田区のナレッジソサエティ

• 料金：4,950円/月 ※入会金16,500円

• 住所：東京都千代田区

• 来客対応サービスの特徴：スタッフの常駐時間が長い、受付システムで来訪者とのやり取りが可能

• その他の特徴：〇会議室の種類が豊富 △最低契約期間は6カ月

ナレッジソサエティは、大小さまざまな会議室を備えたバーチャルオフィスです。

最大49名まで収容できるセミナールームもあるので、打ち合わせや会議だけでなく、研修や講演に使うこともできるでしょう。さらにバーチャルオフィス会員が無料で使えるフリーシートもあります。

また10:00～19:00はスタッフが常駐しており、セキュリティ面でも安心です。タッチパネル式の受付システムが備わっており、来訪者と直接コミュニケーションが取れるのもポイント。安全性と利便性を兼ね備えています。

シェアオフィスとして利用している方も多いので、館内に活気があるのも魅力。九段下駅から徒歩30秒なので、アクセスも便利です。

③ワンストップビジネスセンター｜全国に44店舗を構える豊富な運営実績あり

引用：格安バーチャルオフィス - ワンストップビジネスセンター

• 料金：5,290円/月～ ※初期費用 10,780円

• 住所：東京都港区南青山 など全国に44店舗

• 来客対応サービスの特徴：スタッフ常駐店舗と巡回店舗がある、対応内容をメールで連絡

• その他の特徴：〇全国の会議室が利用できる △郵便物を来店受取できる店舗が限られる

ワンストップビジネスセンターの店舗は全国に44カ所あり、国内のバーチャルオフィスでは最大規模といえます。

1カ所で契約していれば、全国の会議室が利用できるのも大きな魅力。出張先などで打ち合わせを行うことも可能です。利用者からは「会議室が使いやすい」「カスタマーセンターの対応が親切」などの声があります。

スタッフが常駐している店舗と巡回している店舗があるので、契約店舗を選ぶ際は注意が必要です。ただ巡回頻度は毎日なので、大きなタイムラグは起きにくいでしょう。

いずれの場合も、来客時には受付スタッフが担当者不在の旨を伝えて対応します。対応内容についてはメールで報告があり、情報共有もスムーズです。

バーチャルオフィスには来客向けのサービスも取り入れよう

本記事ではバーチャルオフィスを利用している方、検討している方向けに、バーチャルオフィスの来客対応サービスについて解説しました。

来客対応が役立つ場面や注意点、おすすめのバーチャルオフィスもご紹介したので、これからバーチャルオフィスを利用する方は参考にしてくださいね。

普段は来客がない方でも、これから法人口座の作成や新規取引先の開拓を進めていくのであれば、来客対応のできるバーチャルオフィスが安心です。

ぜひ自分の利用目的に合った、安心して利用できるサービスを見つけましょう。

メールメイトは郵便物管理に強いバーチャルオフィス

一方で、起業予定のない方やネットショップオーナーなど、オフィスの住所を借りることが最優先という方もいますよね。メールメイトのバーチャルオフィスは、そんな方におすすめです。

メールメイトでは、住所に届いた郵便物をすべてデータ化し、クラウド上にアップロードされます。

大きなメリットは郵便物の管理がしやすいこと。紙の郵便物も電子書類もクラウドで一元管理できるため、検索や保存、共有も簡単です。また郵便物が到着すると、メールやSlackでリアルタイムに通知されるため見逃す心配もありません。

届いた郵便物の中身を確認したい場合は、開封スキャン依頼をすれば１営業日以内にPDF化された郵便物の内容をパソコンやスマホからチェックすることができます。原本が必要ない郵便物は、開封スキャンしてデジタル化した郵便物をクラウド上で保管できるため、転送コストの削減にもつながります。

このように、メールメイトは郵便物の受取から保管までクラウド上で完結できるので、郵便物管理の手間を大幅に軽減できます。

東京都港区をはじめ一等地の住所が利用できるので、会社の信頼性も高まるでしょう。法人登記にも使えるほか、法人口座の開設もできますよ。

郵便物管理を効率化してコア業務に集中したいなら、ぜひメールメイトを活用してください。

まずは無料アカウントを作成して、ダッシュボードの使いやすさを確かめてみましょう。

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