【バーチャルオフィス】使い方を解説！活用シーンやメリット・デメリットも

住所レンタル、郵便物の受取など、便利なサービスを提供しているバーチャルオフィス。

しかし、「バーチャルオフィスを使ってみたいけれど実際のところ詳しく知らない……。」という方もいるかもしれません。

• バーチャルオフィスについてもっと知りたい

• バーチャルオフィスはどんなときに便利なの？

• バーチャルオフィスのメリットやデメリットがよくわからず、使うか迷っている

今回は、上記のような方に向けて、バーチャルオフィスとは？という部分から、活用できる場面や使い方を解説していきます。

バーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスは、法人登記などで使える住所や電話番号、ビジネスで役立つ機能を提供するサービスです。

近年ではメタバースも注目されており、仮想空間に構築するオフィスをバーチャルオフィス（仮想オフィス）と呼ぶこともありますが、今回は住所や機能を提供するサービスをバーチャルオフィスとして解説します。

バーチャルオフィスは通常のレンタルオフィスとは異なり、基本的に物理的な空間は提供していません。（サービスによっては会議室やコワーキングスペースを利用できることもあります）

その分利用料金が安価なものが多く、スタートアップやフリーランス、個人事業主といった大きな作業場所が必要ない場合にも利用されています。

	バーチャルオフィス	レンタルオフィス
住所の提供	○	○
オフィススペース	△	○
月額料金	◎（千円以下〜数万円程度）	△（数万円〜と高いことも）
法人登記	○	○
郵便物の受け取りなど	○	○

バーチャルオフィスはなんのために使う？

バーチャルオフィスを活用する場面としては、たとえば以下のようなケースが挙げられます。

• 法人登記のための住所を借りる

• プライバシーを守るために利用する

• 郵便物を管理してもらう

• テレワークのために利用する など

ケース①法人登記のための住所を借りる

バーチャルオフィスは、そのサービスの住所を法人登記に利用することもできます。

法人を設立する際には、法務局への登記申請が必要です。登記の申請書には会社の本店所在地としての住所を記載する必要があります。この本店として、バーチャルオフィスの住所を設定することが可能です。

ただし、バーチャルオフィスのサービスや利用するプランによっては法人登記不可としているものもありますので、登記が目的でバーチャルオフィス利用したいと考えている場合はあらかじめ確認しておくとよいでしょう。

ケース②プライバシーを守るために利用する

バーチャルオフィスは、自宅住所などのプライバシーを守りたいという人にも利用されています。

たとえば、ネットショップ運営時などは、「特定商取引法に基づく記載」に住所を記載する必要があります。しかし、インターネット上で自宅住所を公開するのに抵抗がある人もいるでしょう。このような場合にも、バーチャルオフィスを利用することが可能です。

住所を公開しなければならないけれど、自宅は知られたくない、という方に適しているのがバーチャルオフィスのサービスです。

ケース③郵便物を管理してもらう

バーチャルオフィスは、住所の提供と合わせて、私書箱サービスや郵便物関連サービスを提供しているところがほとんどです。

具体的には、利用者の代わりに届く利用者宛ての郵便物をバーチャルオフィスが代わりに受け取るというもの。受け取った郵便物は利用者に転送されるほか、転送が不要であれば破棄・保管などの対応もしてくれます。

これを利用して、個人事業主等であれば、自宅に届く通常の郵便物と事業用の荷物を分けて管理することも可能です。

ダッシュボードに郵便物をまとめてくれるサービスもあるため、見逃しなども防ぐことができます。

ケース④テレワークのために利用する

バーチャルオフィスは郵便物の受取サービス等を提供しているため、テレワークに利用することもできます。

リモートワークしたいけれど、郵便物を確認しなければならないために出社しなければならない、という場合に役立ちます。

このような場合は、届いた郵便物についてオンラインでチェックできるようなバーチャルオフィスサービスを利用するとより便利でしょう。

バーチャルオフィスで主に利用できる機能

こちらの項目では、バーチャルオフィスで主に利用できる機能を詳しく解説しています。

バーチャルオフィスでは、基本的に以下のようなサービスを利用可能です。

• 住所・電話番号貸出

• 郵便物の受取・管理・転送

• 郵便物の到着通知

• 貸し会議室等のスペース提供

なおこちらはバーチャルオフィスで利用できるケースが多いサービスを挙げていますので、利用するバーチャルオフィスによっては使うことができないサービスもあります。

住所・電話番号貸出

バーチャルオフィスの代表的なサービスとしては、住所貸しが挙げられます。

これは、バーチャルオフィスの住所を郵便物の受取や公開用の住所として利用してよいというものです。

このバーチャルオフィスの住所を法人登記に利用できるサービスもあります。

その他にも、電話番号を貸し出しているケースもあります。

郵便物の受取・管理・転送

バーチャルオフィスでは、住所貸しと同時に郵便物の受取や管理のサービスを提供していることがほとんどです。

これは、利用者の代わりにバーチャルオフィスで郵便物を受け取るというもの。受け取った郵便物は利用者に転送されます。転送は1週間ごとなどの定期転送や、指示があったら転送する都度転送などの形式があります。

一方、サービスによっては郵便物の受け取りに対応していないケースもあります。すべてのバーチャルオフィスで郵便物受け取りを利用できるわけではないため、注意が必要です。

おすすめ記事：郵便物受け取り代行サービスとは？おすすめサービス3選と私書箱の違い

郵便物の到着通知

バーチャルオフィスによっては、郵便物が届いたことを知らせる通知を送ってくれることがあります。

重要書類などが届く場合は、この通知サービスがあるととても便利なのではないでしょうか。

到着通知の方法は、メールやSMS・特定のメッセージアプリなど、各社さまざまです。

通知に関しては提供しているサービスは多いものの、どのような方法で通知するかや利用料金がまちまちですので、あらかじめ確認しておくとよいでしょう。

貸し会議室等のスペース提供

バーチャルオフィスでは基本的に住所のみを貸し出しているため物理的なスペースを借りることができないと思われがちですが、意外にも貸し会議室等などのスペースを提供しているサービスも多数あります。

コワーキングスペースやラウンジといった作業場所を利用できるサービスなどもあるため、「普段は自宅で作業しているけれど、たまには他の場所で仕事をしてみたいな」といった人にも便利です。

一方で、これらのスペース利用は従量課金制であることも多く、会員価格ではありますが時間に応じて料金を支払わなければいけないこともあります。

「月に○時間までは無料」といった条件付きで利用できるサービスも存在しますので、作業場所がほしいという人は確認してみてはいかがでしょうか。

その他に利用できることがあるサービス

一般的な機能のほか、秘書代行や来客対応といったビジネス向きのサービスを提供しているバーチャルオフィスも存在します。

セミナーや会員同士の交流会を開催しているバーチャルオフィスなどもあるため、各社の独自サービスを調べてみるのも面白いですよ。

MailMateでは、郵便物の開封スキャン・データ化を利用することができます。郵便物の転送を待たずに中身をチェックできるほか、検索もできるため大変便利です。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスを利用することには、たとえば以下のようなメリットがあります。

• 事務所を借りるよりも低コスト

• 都心一等地の住所を利用できる

• 長期外出中や転居があっても郵便物の受け取りに困らない

バーチャルオフィスの利用メリットについては、以下の項目でそれぞれ詳しく解説しています。

メリット①事務所を借りるよりも低コスト

バーチャルオフィスは、レンタルオフィス・賃貸事務所と比較して、圧倒的にコストを抑えることができます。

実際に物理的な事務所を借りる場合、数万円以上は必ずかかってしまうと思います。

しかし、バーチャルオフィスであれば、安くて月額数百円、高い部類であっても1万円程度で利用できることが多いです。

このように、バーチャルオフィスはかなり安く利用できるため、スタートアップなどで予算が厳しくまだ大きな事務所が必要ないという場合などに大変役立ちます。

メリット②都心一等地の住所を利用できる

起業したい、法人登記したいという場合に考えることとして、会社の住所をどうするか？という点が挙げられると思います。

住所も少なからず会社の信頼度やブランディングに影響するため、一等地に会社を構えたいと考える方もいるのではないでしょうか。

しかし、実際にオフィスを都内に構えるとなると、コストが大きく手が届かないこともあります。

このような場合も、低コストで利用できるバーチャルオフィスは役立つのです。

バーチャルオフィスは都内にも多く、自分が使いたい場所の住所を提供しているサービスを探すのは難しくありません。

また、提供住所によってあからさまに利用料金が変わることもないため、安心して利用することができます。

メリット③長期外出中や転居があっても郵便物の受け取りに困らない

バーチャルオフィスでは基本的に、郵便物の受け取り・転送といったサービスを提供しています。

そのため、外出が多いという場合でも、自宅にいなくては受け取れない荷物を受け取ってもらうことも可能です。

また、転居があった場合、通常であれば郵便局に対して転送手続きを行ったり、取引先や知り合いに住所が変わったことを連絡したりと、面倒な作業が必要です。

しかし、バーチャルオフィスを利用していれば、バーチャルオフィスサービスに対して住所変更を連絡しておけばよいだけなので、簡単にすませることができます。

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスには、以下のようなデメリットがあります。

• 住所が他の人や企業とかぶることがある

• すべての郵便物を受け取れるわけではない

• 郵便物が手元に届くまでに時間がかかる

バーチャルオフィスのメリットだけではなく、デメリットについても知っておくことで、利用する際の参考になるのではないでしょうか。以下の項目で具体的に説明しています。

デメリット①住所が他の人や企業とかぶることがある

バーチャルオフィスでは、利用者に対して住所を貸し出しています。

そのため、結果として同じサービスを利用している人や企業と同じ住所を共有することになるケースが非常に多いです。

同じ住所でも困らない場合のほうが多いとは思いますが、たとえば住所で検索された場合に、同じバーチャルオフィスを使っている企業が並んでいて「バーチャルオフィスを使っているんだな」と思われることもあるでしょう。

しかし、現在ではバーチャルオフィスを使っている方も多いため、あらかじめ利用している旨を伝えておくのも一つの方法です。

デメリット②すべての郵便物を受け取れるわけではない

バーチャルオフィスは郵便物の受取を代行してくれますが、一方でバーチャルオフィスでは受け取ることができない荷物も存在します。

代表的なものとしては、「本人確認が必要なもの」が挙げられますが、その他にも以下のようなものが受け取れないケースが多めです。

• 現金

• 危険物

• 大きすぎる荷物 など

また、バーチャルオフィス各社で受取可否が異なる郵便物もあります。

クール便や書留などは、企業によって対応できる、できないがあるようです。

なお、受取対応ができないものがバーチャルオフィスに届いた場合は、基本的に不在票対応となります。

デメリット③郵便物が手元に届くまでに時間がかかる

バーチャルオフィスを利用する場合、自分のもとに郵便物が届くまでに通常より時間がかかるということは念頭においておくとよいでしょう。

送られた郵便物はバーチャルオフィスを経由して利用者に転送されます。さらに、バーチャルオフィスの転送頻度はサービスによって異なり、1週間ごと、1ヶ月ごとといった定期転送となることも多くあります。

そのため、数日〜のタイムラグが発生するというわけです。

郵便物をすぐに確認したい時は？

バーチャルオフィスを使うと郵便物の確認に遅れが出るのがネック……。と考えている人もいるでしょう。

とはいえ、バーチャルオフィスの中には、急ぎの郵便物に対してすぐに転送してほしいという指示を出せるサービスや、郵便物を開封して中身をスキャンしてくれるサービスもあります。

重要書類が届く可能性があるという場合は、このようなサービスを検討するとよいでしょう。

バーチャルオフィスの使い方・流れ

バーチャルオフィスを利用したいけれど、どのような流れで契約するのかいまいちわからなくて不安！という方もいるでしょう。

本項目では、バーチャルオフィスの基本的な契約の流れについて解説しています。

一般的には、以下のような流れでバーチャルオフィスを利用することができます。

1. 気になるサービスを探す

2. 問い合わせ

3. 契約のために必要な書類を準備する

4. 本人確認・審査

5. 契約

⒈気になるサービスを探す

バーチャルオフィスサービスは数も多く、選定が大変な部分もありますが、まずはある程度気になるサービスを絞るのがおすすめです。

その際は、住所の場所や料金、使える機能などで気になるサービスを絞り込むとよいでしょう。

法人向け・個人向け、さらに近年ではネットショップ運営者向けなどさまざまなターゲットに向けたサービスが存在していますので、「バーチャルオフィス＋用途」などのキーワードで探してみてもよいのではないでしょうか。

実際に使っている人の意見が知りたい時は、SNSでバーチャルオフィス名を検索してみるのもおすすめです。

⒉問い合わせ

気になるサービスが見つかったら、実際にHPや電話などで問い合わせてみます。

内覧や説明などを受けられるサービスもありますので、まずは問い合わせて相談してみるのがおすすめです。

その際に、どのような用途でバーチャルオフィスを利用したいかなどを伝えることで、適したプランやオプションなどを提案してもらえることもあるでしょう。

気になるバーチャルオフィスが複数ある場合は、それらすべてに問い合わせをおこない、納得できるサービスを決めることをおすすめします。

⒊契約のために必要な書類を準備する

バーチャルオフィスの契約には、たとえば以下のような書類の提出が必要になります。

• 身分証明書

• 法人の場合：履歴事項全部証明書などの法人確認書類

• 個人事業主の場合：住民票や個人の印鑑証明書など

これらの必要書類は、次の項目で解説する審査の際に必要になります。問い合わせをおこなった際に確認しておくとよいでしょう。

⒋本人確認・審査

バーチャルオフィスを契約する際には、審査が必要です。

サービスによって審査方法はさまざまですが、現在はオンラインによる本人確認（eKYC）を導入している企業もあり、即日〜と比較的早めに利用を開始することができるケースもあります。

審査に落ちる原因はあるのか？と不安にある方もいると思いますが、主に以下のような原因が考えられます。

• 必要書類が不足していた

• 記載内容に不備や虚偽があった

• バーチャルオフィスに適さない事業の場合 など

その他にも、そもそも法人は利用できない・特定事業者以外は契約できないなどの条件を定めているサービスもあるため、注意が必要です。

必要書類が不足していた

そもそも、バーチャルオフィスの審査に必要な書類が不足している場合です。必要書類についてはサービス側から案内があると思いますので、必要なものをすべて用意しておきましょう。

記載内容に不備や虚偽があった

審査に必要な記載内容に不備があったり、事業内容などの情報に虚偽があったりする場合には、審査に通過できないことがあります。

バーチャルオフィスに適さない事業の場合

バーチャルオフィスの利用が適さない事業、つまり実際の事業所が必要な場合や特定の士業などの場合は、契約が難しいこともあります。他にも、反社会的な事業等とつながりが疑われる場合などは、バーチャルオフィスを利用できません。

⒌契約

審査に通過したら、料金を支払い契約完了です。

利用するバーチャルオフィスからの案内に従って、サービスを活用しましょう！

契約後にバーチャルオフィス以外で必要な手続き

バーチャルオフィスの利用を開始したら、郵便物の送付先をバーチャルオフィスの住所に変更したり、郵便局の転送サービスを利用してバーチャルオフィスに荷物が届くようにしたりといった手続きが必要です。

すでに法人を設立している場合でバーチャルオフィスに本店を変更したいという場合には、本店移転登記の手続きが必要になります。

その他にも、名刺やHPに掲載している住所を変更するなどの作業が必要になるケースもあるでしょう。

バーチャルオフィスを利用する際の注意点

バーチャルオフィスを選定する、利用する際の注意点としては、以下のようなものが挙げられます。

• 利用できない業種があるため確認しておく

• 審査が甘いバーチャルオフィスに注意

• 最低契約期間があるか確認しておく

利用できない業種があるため確認しておく

バーチャルオフィスは、業種とその用途によっては利用できない場合があるため、あらかじめ確認しておくことが重要です。

たとえば、士業や古物商などは、バーチャルオフィスの住所を利用した開業ができないといった決まりがあります。これらの業種は、事業所として実際の空間や条件を満たした事務所が必要となるためですね。

郵便物の受け取りなど開業以外の用途で利用することはできますが、バーチャルオフィスを「郵便物の受取用住所」として公開するのも事務所と紛らわしくなるため避けたほうがよいとする業種もあります。

おすすめ記事：バーチャルオフィスは業種によって向き不向きがある？導入を検討する前に必ず確認しておこう

審査が甘いバーチャルオフィスに注意

バーチャルオフィスは過去に犯罪やマネーロンダリングに利用されたケースがあり、犯罪収益移転防止法の対象となっています。

犯罪収益移転防止法とは、特定事業者に対し、顧客の本人確認等を義務付ける法律です。

そのため、バーチャルオフィスの契約の際には、本人確認を含む審査が必要になっています。

この審査が甘いサービスは、犯罪に利用されている可能性もあるため、住所を利用するだけでもその後の取引などに影響する場合があります。

このように、バーチャルオフィスを選ぶ際には、審査がきちんと実施されているかどうかをチェックしておくことが大切です。

最低契約期間があるか確認しておく

バーチャルオフィスの中には、最低契約期間が決められているサービスもあります。

たとえば、最低12ヶ月間契約してくださいね、といったようなルールを決めているバーチャルオフィスが実際にあるということです。

最低契約期間の他にも、月額料金は○○円だが支払いは年間一括払いのみ、というような記載も見かけます。

このような支払いの制限は格安バーチャルオフィスでもかなり多く、安めのプランは1年分先払いとしているところもあるため見逃さないように注意が必要です。

バーチャルオフィスを活用してビジネスや生活を便利に！

今回は、バーチャルオフィスの使い方を中心に解説しました。

バーチャルオフィスは、住所利用の他にも各社便利な機能を提供しており、価格帯も格安〜エンタープライズ向けまで幅広いため、必要に応じたサービスを選ぶことができます。

法人だけではなく、個人事業主やフリーランス、プライバシーを守りたいという人まで、活用シーンはさまざまです。

多くの場面において便利なバーチャルオフィスを活用して、ビジネスや生活に役立ててみてはいかがでしょうか。

バーチャルオフィスはMailMateが便利！

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プランもリーズナブルなものから機能が充実したものまで幅広いため、希望に合わせたものを選ぶことができます！

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